Serahkan fail acara apabila pemiliknya berpindah
Penyelaras yang membina setiap spreadsheet acara akan berpindah ke pasukan lain pada hari Jumaat.
Jawapan ringkas
Memindahkan fail kerja bermaksud memindahkan tanggungjawab bersama fail: penanggungjawab baharu menerima fail, akses akaun, penjelasan cara ia berfungsi dan senarai perkara yang masih terbuka.
Lakukan pada tarikh tetap dengan kedua-dua orang hadir, rekod apa yang dipindahkan, dan hanya selepas itu tarik hak penanggungjawab lama.
Asingkan pemilikan fail daripada akses fail
Fail boleh berada dalam pemacu peribadi seseorang dan masih dikongsi secara meluas. Apabila orang itu pergi, akaun penanggungjawab mungkin ditutup dan fail kongsi mungkin hilang atau terkunci.
Pindahkan fail ke lokasi milik organisasi dahulu, kemudian tetapkan peranan penanggungjawab kepada orang bernama. Semak dengan matriks akses anda.
Buat inventori
- Setiap fail kerja, folder dan helaian kongsi, dengan lokasinya.
- Siapa penanggungjawab sekarang dan siapa penanggungjawab baharu.
- Pembekal atau jawatankuasa mana bergantung padanya.
- Sebarang automasi berjadual, seperti peringatan, borang atau helaian yang dipautkan.
- Apa yang masih terbuka: tugasan, keputusan dan janji kepada pihak lain.
Adakan sesi penerangan, bukan nota serahan sahaja
Minta penanggungjawab yang berpindah menunjukkan kepada penanggungjawab baharu cara setiap fail digunakan: dari mana input datang, sel mana dikira, apa dikemas kini setiap minggu dan bahagian mana yang mudah tersilap.
Rekodkan sesi itu atau ambil nota dalam halaman panduan ringkas yang disimpan bersama fail.
Sahkan dan kemudian tutup
- Penanggungjawab baharu membuka setiap fail daripada akaun sendiri dan mengesahkan boleh menyunting.
- Semak pautan kongsi dan akses pembekal masih berfungsi dari lokasi baharu.
- Kemas kini daftar sumber dengan penanggungjawab dan timbalan baharu.
- Tarik hak sunting penanggungjawab lama hanya selepas pengesahan, mengikut senarai semak penarikan akses.
Data peribadi dan pengekalan
Fail kerja sering mengandungi senarai hubungan dan nota. Tanya pegawai perlindungan data anda apa yang boleh dipindahkan, siapa boleh memegangnya dan apa yang mesti dipadam atau dikekalkan apabila penanggungjawab terdahulu pergi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penyelaras pergi dengan tiga minggu berbaki
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan hospitaliti rekaan merancang forum dua hari untuk kira-kira 250 perwakilan. Penyelaras menyimpan penjejak penceramah, helaian pembekal dan penyesuaian pendaftaran dalam pemacu peribadi.
Dalam sesi sejam, beliau dan pegawai urus setia baharu menyenaraikan sembilan fail dan dua borang. Mereka memindahkannya ke pemacu kongsi, mengesahkan akses sunting, menulis panduan satu halaman untuk helaian pembekal, dan bersetuju akses beliau tamat pada hari bekerja berikutnya. Empat keputusan terbuka diserahkan kepada log keputusan.
Gunakan sendiri
Rekod pemindahan pemilikan
Lengkapkan satu rekod bagi setiap serahan dan simpan bersama fail.
- Acara dan tarikh pemindahan:
- Penanggungjawab keluar, penanggungjawab baharu, timbalan:
- Fail dan lokasi dipindahkan (senarai):
- Borang, automasi atau helaian yang dipautkan yang terlibat:
- Pembekal atau jawatankuasa yang bergantung pada setiap fail:
- Sesi penerangan diadakan pada, nota disimpan di:
- Tugasan dan keputusan terbuka diserahkan (dengan rujukan log):
- Penanggungjawab baharu mengesahkan akses pada (tarikh):
- Akses lama ditarik pada (tarikh), oleh siapa:
- Soalan data peribadi dirujuk kepada pegawai perlindungan data pada (tarikh):
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Fail sedikit, penanggungjawab keluar yang bekerjasama dan masa untuk penerangan.
- Fail sudah berada dalam storan milik organisasi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Fail berada dalam akaun peribadi dan orang itu sudah pergi.
- Beberapa orang berkongsi pemilikan dan tiada siapa tahu apa bergantung pada fail mana.
Serahan dalam tekanan masa?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan inventori dan penerangan, mengesahkan akses penanggungjawab baharu, dan memastikan keputusan terbuka serta kebergantungan pembekal berpindah bersama fail. Soalan tentang data peribadi dirujuk kepada pegawai perlindungan data anda. Hantar senarai fail yang perlu diserahkan; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah menyalin fail kepada penanggungjawab baharu mencukupi?
Tidak. Salinan kehilangan pautan kongsi, komen, kebenaran dan automasi. Pindahkan atau tukar pemilikan dalam storan organisasi.
Bila akses penanggungjawab lama patut tamat?
Selepas penanggungjawab baharu membuka dan menyunting setiap fail dan pembekal mengesahkan akses mereka masih berfungsi.
Bagaimana jika orang itu sudah pergi?
Tanya pentadbir IT atau pengurus akaun organisasi apa yang boleh dipulihkan, dan rujuk soalan pengekalan kepada pegawai perlindungan data anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.