Rancang ketibaan VIP dari kereta ke tempat duduk
Seorang tetamu kanan akan hadir, dan pasukan anda perlu satu urutan yang dipersetujui dari ketibaan hingga duduk.
Jawapan ringkas
Urutan ketibaan VIP ialah senarai ringkas berjadual bagi titik serahan tugas: siapa mengesahkan butiran ketibaan, siapa menunggu di pintu masuk, siapa menyambut tetamu, di mana tetamu menunggu, dan siapa melepaskan beliau ke pentas atau dewan.
Dapatkan butiran ketibaan, susunan keselamatan dan sebarang protokol daripada pejabat atau unit protokol tetamu sendiri. Urutan anda hanya meliputi apa yang dikawal penganjur: orang, ruang dan masa anda.
Apa yang diliputi urutan ini
Urutan anda bermula apabila rombongan tetamu tiba di titik ketibaan yang dipersetujui dan berakhir apabila tetamu dilepaskan ke dalam program. Segala-galanya sebelum itu, seperti laluan, kenderaan dan pengiring, ialah urusan pejabat tetamu.
Susunan keselamatan bagi tetamu kerajaan atau tetamu kanan lain ditetapkan oleh pejabat tetamu dan venue. Minta keperluan mereka secara bertulis dan bina urutan anda berdasarkannya, bukan sebaliknya.
Butiran yang perlu disahkan dengan pejabat tetamu dahulu
- Pintu masuk dan lokasi menurunkan penumpang yang dijangka digunakan rombongan, dan siapa di venue yang mengesahkannya.
- Anggaran masa tiba, dan sama ada pejabat tetamu akan memaklumkan apabila rombongan menghampiri.
- Bilangan orang dalam rombongan dan siapa dalam rombongan yang menjadi orang tunggal untuk dihubungi.
- Sama ada pejabat tetamu mahu penyambut bernama daripada pihak anda, dan sama ada orang itu dipilih oleh institusi tuan rumah.
- Sebarang keperluan bilik menunggu, jamuan atau akses, yang dinyatakan oleh pejabat tetamu dan bukan andaian anda.
- Siapa dalam pejabat tetamu yang boleh meluluskan perubahan pada hari acara.
Membina urutan dalam lima titik serahan tugas
- Titik ketibaan: seorang daripada pasukan anda mengesahkan melalui telefon atau mesej bahawa rombongan telah tiba. Orang ini tidak menyambut tetamu.
- Sambutan: penyambut yang dipersetujui dengan institusi tuan rumah menyambut tetamu. Beri taklimat kepada beliau tentang nama dan susunan perkenalan, menggunakan gelaran yang disahkan melalui pengesahan gelaran dan panggilan hormat.
- Ruang menunggu: tetapkan di mana tetamu menunggu, siapa bersamanya dan siapa menguruskan keperluan jamuan. Tutup bilik daripada peserta lain jika pejabat tetamu meminta.
- Hantaran ke pentas: pengurus pentas atau ketua projek meminta isyarat sedia daripada penjaga ruang menunggu, kemudian melepaskan tetamu ke pentas, dewan atau kawasan fotografi.
- Tempat duduk atau pentas: seorang yang dinamakan mengiringi tetamu ke tempat duduk yang disahkan, menggunakan pelan daripada pengesahan tempat duduk VIP.
Memasukkannya ke dalam lembaran aturan
Letakkan setiap titik serahan tugas dalam pembina lembaran aturan sebagai isyarat dengan penanggungjawab dan masa dirancang. Jika masa mula program ialah perkara tetap, rekodkan siapa yang memutuskan sama ada program bermula tanpa tetamu.
Tambah peraturan kelewatan: siapa memberitahu pengacara, siapa memberitahu dewan dan siapa memberitahu penceramah seterusnya jika ketibaan lewat. Putuskan sebelum hari acara, bukan di tempat letak kereta.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urutan ketibaan untuk majlis perasmian sebuah persatuan
Organisasi dan masa rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan mengadakan forum separuh hari dengan tetamu kehormat daripada sebuah agensi kerajaan. Pejabat tetamu telah mengesahkan pintu masuk dan bilangan rombongan. Masa tiba belum disahkan.
Setiausaha persatuan ialah wakil perhubungan dengan pejabat tetamu. Naib pengerusi jawatankuasa ialah penyambut, dipersetujui dengan presiden. Seorang ahli pasukan junior menunggu di titik ketibaan dan menghantar mesej kepada pengurus pentas apabila rombongan kelihatan. Urutan dibina sebagai jadual, dengan setiap masa ditandakan sementara sehingga pejabat tetamu mengesahkan.
| Langkah | Penanggungjawab | Masa sementara | Status |
|---|---|---|---|
| Sahkan pintu masuk dan saiz rombongan dengan pejabat tetamu | Setiausaha | Dua minggu sebelum | Pintu masuk disahkan |
| Pemerhati titik ketibaan | Ahli pasukan A | Dari 8:30 | Menunggu pejabat tetamu mengesahkan masa |
| Sambutan dan perkenalan | Naib pengerusi | Semasa tiba | Senarai gelaran belum disahkan |
| Bilik menunggu dan jamuan | Ahli pasukan B | Semasa tiba | Bilik perlu disahkan dengan venue |
| Hantaran ke dewan | Pengurus pentas | 9:00 | Bergantung pada ketibaan |
Gunakan sendiri
Lembaran kerja urutan ketibaan VIP
Salin senarai ini ke dalam dokumen kongsi. Isi setiap baris dengan nama, masa dan status. Biarkan apa yang belum disahkan ditandakan terbuka.
- Tetamu dan rombongan: nama seperti disahkan secara bertulis oleh pejabat tetamu, bilangan rombongan:
- Sumber butiran ketibaan (pejabat, orang, tarikh diterima):
- Pintu masuk dan lokasi menurunkan penumpang, disahkan oleh (pegawai venue, tarikh):
- Anggaran masa tiba dan siapa yang akan memaklumkan kami pada hari acara:
- Pemerhati titik ketibaan (nama, telefon, pengganti):
- Penyambut yang diluluskan institusi tuan rumah (nama, tarikh):
- Ruang menunggu, penjaga dan penanggungjawab jamuan:
- Isyarat hantaran: siapa memberi, siapa menerima:
- Orang yang mengiringi tetamu ke tempat duduk atau pentas:
- Peraturan kelewatan: siapa memaklumkan pengacara, dewan dan penceramah seterusnya:
- Siapa yang boleh meluluskan perubahan pada hari acara, dari pihak tetamu dan pihak kami:
- Perkara terbuka, setiap satu dengan penanggungjawab dan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang tetamu, satu pintu masuk dan pegawai venue yang boleh mengesahkan susunan.
- Pasukan kecil yang pernah menyambut tetamu kanan dan bersetuju siapa yang menyambut.
- Pejabat tetamu yang cepat membalas dan memberi butiran bertulis.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa tetamu kanan tiba pada masa atau pintu masuk yang berbeza.
- Institusi tuan rumah, pejabat tetamu dan venue masing-masing memberi arahan yang berlainan.
- Tiada ahli pasukan boleh meluangkan sehari penuh untuk memegang urutan dan memberi isyarat serahan tugas.
Perlukan seseorang untuk memegang urutan ketibaan?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul butiran ketibaan daripada pejabat setiap tetamu, bersetuju dengan tuan rumah tentang penyambut, dan memberi isyarat setiap serahan tugas pada hari acara, sementara program tetap di tangan anda. Hantar senarai tetamu dan lembaran aturan semasa, termasuk bahagian yang belum lengkap. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang memutuskan siapa yang menyambut tetamu?
Institusi tuan rumah memutuskan, biasanya presiden, pengerusi atau orang yang menjemput tetamu. Tanya pejabat tetamu sama ada terdapat pilihan, kemudian rekodkan keputusan itu.
Bolehkah masa tiba tetamu dikongsi dengan pasukan kami?
Kongsi hanya dengan mereka yang memerlukannya untuk tugas masing-masing, dan tanda sebagai sementara sehingga pejabat tetamu mengesahkan. Tanya pejabat tetamu apa yang mereka selesa sebelum mengedarkannya secara meluas.
Bagaimana jika tetamu tiba awal atau lewat?
Sepakati peraturan lebih awal: siapa memberitahu pengacara, siapa menjaga keselesaan tetamu dan siapa memutuskan sama ada program bermula. Lihat komunikasi perubahan jadual VIP untuk aliran mesej.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.