Acara bergantung pada seorang yang tidak tersedia
Seorang yang mengetahui sistem pendaftaran dan maklumat hubungan pembekal sedang bercuti, dan persidangan tinggal dua minggu.
Jawapan ringkas
Anggap ini soal kesinambungan: ketahui apa yang hanya diketahui orang itu, siapa yang boleh mengambil alih setiap tugas dengan sah, dan apa yang boleh dihentikan sementara. Jangan hubungi orang itu untuk kerja jika dia bercuti sakit melainkan dasar organisasi anda dan orang itu bersetuju.
Gunakan pembina pakej serahan untuk mencatat apa yang diketahui dan log keputusan untuk menamakan penanggungjawab sementara. Perkara yang tidak diketahui disenaraikan dahulu, kemudian diputuskan.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
| Diketahui | Belum diketahui |
|---|---|
| Orang itu memegang log masuk sistem pendaftaran, senarai maklumat hubungan pembekal dan draf lembaran aturan. | Sama ada item itu juga disimpan dalam pemacu kongsi, dan siapa lagi mempunyai akses. |
| Cuti dijangka meliputi sepuluh hari bekerja akan datang. | Sama ada orang itu boleh tersedia untuk panggilan ringkas, yang menjadi urusan orang itu dan majikannya. |
| Dua pembekal menunggu pengesahan daripada orang ini. | Pengesahan lain mana yang belum selesai dan tarikh akhir mana jatuh minggu ini. |
| Timbalan menghadiri semua mesyuarat tetapi tidak pernah menggunakan sistem pendaftaran. | Apa yang timbalan boleh pelajari dalam sehari dan apa yang memerlukan penanggungjawab sistem. |
Siapa yang berkuasa memutuskan
Pengurus langsung orang itu atau pengerusi jawatankuasa memutuskan siapa yang mengganti. Akses kepada sistem dan data perlu diluluskan oleh penanggungjawab sistem dan pegawai perlindungan data, bukan pasukan acara. Menghubungi seseorang yang bercuti ialah urusan dasar organisasi dan kehendak orang itu sendiri.
Rekodkan penanggungjawab ganti bagi setiap tugas dalam log keputusan dan tetapkan tarikh semakan.
Pilihan yang realistik
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Tetapkan penanggungjawab sementara bagi setiap tugas | Namakan orang ganti bagi pendaftaran, pembekal dan lembaran aturan, dengan serahan ringkas daripada dokumen sedia ada. | Memastikan kerja bergerak. Lebih perlahan pada mulanya, dan jurang muncul di mana tiada apa ditulis. |
| Lantik ketua sementara bagi minggu yang tinggal | Minta organisasi menugaskan seseorang, atau ketua projek, untuk menyelaraskan tugas yang dipersetujui. | Menambah tenaga, perlu taklimat dan kelulusan akses. Memakan masa untuk disediakan. |
| Hentikan sementara tugas yang tidak kritikal | Tangguh item yang tidak mendesak, seperti tinjauan selepas acara, dan fokus pada tugas kritikal. | Mengurangkan beban kerja. Perlu pengerusi bersetuju tentang apa yang dikira kritikal. |
| Tangguh atau kecilkan skala | Alihkan tarikh atau kurangkan aturcara jika penggantian tidak meyakinkan. | Menjejas deposit dan peserta. Minta penasihat anda menyemak terma kontrak dahulu. |
Komunikasi: siapa memberitahu siapa
Beritahu jawatankuasa fakta dan penanggungjawab ganti yang dicadangkan. Beritahu pembekal siapa orang untuk dihubungi baharu mereka dan apa yang kekal. Jangan kongsi sebab ketidakhadiran lebih daripada apa yang dipersetujui oleh orang itu dan organisasi.
Jangan beritahu peserta apa-apa melainkan tarikh atau item aturcara berubah.
- Templat mesej ringkas: [Nama] ialah orang untuk dihubungi bagi [tugas] mulai [tarikh]. Pengesahan terdahulu kekal sah. Sila hantar sebarang soalan kepada [nama] di [cara menghubungi]. Kami akan mengesahkan sebarang perubahan tarikh atau aturcara secara bertulis.
Tindakan susulan dan mengelakkan berulang
- Tulis sekarang apa yang tiada: log masuk, maklumat hubungan dan keputusan.
- Sediakan pemacu kongsi yang menyimpan lembaran aturan semasa dan senarai pembekal.
- Namakan timbalan bagi setiap tugas kritikal sebelum acara.
- Semak cara akses diberikan supaya penggantian tidak bergantung pada log masuk seorang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan Fiktif Arkitek: ketua pendaftaran bercuti
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Dua minggu sebelum persidangan sebuah persatuan arkitek rekaan, ketua pendaftaran bercuti sakit. Timbalan mendapati senarai pembekal dan lembaran aturan dalam folder peribadi ketua itu dan tiada siapa yang mempunyai log masuk sistem pendaftaran.
Pengerusi menamakan timbalan sebagai orang untuk dihubungi pembekal dan meminta penanggungjawab sistem memberi akses melalui laluan kelulusan persatuan sendiri. Urus setia menulis setiap pengesahan tertangguh dan menetapkan semakan sepuluh minit setiap hari. Pembekal menerima orang untuk dihubungi baharu dalam satu mesej.
Gunakan sendiri
Lembaran penggantian orang kunci
Senaraikan setiap tugas yang bergantung pada orang itu. Tambah penanggungjawab ganti, akses yang diperlukan dan tarikh semakan bagi setiap satu.
- Tugas dan sebab ia bergantung pada orang ini:
- Apa yang didokumenkan dan di mana:
- Apa yang tidak didokumenkan:
- Penanggungjawab ganti dan orang yang meluluskan:
- Akses yang diperlukan dan siapa yang boleh meluluskannya:
- Pembekal untuk diberitahu dan orang untuk dihubungi baharu:
- Tarikh akhir minggu ini dan minggu depan:
- Apa yang boleh dihentikan sementara:
- Tarikh semakan:
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kebanyakan kerja didokumenkan dan timbalan sudah mengenali sistem.
- Ketidakhadiran singkat dan tarikh acara belum hampir.
- Seorang individu boleh meluluskan penggantian dan akses.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pengetahuan kritikal berada dalam kepala atau peti masuk seorang.
- Tiada siapa yang boleh memutuskan siapa yang boleh mengakses data pendaftaran.
- Pasukan yang tinggal sudah penuh.
Mahu penggantian diatur tanpa hilang kawalan?
Jika pengetahuan penting ada dalam kepala atau peti masuk seorang, kongsi apa yang anda ada. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: mengenal pasti tugas yang bergantung pada seorang dan menyenaraikan keputusan yang diperlukan untuk menggantinya, beserta penanggungjawab dan tarikh. Ketua projek persidangan kemudian boleh menyelaraskan tugas yang dipersetujui untuk tempoh sementara. Kelulusan akses dan hal peribadi ditentukan oleh organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami menghubungi orang yang bercuti?
Itu urusan dasar organisasi anda dan kehendak orang itu sendiri. Rancang seolah-olah dia tidak tersedia dan jangan bergantung pada hubungan itu.
Siapa boleh meluluskan akses kepada data pendaftaran?
Penanggungjawab sistem dan pegawai perlindungan data anda. Tanya mereka sebelum log masuk atau kata laluan dikongsi dengan timbalan.
Bagaimana mengelakkan ini kali depan?
Namakan timbalan bagi setiap tugas kritikal, simpan dokumen dalam pemacu kongsi dan semak akses sebelum acara, bukan semasa.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.