Menulis surat jemputan rasmi acara
Seorang yang kanan akan menerima surat atas nama organisasi anda dan membaca setiap gelaran, tarikh dan permintaan.
Jawapan ringkas
Surat jemputan rasmi mempunyai susunan yang jelas: rujukan dan tarikh, penerima dengan gelaran yang disahkan, majlis, peranan khusus yang diminta, butiran praktikal, tarikh dan saluran balasan, serta penandatangan yang diberi kuasa. Setiap fakta disemak sebelum ditandatangani.
Pastikan ia satu halaman jika boleh. Tujuannya ialah membolehkan penerima atau pejabatnya membuat keputusan dengan cepat dan membalas kepada seorang yang dinamakan.
Bahagian surat
| Bahagian | Apa yang ditulis | Semak sebelum dihantar |
|---|---|---|
| Rujukan dan tarikh | Rujukan dalaman anda dan tarikh dikeluarkan. | Sepadan dengan log jemputan anda. |
| Penerima | Nama, gelaran dan pejabat seperti penerima dipanggil secara rasmi. | Disahkan, lihat gelaran dan panggilan hormat. |
| Pembukaan | Satu ayat yang menamakan acara, penganjur dan tarikh atau julat. | Fakta sepadan dengan tempahan yang disahkan. |
| Permintaan | Apa yang diminta: hadir sebagai tetamu, memberi ucapan, menyertai panel. Nyatakan tempohnya. | Diluluskan oleh penanggungjawab aturcara. |
| Butiran praktikal | Tempat, masa, pakaian atau protokol hanya jika disahkan, dan siapa menyambut tetamu. | Venue dan lembaran aturan disahkan atau ditandakan sementara. |
| Balasan | Tarikh balasan dan seorang wakil bernama dalam pasukan anda, dengan saluran yang sesuai untuk pejabat yang sibuk. | Wakil itu telah diberi taklimat dan boleh dihubungi. |
| Tandatangan | Nama dan jawatan orang yang diberi kuasa menjemput bagi pihak penganjur. | Sepadan dengan aliran kelulusan anda. |
Nada dan bahasa
Tulis dengan jelas dan sopan. Rasmi tidak bermaksud panjang. Elakkan bahasa memuji yang membuat janji tentang acara yang tidak dapat ditunaikan.
Putuskan sama ada surat dalam Bahasa Melayu, Inggeris atau kedua-duanya, dan minta bahasa disemak oleh seseorang yang fasih dengan gaya yang dijangka penerima.
Apa yang tidak patut dijanjikan
- Slot ucapan, tempat duduk, perkenalan atau peluang bergambar yang belum diluluskan penanggungjawab aturcara.
- Kehadiran media, penaja atau peserta lain mengikut nama melainkan disahkan.
- Akreditasi, mata pendidikan berterusan atau hasil yang belum disahkan oleh badan berkaitan.
- Susunan protokol. Itu untuk institusi tuan rumah atau pejabat protokol memutuskan.
Menghantar dan membuat susulan
- Hantar salinan bertandatangan melalui saluran yang diutamakan pejabat penerima, dan catat tarikh serta kaedah.
- Kongsi surat dengan pejabat, bukan tetamu sahaja, jika itu cara mereka bekerja.
- Catat tarikh balasan dalam perancang urutan jemputan dan sepakati siapa membuat susulan dan bila.
- Apabila ada balasan, kemas kini penjejak VIP atau senarai peserta, mengikut mana yang berkaitan.
Surat berbanding e-mel
Surat rasmi biasanya dihantar sebagai PDF atas kepala surat dengan e-mel iringan yang ringkas. Kandungan e-mel dibincangkan dalam halaman berasingan tentang kandungan e-mel jemputan.
Apa pun pilihan anda, kekalkan satu versi induk dan satu log, supaya surat dan sebarang e-mel menyatakan perkara yang sama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Surat rekaan kepada seorang penceramah
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Kejuruteraan menjemput seorang jurutera kanan menyampaikan ucaptama 20 minit pada persidangan tahunannya. Urus setia menyediakan draf surat dengan nama acara, julat tarikh, permintaan dan tarikh balasan.
Penanggungjawab aturcara meluluskan permintaan, setiausaha mengesahkan gelaran dengan pejabat penceramah, dan presiden menandatangani. Venue dan masa tepat ditandakan sementara, dengan satu ayat yang menyatakan bila ia akan disahkan. Log merekodkan tarikh dihantar dan wakil di pejabat.
Gunakan sendiri
Templat surat jemputan rasmi
Sunting bahagian dalam kurungan siku dan kekalkan satu halaman jika boleh.
- [Kepala surat] Rujukan: [rujukan] Tarikh: [tarikh]
- [Nama penerima, gelaran yang disahkan, pejabat]
- [Panggilan hormat seperti disahkan],
- [Penganjur] dengan hormatnya menjemput [anda] sebagai [peranan] di [nama acara], yang akan diadakan pada [tarikh atau julat] di [venue atau lokasi sementara].
- [Satu atau dua ayat: mengapa orang ini dijemput dan apa yang peranan itu melibatkan, termasuk tempoh.]
- [Butiran praktikal yang disahkan. Tandakan yang sementara.]
- Kami amat menghargai balasan sebelum [tarikh] kepada [wakil bernama, peranan, saluran].
- [Penutup mengikut gaya yang dipersetujui]
- [Nama penandatangan, jawatan]
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda menulis sebilangan kecil surat dan penandatangan jelas.
- Gelaran terkenal dan telah disahkan.
- Surat diluluskan oleh seorang sahaja.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak surat dalam beberapa bahasa, dengan penandatangan berbeza.
- Gelaran, keutamaan atau protokol tidak pasti.
- Aturcara belum muktamad dan surat terus memerlukan semakan.
Perlukan surat disediakan dan dijejaki?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf setiap surat daripada fakta yang anda luluskan, menghalakannya melalui semakan gelaran dan penandatangan anda, merekod tarikh hantar dan balas serta mengejar jawapan. Gelaran, keutamaan dan keputusan menjemput tetap di tangan institusi tuan rumah anda. Kongsi taklimat anda melalui WhatsApp, dan kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai serta skop kerjanya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah surat dihantar kepada tetamu atau pejabatnya?
Tanya siapa laluan yang betul. Ramai orang kanan lebih suka surat-menyurat melalui pejabat, yang kemudian boleh mengesahkan diari.
Bagaimana jika gelaran tidak pasti?
Jangan meneka. Tanya pejabat atau pasukan protokol institusi tuan rumah, dan tahan surat sehingga disahkan.
Bolehkah kami menghantar surat sama dalam Bahasa Melayu dan Inggeris?
Boleh, jika kedua-dua versi menyatakan perkara yang sama dan diluluskan bersama. Kekalkan satu versi induk dan minta setiap bahasa disemak oleh penyemak yang fasih.
Adakah surat diperlukan bagi setiap tetamu?
Putuskan mengikut kumpulan. Sesetengah kumpulan boleh dijemput melalui e-mel, manakala surat rasmi dikhaskan untuk tetamu dan penceramah jika itu lazim.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.