Persetujui sokongan luar waktu untuk ketua acara anda
Venue menelefon tentang penghantaran pukul 7 malam sebelum hari acara, dan tiada siapa pasti siapa menjawab.
Jawapan ringkas
Skop luar waktu ialah senarai bertulis ringkas tentang situasi, tarikh dan saluran tertentu apabila ketua boleh dihubungi di luar jam dipersetujui, dan siapa membenarkan kerja itu. Apa-apa yang tiada dalam senarai berada di luar skop.
Ia lanjutan terhad yang disengajakan untuk saat acara yang dinamakan. Ia bukan liputan bersedia sepanjang lantikan.
Putuskan sama ada anda memerlukannya
Kebanyakan kerja perancangan berlaku dalam waktu biasa. Liputan luar waktu biasanya wajar dibincangkan hanya untuk hari persiapan, hari acara dan malam sebelumnya, apabila isu pembekal dan venue tidak boleh menunggu.
Bagi setiap tempoh calon, tanya apa yang akan berlaku jika ketua tidak dapat dihubungi, dan sama ada rakan sekerja yang dinamakan boleh mengendalikannya menggunakan arahan bertulis.
Empat soalan bagi setiap tempoh
| Soalan | Jawapan untuk dicatat |
|---|---|
| Bila tepatnya? | Tarikh dan masa, contohnya hari persiapan dari 6 petang hingga 9 malam. |
| Untuk apa? | Jenis isu, contohnya akses penghantaran, pembekal tidak hadir, perubahan program saat akhir. |
| Bagaimana ketua dihubungi? | Satu saluran yang dinamakan dan satu orang yang dinamakan untuk menghubunginya. |
| Bagaimana ia dibenarkan dan direkodkan? | Kelulusan penaja lebih awal, dan log ringkas setiap panggilan. |
Masa, rehat dan kos
- Sepakati cara masa luar waktu dikira, contohnya sebagai jam tambahan atau cuti ganti, dan siapa meluluskan. Ini perkara kontrak dan pekerjaan, jadi tanya HR atau penasihat undang-undang bagaimana ia sesuai dengan lantikan.
- Rancang rehat: jika ketua bekerja lewat pada hari persiapan, persetujui permulaan lebih lewat keesokan pagi.
- Beritahu ketua secara bertulis tempoh mana termasuk dan mana memerlukan permohonan baharu.
Keselamatan dan kecemasan
Keputusan keselamatan dan prosedur kecemasan ialah urusan venue dan orang yang dinamakan organisasi anda bagi peranan itu; ketua menyokong penyelarasan.
Letakkan penghubung kecemasan venue dan pihak berkuasa yang anda namakan dalam pek acara supaya tiada siapa bergantung pada telefon ketua.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sidang kemuncak fintech dengan liputan luar waktu
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah persatuan fintech rekaan menganjurkan sidang kemuncak sehari untuk kira-kira 350 tetamu. Ia bersetuju liputan luar waktu bagi hari persiapan dari 6 petang hingga 9 malam dan pagi sidang dari 6.30 pagi, untuk isu penghantaran, akses dan pembekal sahaja.
Pengerusi program menelefon ketua melalui satu nombor dinamakan, penaja meluluskan jam tambahan seminggu sebelumnya, dan log merekodkan setiap panggilan. Perubahan penceramah saat akhir tidak diliputi dan menunggu waktu bekerja.
Gunakan sendiri
Helaian skop luar waktu
Salin ke fail projek. Satu baris bagi setiap tempoh; tempoh yang tidak disenaraikan berada di luar skop.
- Tempoh (tarikh, masa mula dan tamat):
- Isu yang diliputi:
- Isu yang tidak diliputi:
- Siapa boleh menghubungi ketua, dan melalui saluran mana:
- Siapa membenarkan jam dan menjelang bila:
- Cara masa dikira atau diganti (sahkan dengan HR atau undang-undang):
- Rehat atau permulaan lebih lewat keesokan hari:
- Lokasi log dan siapa menyemaknya:
- Rakan sekerja dinamakan untuk isu di luar skop:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Isu luar waktu jarang berlaku dan rakan sekerja boleh mengikuti arahan bertulis.
- Venue ada penghubung luar waktunya sendiri.
- Hari persiapan dan acara ketua sudah tetap.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal tiba pada waktu janggal dan tiada siapa dapat menyelaraskannya.
- Hari persiapan berlarutan dan pasukan tiada kapasiti lebih.
- Anda memerlukan peraturan jelas sebelum ketua bermula, supaya permintaan tidak datang secara lalai.
Mahu peraturan luar waktu ditulis sebelum hari persiapan?
Pengurus projek acara bersama pasukan bekerja jam dan tempoh dipersetujui, dengan sebarang sokongan luar waktu ditulis dan diluluskan dahulu. Ketua projek boleh membantu menyenaraikan tempoh, menentukan apa yang diliputi dan menyediakan arahan satu muka surat untuk rakan sekerja yang menampung selebihnya. Beritahu kami tarikh persiapan dan acara anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah ketua bersedia dihubungi secara lalai?
Tidak. Ketersediaan ialah kalendar yang dipersetujui. Kerja luar waktu memerlukan tempoh, sebab dan pihak yang membenarkan, ditulis lebih awal.
Adakah kerja luar waktu lebih mahal?
Itu bergantung pada terma lantikan yang anda persetujui. Tulis cara jam dikira dan diluluskan, dan tanya HR atau penasihat undang-undang tentang kesan pekerjaan atau kontrak.
Bagaimana jika sesuatu mendesak berada di luar senarai?
Gunakan rakan sekerja dinamakan dan penghubung kecemasan venue dahulu, kemudian beritahu ketua pada jam dipersetujui berikutnya. Semak senarai selepas itu jika isu sama berulang.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.