Tambahan saat akhir melebihi skop yang dipersetujui
Empat permintaan baharu tiba dalam sepuluh hari, masing-masing munasabah, tetapi bersama-sama melebihi apa yang diluluskan.
Jawapan ringkas
Catat setiap permintaan sebagai perubahan, bandingkan kesannya terhadap kos, masa dan orang dengan garis dasar, dan biar pemegang kuasa kelulusan berkata ya, tidak atau kemudian. Permintaan yang belum diputuskan tidak diluluskan.
Pembanding kesan perubahan menunjukkan perbezaan bersebelahan tanpa mengesyorkan jawapan, dan pembina permintaan perubahan merekodkan siapa meluluskan apa.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
| Diketahui | Belum diketahui |
|---|---|
| Skop yang diluluskan menyenaraikan dua ucap utama, enam sesi selari dan makan tengah hari untuk 250 orang. | Sama ada permintaan itu berasingan atau ada yang bergantung antara satu sama lain. |
| Permintaan baharu ialah ucap utama ketiga, makan malam rangkaian, sesi siaran langsung dan buku peserta bercetak. | Berapa kos setiap satu, siapa meminta dan siapa menyokong. |
| Bajet diluluskan oleh majlis dalam dua baris: venue dan katering, serta penceramah. | Sama ada mana-mana baris ada ruang lebihan dan siapa boleh meluluskan perbelanjaan tambahan. |
| Pembekal sudah diberi taklimat tentang skop asal. | Pembekal mana boleh menampung setiap permintaan dan menjelang tarikh apa. |
Siapa yang berkuasa memutuskan
Majlis atau pengerusinya menentukan skop. Bendahari menentukan kesan bajet. Pemohon boleh mencadangkan tetapi tidak meluluskan. Perubahan kontrak pembekal ialah urusan penandatangan kontrak, dan soalan undang-undang untuk penasihat anda.
Rekodkan setiap permintaan, pemohon, kesan dan keputusan dalam log keputusan. Belum diputuskan bermakna belum diluluskan.
Pilihan yang realistik
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Lulus dengan perubahan bajet | Luluskan permintaan, tambah bajet dan semak kontrak serta garis masa. | Memenuhi permintaan. Perlu kelulusan bendahari dan persetujuan pembekal. |
| Lulus sebagai tukar ganti | Tambah permintaan dan buang sesuatu yang usahanya setara, contohnya satu sesi selari. | Mengekalkan kos dekat garis asas. Perlu persetujuan penceramah dan pengerusi. |
| Tangguh ke acara kemudian | Rekodkan permintaan untuk persidangan seterusnya atau aktiviti berasingan. | Mengekalkan pelan semasa. Pemohon mungkin kecewa. |
| Tolak | Katakan tidak, dengan sebab, dan siapa memutuskan. | Jelas dan pantas. Perlu mesej yang menghormati. |
Komunikasi: siapa memberitahu siapa
Balas setiap pemohon dalam format mesej yang sama: apa yang diminta, kesannya, keputusan dan siapa yang membuatnya. Bagi keputusan yang masih terbuka, beri tarikh. Beritahu pembekal hanya tentang perubahan yang diluluskan.
Hantar satu ringkasan gabungan kepada jawatankuasa supaya tiada sesiapa terkejut dengan jumlah kesannya.
- Templat mesej ringkas: Terima kasih atas permintaan untuk [item]. Kami membandingkannya dengan skop yang diluluskan: anggaran kesan pada kos [x], masa [y], orang [z]. Pembuat keputusan ialah [nama] dan akan memutuskan menjelang [tarikh]. Kami akan mengesahkan secara bertulis.
Tindakan susulan dan mengelakkan berulang
- Tetapkan tarikh pembekuan skop; selepas tarikh itu, perubahan memerlukan kelulusan bertulis pengerusi.
- Pastikan log permintaan dan keputusan terbuka kepada jawatankuasa.
- Beri taklimat kepada pembekal tentang cara menangani permintaan yang diterima di luar log.
- Selepas acara, senaraikan permintaan yang datang lewat dan tanya sama ada ia patut ada dalam taklimat asal.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan Fiktif Akauntan: empat permintaan lewat
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan akauntan rekaan telah meluluskan persidangan sehari. Dalam sepuluh hari ia menerima empat permintaan: ucap utama ketiga, makan malam rangkaian, sesi siaran langsung dan buku peserta bercetak. Setiap satu mempunyai penaja yang berbeza dalam majlis.
Urus setia merekodkan setiap satu sebagai permintaan perubahan dan mengisi pembanding dengan angka garis asas dan semakan. Pengerusi melihat bahawa makan malam dan ucap utama bersama melebihi baris bajet. Majlis meluluskan siaran dan buku, menangguhkan makan malam, dan menolak ucap utama ketiga. Setiap pemohon menerima mesej ringkas yang sama.
Gunakan sendiri
Jadual perbandingan permintaan lewat
Salin jadual di bawah, satu baris bagi setiap permintaan. Jangan isi ruang Keputusan sehingga penanggungjawab kelulusan memilih.
- Permintaan dan siapa meminta:
- Item skop garis asas yang diubah:
- Anggaran kesan kos (julat diterima):
- Kesan masa dan tarikh ia mesti diputuskan:
- Kesan pada orang (penceramah, sukarelawan, pembekal):
- Penanggungjawab kelulusan:
- Keputusan: lulus, tukar, tangguh atau tolak, dan tarikh:
| Permintaan | Pemohon | Kesan pada kos | Kesan pada masa | Kesan pada orang | Penanggungjawab kelulusan | Keputusan dan tarikh |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu atau dua permintaan kecil dan seorang individu mengurus skop dan bajet.
- Kesannya jelas dan pembekal boleh menampung.
- Keputusan sudah direkodkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak permintaan datang daripada penaja yang berbeza tanpa seorang yang meluluskan.
- Kos atau terma pembekal tidak jelas dan tiada yang membandingkannya.
- Aturcara, bajet dan penceramah bergerak serentak.
Mahu permintaan lewat disusun menjadi keputusan?
Jika permintaan datang daripada penaja yang berbeza tanpa seorang yang meluluskan, kongsi senarai permintaan dan skop yang diluluskan. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: membandingkan garis dasar dengan perubahan yang diminta dan menyenaraikan keputusan, penanggungjawab serta tarikh yang diperlukan. Ketua projek persidangan kemudian boleh menjalankan proses perubahan yang dipersetujui bersama jawatankuasa. Soalan kontrak diputuskan oleh penasihat anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami berkata ya kepada tambahan kecil?
Rekodkan juga. Item kecil bertambah, dan log membolehkan orang yang meluluskan melihat jumlah kesan sebelum berkata ya.
Siapa memutuskan apabila pengerusi juga pemohon?
Minta majlis atau bendahari meluluskan, supaya pemohon bukan satu-satunya orang yang meluluskan.
Bolehkah kami mengubah skop selepas pembekal diberi taklimat?
Kadang-kadang. Minta penasihat anda menyemak kontrak dan beritahu pembekal hanya tentang perubahan yang diluluskan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.