Menetapkan peraturan kerahsiaan dan penyebutan nama meja bulat
Tetamu bercakap lebih terbuka apabila tahu apa yang berlaku kepada apa yang mereka katakan, jadi tetapkan peraturan sebelum jemputan dihantar.
Jawapan ringkas
Pilih satu daripada tiga tahap untuk seluruh meja: terbuka dengan nama, dikongsi tanpa nama, atau kekal dalam bilik. Kemudian tulis maksudnya bagi petikan, nota, ringkasan dan rakaman dalam kad pendek yang diterima setiap tetamu dan setiap kakitangan.
Ayat yang kedengaran sulit tetapi membiarkan soalan praktikal terbuka menimbulkan paling banyak masalah. Tuan rumah memutuskan peraturan; penasihat berkelayakan menyemak sebarang perkara yang ada implikasi undang-undang atau perlindungan data.
Tiga tahap, dan apa yang menjadi komitmen bagi setiap satu
Jika anda meminjam nama peraturan yang diterbitkan, seperti yang digunakan sesebuah institut dasar, sahkan ayat tepatnya daripada penerbit dan petik sepenuhnya. Label sahaja membawa maksud yang berbeza kepada tetamu yang berbeza.
| Tahap | Tetamu boleh | Tuan rumah boleh | Kegunaan lazim |
|---|---|---|---|
| Terbuka dengan nama | Memetik satu sama lain dengan nama | Menerbitkan dengan nama, selepas semakan | Perundingan dasar awam |
| Dikongsi tanpa nama | Menggunakan apa yang dipelajari, tetapi tidak menyebut siapa yang berkata | Menerbitkan tema tanpa nama atau butiran yang mengenal pasti | Masalah sektor yang memerlukan keterusterangan |
| Kekal dalam bilik | Menggunakan apa yang dipelajari untuk pemikiran sendiri sahaja | Tidak berkongsi apa-apa selain nota kehadiran dan topik yang dipersetujui | Perbincangan komersial atau kawal selia yang sensitif |
Siapa yang terikat dengan peraturan
- Tetamu, termasuk sesiapa yang hadir sebagai pengganti.
- Kakitangan tuan rumah, pencatat nota, moderator dan mana-mana pembekal dalam bilik, seperti juruteknik audio visual.
- Mana-mana penaja, rakan kongsi atau pemerhati yang dibenarkan masuk. Lihat mengurus penaja yang meminta menyertai.
- Sesiapa yang menerima ringkasan selepas itu.
Apa yang perlu ditulis pada kad
- Nyatakan tahap dalam satu ayat di bahagian atas.
- Nyatakan sama ada nota diambil, oleh siapa, dan siapa yang boleh membacanya.
- Nyatakan sama ada sesi dirakam. Panduan keputusan rakaman membantu anda memilih.
- Nyatakan cara ringkasan ditulis, siapa menyemaknya dan bila ia dikeluarkan. Lihat menulis ringkasan tanpa mendedahkan ucapan.
- Nyatakan apa yang berlaku jika sesuatu ucapan dipetik di luar bilik, dan siapa yang perlu dihubungi oleh tetamu.
- Minta setiap tetamu mengesahkan bahawa mereka telah membacanya sebelum hari acara.
Soalan untuk penasihat undang-undang atau perlindungan data
Tuan rumah perlu menyemak perkara ini dengan penasihat berkelayakan dan merekodkan jawapan dalam log keputusan.
- Adakah kad itu mengikat tetamu dengan cara yang boleh kami harapkan, atau hanya sebagai budi bicara?
- Adakah nota tentang apa yang dikatakan individu yang dinamakan dikira sebagai data peribadi yang mesti diuruskan dengan cara tertentu?
- Apa yang patut dinyatakan dalam jemputan dan kad tentang cara nota disimpan dan untuk berapa lama?
- Adakah terdapat topik yang mungkin tertakluk pada peraturan yang berbeza yang dijangka oleh majikan atau pengawal selia tetamu?
- Adakah venue atau pembekal penstriman menghasilkan rakaman yang tidak kami rancang?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Meja persendirian untuk pegawai risiko kanan
Organisasi dan angka rekaan, hanya untuk ilustrasi.
Sebuah persatuan rekaan profesional risiko menjemput 12 ahli kanan ke perbincangan tertutup tentang kegagalan pembekal yang dikongsi. Tuan rumah pada mulanya bercadang menerbitkan laporan ringkas, tetapi dua penerima jemputan berkata mereka akan kurang bercakap jika majikan boleh mengenal pasti mereka.
Urus setia memindahkan meja ke tahap dikongsi tanpa nama, menambah kad satu muka surat pada jemputan, dan menghantar draf ayat kepada penasihat undang-undang persatuan bersama lima soalan di atas. Tetamu mengesahkan melalui balasan, dan kad itu dibaca dengan kuat pada permulaan sesi.
Gunakan sendiri
Kad peraturan asas, draf ayat
Sesuaikan ayat, kemudian minta penasihat anda menyemaknya sebelum dihantar.
- Sesi ini menggunakan peraturan berikut: [terbuka dengan nama / dikongsi tanpa nama / kekal dalam bilik].
- Anda boleh menggunakan apa yang anda pelajari untuk menyokong kerja sendiri. Anda tidak boleh [mengaitkan ucapan dengan orang atau organisasi bernama / mengulangi ucapan di luar bilik].
- Nota diambil oleh [nama atau peranan]. Nota disimpan oleh [peranan] dan dilihat oleh [peranan].
- Sesi ini [akan / tidak akan] dirakam atau disiarkan.
- Ringkasan akan ditulis oleh [peranan], disemak oleh [penyemak bernama], dan dikongsi dengan [kumpulan] pada [tarikh].
- Semua orang dalam bilik, termasuk kakitangan, pembekal dan pemerhati, diminta mengikut peraturan ini.
- Jika anda melihat ucapan dipetik di luar bilik, maklumkan kepada [peranan] melalui [cara menghubungi yang diberi kepada tetamu].
- Sila sahkan bahawa anda telah membaca kad ini sebelum [tarikh].
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kumpulan saling mengenali dan tuan rumah pernah mengendalikan sesi tertutup.
- Topik tidak sensitif dari segi komersial atau politik.
- Penasihat anda sudah meluluskan ayat piawai yang boleh digunakan semula.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tetamu datang dari firma yang bersaing atau badan yang dikawal selia.
- Tuan rumah tidak pasti maksud tahap itu bagi nota, rakaman dan ringkasan yang diterbitkan.
- Beberapa pihak, seperti penaja dan venue, hadir dan masing-masing perlu diberi taklimat tentang peraturan.
Mahu peraturan asas dijadikan pek yang boleh digunakan?
Event Blueprint boleh mendokumenkan tahap yang dipilih, kad, taklimat untuk kakitangan dan pembekal serta senarai perkara untuk penasihat anda, supaya tuan rumah menyemak satu set yang padu sebelum jemputan dihantar. Ketua projek kemudian boleh memastikan proses konsisten dalam amalan, manakala peraturan dan sebarang pandangan undang-undang tetap di tangan anda dan penasihat anda. Hantar profil tetamu dan topik anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah peringatan lisan pada permulaan mencukupi?
Peringatan lisan membantu tetapi mudah dilupakan atau dipertikaikan. Tulis peraturan dalam jemputan dan sekali lagi pada hari acara, dan minta tetamu mengesahkan bahawa mereka telah membacanya.
Bolehkah kami mengubah peraturan selepas sesi?
Hanya dengan persetujuan orang yang terlibat. Jika anda mahu menerbitkan lebih daripada yang dijangka tetamu, tanya setiap orang yang ucapannya terlibat sebelum berbuat demikian.
Adakah peraturan tanpa penyebutan nama melindungi tetamu dari segi undang-undang?
Ini soalan untuk penasihat undang-undang anda. Halaman ini membantu anda bertanya dengan jelas dan merekodkan jawapannya.
Bagaimana dengan tetamu yang hadir dalam talian?
Anggap mereka berada dalam bilik dan nyatakan pada kad, termasuk sama ada mereka boleh merakam. Tanya penyedia platform anda apa yang dirakam secara lalai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.