Pasukan menerima arahan yang bercanggah
Pengerusi, seorang ahli majlis dan pengarah eksekutif masing-masing memberi arahan berbeza tentang aturcara minggu ini.
Jawapan ringkas
Namakan seorang yang memberi arahan kepada pasukan dan satu tempat untuk keputusan direkodkan. Semua yang lain menghantar permintaan kepada orang itu. Sehingga percanggahan selesai, pasukan mengikut keputusan terakhir yang direkodkan dan bertanya sebelum bertindak atas apa-apa yang baharu.
Tulis setiap arahan, siapa memberinya dan bila dalam log keputusan, kemudian minta jawatankuasa menyelesaikan percanggahan dalam satu mesyuarat.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
| Diketahui | Belum diketahui |
|---|---|
| Pengerusi meminta anugerah dialihkan ke hujung hari, ahli majlis meminta ia kekal sebelum makan tengah hari, dan pengarah meminta ia digugurkan. | Siapa antara ketiga-tiganya yang mempunyai kuasa memutuskan, dan sama ada jawatankuasa pernah meluluskan susunan asal. |
| Pasukan sudah bertindak atas dua daripada tiga arahan. | Perubahan mana yang ada dalam lembaran aturan, pembekal mana yang telah diberitahu dan berapa kos setiap perubahan. |
| Penyelaras acara menerima mesej melalui telefon, sembang dan e-mel. | Arahan mana yang bertulis dan mana yang lisan. |
| Majlis bersidang sembilan hari lagi. | Sama ada pengerusi boleh memutuskan sebelum itu, dan sama ada majlis perlu mengesahkan. |
Siapa yang berkuasa memutuskan
Perlembagaan, terma rujukan atau keputusan jawatankuasa menentukan siapa boleh memutuskan tentang aturcara. Jika tidak jelas, itu soalan pertama untuk pengerusi dan setiausaha. Pasukan tidak memilih antara pegawai atasan, dan tidak mentafsir perlembagaan. Soalan tentang dokumen tadbir urus untuk setiausaha atau penasihat.
Minta pengerusi menamakan, secara bertulis, satu laluan arahan sehingga mesyuarat seterusnya.
Pilihan yang realistik
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Hentikan sementara dan minta pengerusi memutuskan | Tahan perubahan berkenaan dan minta pengerusi memutuskan secara bertulis menjelang tarikh yang dinyatakan. | Pantas dan jelas jika pengerusi berkuasa. Mungkin melambatkan pembekal. |
| Bawa ke mesyuarat jawatankuasa atau undian bertulis | Letakkan percanggahan dalam agenda atau edarkan kertas ringkas dengan pilihan. | Memberi rekod. Lebih perlahan dan mungkin perlu mesyuarat tambahan. |
| Ikut pelan yang diluluskan sehingga keputusan wujud | Kekalkan lembaran aturan yang terakhir diluluskan dan catat permintaan perubahan. | Mengelakkan kekeliruan bagi pembekal dan pasukan. Pegawai atasan mungkin kecewa. |
| Kecilkan elemen yang dipertikaikan | Buang atau permudah item yang dipertikaikan sehingga dipersetujui. | Mengurangkan kerja semula. Menjejas penceramah atau penaja. |
Komunikasi: siapa memberitahu siapa
Beritahu setiap orang yang memberi arahan, dalam mesej yang tenang dan serupa, bahawa ia telah direkodkan dan laluan keputusan sedang dipersetujui. Jangan katakan siapa betul.
Beritahu pasukan, dalam satu mesej, arahan mana yang terpakai sekarang dan ke mana menghantar soalan. Beritahu pembekal hanya tentang keputusan yang telah direkodkan.
- Templat mesej ringkas: Terima kasih atas arahan anda tentang [item]. Kami telah merekodkannya bersama arahan lain tentang item ini dan meminta [pengerusi] mengesahkan laluan keputusan. Sehingga kami menerima jawapan, kami akan mengikut lembaran aturan yang terakhir diluluskan dan tidak membuat perubahan kepada pembekal.
Tindakan susulan dan mengelakkan berulang
- Sepakati laluan keputusan secara bertulis: siapa memberi arahan, siapa meluluskan perubahan dan siapa yang ditanya oleh pasukan.
- Pastikan log keputusan kelihatan kepada jawatankuasa.
- Adakan mesyuarat mingguan ringkas apabila penanggungjawab mengesahkan keputusan.
- Selepas acara, tambah laluan itu ke dalam taklimat perancangan untuk yang seterusnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan Fiktif Perniagaan: tiga pandangan tentang anugerah
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Di sebuah persatuan perniagaan rekaan, pengerusi mahu anugerah di hujung hari, ahli majlis mahu sebelum makan tengah hari dan pengarah mahu menggugurkannya. Penyelaras acara telah memberitahu katerer dan pembekal pentas tentang dua daripada tiga versi.
Penyelaras merekodkan setiap arahan dan meminta pengerusi menamakan satu laluan secara bertulis. Pengerusi mengesahkan bahawa perubahan aturcara melalui pengerusi dan setiausaha sehingga majlis bersidang. Pasukan kembali kepada lembaran aturan diluluskan, memberitahu pembekal ia sedang disemak dan meletakkan anugerah dalam agenda majlis.
Gunakan sendiri
Log percanggahan arahan
Gunakan satu baris bagi setiap arahan. Bawa log kepada penanggungjawab laluan keputusan.
- Item yang dipertikaikan:
- Arahan yang diterima, daripada siapa dan bila:
- Bertulis atau lisan:
- Sudah dilaksanakan dan kesannya:
- Pembuat keputusan dan cara ia disahkan:
- Versi lembaran aturan berkuat kuasa:
- Pembekal yang diberitahu dan apa:
- Tarikh mesyuarat jawatankuasa atau undian bertulis:
| Tarikh | Daripada | Arahan | Bertulis? | Telah dilaksanakan? | Pembuat keputusan | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua orang tidak sependapat tentang satu item kecil dan pengerusi boleh memutuskan hari ini.
- Laluan keputusan jelas dalam dokumen tadbir urus.
- Belum ada apa-apa yang diberitahu kepada pembekal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pegawai atasan memberi arahan bercanggah dan pasukan terperangkap.
- Perubahan telah sampai kepada pembekal dan kos meningkat.
- Laluan keputusan tidak jelas atau dipertikaikan.
Mahu laluan keputusan dipersetujui dan pasukan ditenangkan?
Jika beberapa pegawai atasan memberi arahan bercanggah dan pasukan terperangkap, kongsi arahan yang diterima. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: memetakan dari mana arahan datang, keputusan mana yang terbuka dan siapa yang perlu memutuskan, kemudian menyenaraikan langkah seterusnya dengan tarikh. Ketua projek persidangan kemudian boleh menjadi satu titik penyelarasan bagi tugas yang dipersetujui. Soalan tadbir urus dan kontrak diputuskan oleh jawatankuasa dan penasihat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Arahan siapa yang patut diikuti oleh pasukan?
Pasukan patut mengikut keputusan terakhir yang direkodkan dan bertanya kepada penanggungjawab laluan keputusan. Ia tidak patut memilih antara pegawai atasan.
Bagaimana jika pengerusi memberi arahan lisan?
Sahkan secara bertulis serta-merta, contohnya melalui mesej ringkas kepada pengerusi dan setiausaha.
Perlukah pembekal tahu tentang pertikaian?
Beritahu pembekal hanya keputusan dan tarikhnya, bukan perselisihan di sebaliknya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.