Menulis mesej awal tarikh acara yang kukuh
Anda mahu orang mengosongkan tarikh, tetapi venue, aturcara dan sebahagian penceramah masih belum muktamad.
Jawapan ringkas
Mesej awal tarikh hanya menyatakan satu perkara: acara ini dirancang pada tarikh ini di tempat ini, untuk khalayak ini, dan jemputan penuh akan menyusul. Selebihnya boleh menunggu.
Masukkan hanya yang telah disahkan. Jika tarikh atau tempat masih sementara, katakan dengan jelas dan nyatakan bila ia akan dimuktamadkan, supaya tiada siapa menempah perjalanan atas andaian.
Apa yang mesti ada
- Nama acara dan badan penganjur.
- Tarikh atau julat tarikh, dan bandar atau negeri. Tambah venue hanya jika sudah dikontrak.
- Untuk siapa, dalam satu frasa.
- Apa yang berlaku seterusnya dan kira-kira bila jemputan penuh akan tiba.
- Laluan untuk soalan, bukan pautan pendaftaran melainkan pendaftaran sudah dibuka.
Apa yang ditinggalkan
- Nama penceramah, tetamu VIP dan penaja yang belum disahkan dan diluluskan. Lihat pengesahan kehadiran VIP.
- Harga, terma tiket awal atau bilangan tiket yang belum diluluskan.
- Butiran aturcara yang mungkin berubah.
- Janji tentang akreditasi, mata pendidikan berterusan atau hasil yang belum disahkan oleh badan berkaitan.
Siapa meluluskan, dan fakta yang disemak
Namakan seorang yang meluluskan teks mesej dan seorang yang menyemak fakta berbanding kontrak atau minit jawatankuasa. Lihat aliran kelulusan jemputan.
Semakan tarikh paling penting. Bandingkan mesej dengan tempahan venue, cuti umum dan kalendar sekolah atau keagamaan yang berkaitan dengan khalayak anda, dan semak pertembungan dengan acara setanding yang dihadiri khalayak yang sama.
Bila hendak dihantar, dan kepada siapa
Pilih masa bersama jawatankuasa, berdasarkan sejauh mana awal khalayak anda perlu merancang. Jangan salin angka daripada organisasi lain tanpa bertanya sama ada ia sesuai dengan ahli anda.
Hantar mengikut kumpulan, bukan sekali gus. Kumpulan khalayak dinyatakan dalam pengelasan kumpulan jemputan, dan tarikh disimpan dalam perancang urutan jemputan.
Selepas dihantar
- Catat siapa menerima versi mana, serta tarikh dan penghantar.
- Hala balasan dan soalan kepada seorang penanggungjawab peti masuk yang dinamakan.
- Keluarkan sesiapa yang meminta berhenti menerima mesej daripada penghantaran seterusnya, dan tanya pegawai perlindungan data bagaimana permintaan sebegitu dikendalikan.
- Jadualkan jemputan penuh supaya tempoh menunggu tidak terlalu panjang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mesej awal tarikh rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perancang Bandar merancang persidangan sehari di Lembah Klang. Kontrak venue sudah ditandatangani tetapi penceramah belum.
Mesej awal tarikhnya menamakan persidangan, persatuan, tarikh dan bandar, dan menyatakan: 'Venue dan penceramah akan disahkan dalam jemputan penuh.' Ia tidak mengandungi harga. Setiausaha menyemak tarikh dengan tempahan venue dan minit jawatankuasa, dan presiden meluluskan teksnya.
Gunakan sendiri
Templat mesej awal tarikh
Sunting bahagian dalam kurungan siku. Gunakan versi ringkas untuk mesej sembang dan simpan versi panjang untuk e-mel.
- Subjek: Tandakan tarikh: [nama acara], [tarikh atau julat], [bandar atau negeri]
- Yang dihormati [nama atau kumpulan],
- [Badan penganjur] merancang [nama acara] pada [tarikh atau julat] di [bandar atau negeri] untuk [khalayak dalam satu frasa].
- Jemputan penuh bersama aturcara dan butiran pendaftaran akan menyusul menjelang [bulan atau tarikh] [hanya jika disahkan].
- Sila kosongkan tarikh tersebut. Jika ada soalan, balas kepada [penanggungjawab peti masuk yang dinamakan].
- [Nama dan jawatan penandatangan, teks yang diluluskan]
- Versi ringkas: Tandakan tarikh: [nama acara], [tarikh], [bandar]. Butiran menyusul. Soalan: [orang untuk dihubungi].
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Tarikh dan tempat sudah disahkan dan khalayak kecil serta dikenali.
- Seorang individu boleh menyediakan draf dan seorang individu boleh meluluskan.
- Penghantaran hanyalah e-mel ringkas kepada senarai yang bersih.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tarikh atau tempat masih berubah dan beberapa jawatankuasa tidak sependapat.
- Kumpulan berbeza memerlukan versi berbeza pada masa berbeza.
- Nama VIP, penaja atau tuntutan akreditasi terus menyelinap masuk ke dalam draf.
Perlukan mesej pertama disediakan dan diluluskan?
Ketua projek persidangan boleh menyemak fakta tarikh dan venue, menyediakan draf mesej awal tarikh mengikut kumpulan, menghalakannya melalui orang yang meluluskan di pihak anda dan menetapkan tarikh susulan untuk jemputan penuh. Ayat dan keputusan untuk menghantar tetap di tangan organisasi anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami memerlukan mesej awal tarikh langsung?
Ia membantu apabila khalayak anda merancang berminggu atau berbulan lebih awal, seperti ramai profesional. Jika jemputan boleh dihantar sejurus tarikh ditetapkan, mungkin tiada keperluan mesej berasingan.
Bolehkah kami menghantarnya sebelum venue disahkan?
Boleh, jika anda menyatakan tarikh dan bandar sebagai sementara dan menyatakan bila anda akan mengesahkan. Elakkan menamakan venue yang belum dikontrakkan.
Patutkah ia membawa pautan pendaftaran?
Hanya jika pendaftaran dibuka. Jika tidak, mesej menetapkan jangkaan dan borang menyusul. Lihat reka bentuk soalan RSVP untuk borang.
Siapa patut menandatanganinya?
Orang yang berkuasa bercakap bagi pihak penganjur, seperti presiden atau pengerusi, sebagaimana dipersetujui dalam laluan kelulusan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.