Apabila pembekal terlepas tarikh penting kesediaan
Pembekal sepatutnya menghantar pelan pentas dan teknikal yang disahkan Jumaat lalu, tetapi tiada apa-apa diterima.
Jawapan ringkas
Asingkan apa yang anda tahu daripada apa yang anda andaikan: minta jawapan bertarikh daripada pembekal, minta orang yang menyemak kontrak membaca syarat tarikh penting, dan tentukan pilihan sandaran semasa jawapan masih terbuka.
Keputusan dibuat oleh orang yang meluluskan pembekal, bukan orang yang perasan kelewatan. Gunakan penormal sebut harga pembekal jika anda perlukan perbandingan setara bagi sebut harga sandaran.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
| Diketahui | Belum diketahui |
|---|---|
| Pelan dipersetujui menyenaraikan Jumaat sebagai tarikh pelan teknikal disahkan daripada pembekal audio-visual. | Sama ada pembekal menerima aturcara terkini, atau menunggu sesuatu daripada penganjur. |
| Dua mesej peringatan tidak berjawab dalam tiga hari bekerja. | Sama ada pembekal tertangguh, sakit, kekurangan kakitangan atau tidak lagi mampu menyampaikan skop. |
| Persidangan tiga minggu lagi dan masa masuk barang ke tempat telah ditetapkan. | Apa yang dinyatakan oleh kontrak pembekal tentang tarikh penting, kelewatan dan penamatan. Itu soalan untuk penasihat undang-undang anda. |
| Pembekal kedua pernah memberi sebut harga yang lebih tinggi. | Sama ada pembekal itu tersedia pada tarikh berkenaan dan sama ada sebut harganya meliputi skop yang sama. |
Siapa yang berkuasa memutuskan
Orang yang meluluskan pembekal, biasanya penanggungjawab aturcara atau pengerusi acara, memutuskan sama ada menunggu, merujuk kepada pihak atasan pembekal atau menggantikan. Bendahari meluluskan sebarang perubahan kos. Tafsiran kontrak, notis dan penamatan ialah soalan untuk peguam anda atau orang yang menyemak kontrak, bukan keputusan pasukan projek.
Tulis keputusan, orangnya dan tarikh akhir dalam log keputusan supaya mesej seterusnya kepada pembekal satu suara.
Pilihan yang realistik
| Pilihan | Apa yang terlibat | Kesan untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Rujuk kepada pihak atasan pembekal dan bersetuju tentang tarikh penting baharu | Hubungi wakil kanan pembekal, minta sebab dan tarikh baharu bertulis. | Mengekalkan hubungan dan harga. Meninggalkan risiko jika tarikh baharu juga terlepas. |
| Sepakati skop yang dikurangkan | Tanya pembekal bahagian mana pelan teknikal boleh disahkan sekarang dan mana yang menunggu. | Mungkin mengurangkan aturcara, contohnya bilik sesi selari lebih sedikit. Perlu permintaan perubahan dan kelulusan. |
| Sediakan pembekal sandaran serentak | Minta pembekal kedua mengesahkan ketersediaan dan skop terkini. | Memakan masa dan mungkin ada deposit. Tidak dengan sendirinya menamatkan kontrak pertama. |
| Tangguh atau kecilkan elemen acara | Alihkan sesi terjejas atau gugurkan elemen sehingga pelan disahkan. | Menjejas penceramah dan peserta. Timbang berbanding pilihan lain. |
Komunikasi: siapa memberitahu siapa
Tulis kepada pembekal dengan jelas: apa yang sepatutnya diserahkan, bahawa ia belum diterima, apa yang anda perlukan dan menjelang bila. Salin orang yang meluluskan pembekal. Beritahu venue hanya jika pelan masuk barang mungkin berubah.
Beritahu jawatankuasa fakta dan tarikh keputusan. Jangan beritahu penceramah atau peserta apa-apa sehingga keputusan wujud.
- Templat mesej ringkas: Kami belum menerima pelan teknikal yang disahkan yang sepatutnya dihantar pada [tarikh]. Sila balas menjelang [tarikh dan masa] dengan pelan atau tarikh baharu bertulis serta sebab kelewatan. Sila nyatakan juga bahagian skop yang berisiko.
Tindakan susulan dan mengelakkan berulang
- Rekodkan apa yang berlaku dan tarikh dalam laporan status.
- Tetapkan tarikh penting dengan wakil pembekal yang dinamakan dan pengesahan penerimaan bertulis kali depan.
- Tanya bahagian kewangan sama ada sebarang deposit atau bayaran dikaitkan dengan tarikh penting yang terlepas.
- Selepas acara, minta penasihat anda menyemak syarat tarikh penting dan kelewatan dalam kontrak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan Fiktif Pergigian: pelan audio-visual lewat tiga minggu
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Pembekal audio-visual sebuah persatuan pergigian rekaan terlepas tarikh penting Jumaat bagi pelan teknikal, tiga minggu sebelum persidangan dua hari. Urus setia menulis dengan masa balas, menyalin penanggungjawab persidangan dan meminta pembekal kedua mengesahkan ketersediaan.
Pembekal membalas dua hari kemudian: sebahagian pelan dihantar dalam empat hari dan selebihnya selepas lawatan tapak. Pengerusi meluluskan susunan sesi selari yang dikurangkan sementara menunggu pelan penuh, permintaan perubahan dibuat dan bendahari mencatat bahawa sebut harga sandaran disimpan tetapi tidak diterima. Soalan kontrak dihantar kepada penasihat persatuan.
Gunakan sendiri
Senarai semak tindak balas tarikh penting terlepas
Jalankan mengikut urutan dan tulis penanggungjawab serta tarikh pada setiap baris.
- Tarikh penting yang dipersetujui dan dokumen yang merekodkannya:
- Mesej yang dihantar setakat ini, dengan tarikh dan balasan:
- Masa balas yang diberikan kepada pembekal:
- Orang yang meluluskan pembekal dan memutuskan langkah seterusnya:
- Soalan kontrak untuk penasihat anda (tarikh penting, kelewatan, notis):
- Pilihan sandaran: skop dikurangkan, pembekal sandaran, tangguh elemen:
- Ketersediaan pembekal sandaran dan sebut harga setara:
- Kesan kos dan penanggungjawab kelulusan:
- Mesej kepada jawatankuasa dan tarikh kemas kini seterusnya:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kelewatan singkat dan pembekal telah membalas dengan tarikh bertulis yang munasabah.
- Skop kecil dan pengganti mudah dicari.
- Seorang individu menguruskan pembekal dan bajet.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pembekal senyap dan tarikh acara hampir.
- Kontrak tidak jelas dan tiada yang membacanya.
- Beberapa aliran kerja, seperti pentas, penstriman dan katering, bergantung pada pelan yang sama.
Mahu keputusan susulan dipetakan?
Jika pembekal senyap dan tarikh acara hampir, kongsi kontrak dan jadual anda. Kami akan balas dengan menerangkan sama ada diagnostik perancangan sesuai, dan skopnya: menjejak tugas yang bergantung pada tarikh yang terlepas dan menyusun keputusan, penanggungjawab serta tarikh bagi setiap pilihan sandaran. Ketua projek persidangan kemudian boleh menyelaraskan langkah komunikasi dan sebut harga pengganti yang dipersetujui. Soalan kontrak dan penamatan diputuskan oleh penasihat anda sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama patut menunggu sebelum menaikkan isu?
Naikkan isu setelah tempoh balas munasabah berlalu tanpa jawapan, dan tetapkan masa balas tertentu secara bertulis. Tempoh yang sesuai bergantung pada betapa hampirnya acara.
Bolehkah kami terus menggantikan pembekal?
Itu bergantung pada kontrak dan ketersediaan pembekal lain. Tanya penasihat anda tentang notis dan sebarang deposit sebelum memberitahu pembekal pertama apa-apa yang muktamad.
Perlukah peserta diberitahu tentang kelewatan?
Hanya jika aturcara akan berubah. Beritahu apa yang berubah dan bila, bukan nama pembekal atau sebabnya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.