Senarai semak penarikan akses selepas acara anda
Acara tamat sebulan lalu, dan bekas pembekal masih boleh membuka folder penceramah.
Jawapan ringkas
Tarik akses mengikut urutan yang dirancang: senaraikan siapa mempunyai akses, tamatkan akses luar dahulu, kemudian sukarelawan dan peranan jawatankuasa yang tidak diperlukan lagi, dan rekod setiap penarikan dengan tarikh.
Lakukan pada tarikh berjadual selepas bayaran akhir dan serahan, bukan berdasarkan ingatan.
Mulakan daripada senarai akses
Gunakan matriks akses fail anda sebagai senarai siapa mempunyai apa. Tambah apa yang tiada di dalamnya: peti mel kongsi, alat pendaftaran, borang tinjauan, kumpulan mesej, entri kalendar kongsi dan sebarang akaun yang dibuka untuk acara.
Jika tiada senarai, semak tetapan perkongsian setiap folder dan alat dan bina senarai daripada apa yang kelihatan.
Pilih masa yang betul
- Pembekal luar: selepas hasil akhir mereka diterima dan isu invois akhir ditutup.
- Sukarelawan dan kakitangan sementara: apabila syif terakhir mereka tamat.
- Ahli jawatankuasa: semasa serahan kepada jawatankuasa seterusnya atau apabila mereka meninggalkan peranan.
- Sesiapa yang pergi di tengah projek: pada hari peranan tamat, selepas pemilikan fail dipindahkan.
Tarik mengikut urutan
- Ambil balik apa yang memberi akses lebih luas dahulu: hak penanggungjawab atau kongsi, kemudian sunting, kemudian komen, kemudian lihat.
- Tutup pautan kongsi yang membenarkan sesiapa yang ada pautan membuka fail.
- Buang akaun atau tempat yang dibuka untuk acara dalam setiap alat.
- Keluarkan orang daripada kumpulan mesej dan kalendar kongsi.
- Semak tiada fail masih dipegang orang yang telah pergi.
Apa yang disimpan
Simpan fail yang diperlukan organisasi untuk serahan dan rekod. Buang akses sahaja, bukan fail, kecuali pemadaman telah disahkan dengan orang yang betul.
Berapa lama fail dan data peribadi disimpan, dan bila dipadam, ialah soalan untuk pegawai perlindungan data anda dan terma kontrak. Tanya sebelum memadam apa-apa.
Rekodkannya
Catat setiap penarikan dengan tarikh, orang yang melakukannya dan orang yang aksesnya ditamatkan. Serahkan rekod kepada pek serah tugas supaya penganjur seterusnya dapat melihat apa yang ditutup.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menutup akses enam minggu selepas seminar
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut hartanah rekaan menganjurkan seminar sehari untuk kira-kira 150 ahli. Semasa penutupan, urus setia menyemak senarai dan mendapati pembekal pendaftaran, jurugambar dan dua bekas sukarelawan masih mempunyai akses, dan satu pautan borang tinjauan terbuka kepada sesiapa sahaja.
Urus setia menarik akses pembekal dan jurugambar dahulu, selepas invois akhir diselesaikan, menutup pautan tinjauan, membuang sukarelawan dan mencatat lima penarikan dengan tarikh. Ia bertanya pegawai perlindungan data sama ada eksport pendaftaran boleh kekal dalam folder arkib dan untuk berapa lama.
Gunakan sendiri
Senarai semak penarikan akses
Laksanakan selepas bayaran akhir dan serahan. Rekodkan tarikh dan orang bagi setiap baris.
- Senarai semua yang mempunyai akses dibina daripada matriks dan tetapan alat.
- Hasil akhir diterima dan isu invois ditutup bagi setiap pembekal.
- Akses pembekal dibuang, mengikut urutan: penanggungjawab/kongsi, sunting, komen, lihat.
- Pautan kongsi terbuka ditutup.
- Akaun, tempat dan borang khusus acara ditutup atau diarkibkan.
- Sukarelawan dan kakitangan sementara dibuang.
- Kumpulan mesej dan kalendar kongsi dibersihkan.
- Tiada fail dipegang orang yang telah pergi.
- Fail untuk rekod dan serahan disimpan; soalan pengekalan dan pemadaman dihantar kepada pegawai perlindungan data.
- Log penarikan dilengkapkan dan ditambah ke pek serahan.
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Urus setia mengawal folder dan alat serta boleh menyemak senarai dalam sejam.
- Pembekal sedikit dan tiada data peribadi selain butiran hubungan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak alat dan pembekal, dan tiada siapa ingat apa yang dibuka untuk acara.
- Data peribadi tersebar dalam beberapa sistem dan pasukan tidak pasti apa yang perlu disimpan atau dipadam.
Mahu penutupan diuruskan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh membina senarai akses, menjadualkan setiap penarikan selepas pembekal selesai, menyimpan log penarikan dan menambahnya ke pek serahan. Keputusan pengekalan dan pemadaman dirujuk kepada pegawai perlindungan data anda. Hantar senarai alat dan pembekal yang ada akses; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami memadam fail apabila akses tamat?
Tidak. Buang akses dahulu. Memadam fail ialah keputusan berasingan, untuk disemak dengan pegawai perlindungan data dan terma kontrak.
Bila akses pembekal patut tamat?
Selepas hasil akhir diterima dan isu bayaran ditutup. Letakkan tarikh tamat dalam matriks apabila akses mula diberi.
Bagaimana mencari akses yang terlupa?
Semak tetapan perkongsian dan pengguna setiap alat, pautan kongsi, kumpulan mel dan kalendar, dan minta setiap pembekal menyenaraikan apa yang diberi kepada mereka.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.