Serahkan tugas dengan kemas apabila lantikan ketua acara tamat
Lantikan tamat Jumaat, dan tiada siapa pasti apa yang siap, apa yang terbuka dan siapa yang menguruskannya.
Jawapan ringkas
Serahan akhir lantikan merekodkan apa yang siap, apa yang terbuka dan dengan siapa, di mana setiap fail berada, akses mana ditarik balik dan siapa kini berhubung dengan setiap pembekal. Ia dibina dalam dua minggu terakhir, bukan pada hari terakhir.
Item terbuka dan tidak pasti kekal kelihatan dalam pek. Serahan yang menyembunyikan perkara tergantung hanya memindahkan masalah kepada orang seterusnya.
Apa yang mesti dimasukkan dalam serahan
| Bidang | Apa yang direkodkan | Siapa mengesahkan |
|---|---|---|
| Status | Siap, sedang dijalankan, belum bermula, tersekat | Penaja |
| Keputusan terbuka | Item, pilihan, penanggungjawab, tarikh diperlukan | Pembuat keputusan |
| Fail dan pautan | Lokasi setiap fail, rujukan sahaja; tiada salinan bahan sulit | Urus setia |
| Pembekal dan venue | Penghubung, status, tindakan seterusnya, siapa kini memegang hubungan dengan pembekal | Penaja dan pembekal |
| Wang | Perbelanjaan setakat ini, komitmen, invois menunggu kelulusan | Kewangan |
| Akses | Setiap sistem, tarikh tarik balik, disahkan penanggungjawab | IT atau penanggungjawab sistem |
| Pengajaran | Apa yang berjaya, apa yang diubah lain kali | Penaja dan ketua |
Bina pek dalam dua minggu terakhir
Gunakan pembina pek serah tugas untuk menyusun status, keputusan terbuka, pautan fail dan peranan penanggungjawab. Ia menghasilkan senarai semak dan manifes rujukan, dan item belum selesai kekal disenaraikan.
Jangan meminta dokumen sumber majikan atau senarai peserta sebagai sebahagian serahan. Tunjuk di mana ia disimpan.
Kenalkan pembekal, jangan tinggalkan
- Beritahu setiap pembekal tarikh penglibatan ketua tamat dan siapa penghubung baharu mereka.
- Adakan panggilan singkat atau pengenalan e-mel antara ketua dan penanggungjawab baharu bagi setiap pembekal kritikal.
- Sahkan penyerahan dan tarikh seterusnya dengan setiap pembekal secara bertulis.
Tutup akses dan rekod
- Tarik balik setiap akses sistem yang disenaraikan dalam senarai semak akses dan minta setiap penanggungjawab mengesahkan.
- Pindahkan alias e-mel acara, folder kongsi dan entri kalendar kepada penanggungjawab baharu.
- Arkibkan nota kerja dalam folder kongsi dan bukan folder peribadi.
- Adakan semakan akhir dengan penaja untuk meluluskan pek.
Soalan kontrak dan pekerjaan
Kewajipan yang berterusan selepas lantikan, seperti kerahsiaan atau pemulangan bahan, bergantung pada terma yang anda persetujui. Tanya HR atau penasihat undang-undang anda, dan masukkan jawapan ke dalam senarai serahan dan bukannya menganggapnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Konvensyen tahunan persatuan perdagangan
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan melantik ketua untuk konvensyen tahunan bagi kira-kira 600 perwakilan. Lantikan tamat dua minggu selepas acara, setelah tugas pasca-acara selesai.
Dalam dua minggu akhir ketua melengkapkan pek dengan 14 item terbuka, memperkenalkan pembekal venue dan percetakan kepada urus setia, dan memindahkan alias kepada pegawai komunikasi. IT mengesahkan penarikan akses pada hari terakhir dan penaja meluluskan pek pada mesyuarat penutup.
Gunakan sendiri
Senarai semak serahan akhir lantikan
Salin ke fail projek dan ikuti dalam dua minggu terakhir.
- Status akhir setiap aliran kerja:
- Keputusan terbuka dengan penanggungjawab dan tarikh:
- Senarai fail dan pautan dengan lokasi dan penanggungjawab:
- Pembekal dan venue: penghubung, status, tindakan seterusnya, penanggungjawab baharu:
- Wang: perbelanjaan setakat ini, komitmen, invois menunggu:
- Akses ditarik balik (sistem, tarikh, disahkan oleh):
- Alias e-mel acara dan kalendar dipindahkan kepada:
- Kewajipan selepas lantikan, disahkan dengan HR atau undang-undang:
- Pengajaran untuk lain kali:
- Tarikh semakan penutup dan kelulusan penaja:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Status dan log keputusan terkini.
- Seorang rakan sekerja akan mengambil alih setiap urusan.
- Acara sudah selesai dan sedikit item tinggal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa aliran kerja dan pembekal masih bergantung pada ketua.
- Peti masuk ketua menyimpan keputusan yang tidak pernah dicatat.
- Anda memerlukan pek lengkap dan boleh disemak sebelum invois akhir diluluskan.
Mahu lantikan ditutup dengan pek yang boleh digunakan pasukan anda?
Pengurus projek acara bersama pasukan boleh menyediakan serahan pada minggu akhir, daripada item terbuka dan rujukan fail kepada pengenalan pembekal dan penarikan akses. Ketua projek boleh menyemak pek bersama anda dan menandakan apa yang belum selesai. Kongsi tarikh tamat dan status semasa; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila serahan patut bermula?
Dua minggu sebelum tamat ialah minimum praktikal, dan lebih awal untuk acara besar. Bermula pada hari terakhir tidak meninggalkan masa untuk mengesahkan apa-apa.
Patutkah ketua menyerahkan data peribadi?
Tidak. Data peribadi tidak disalin ke dalam pek. Pautkan ke tempat ia disimpan dan biarkan pemilik data memutuskan siapa mendapat akses.
Bagaimana jika item masih belum selesai?
Senaraikan dengan penanggungjawab dan tarikh. Item terbuka yang kelihatan lebih berguna daripada pek yang kelihatan siap.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.