Siapa menandatangani kontrak venue dan pembekal
Sebuah venue mahu kontrak ditandatangani minggu ini, dan jawatankuasa tidak pasti siapa yang patut menandatangani.
Jawapan ringkas
Dalam kebanyakan susunan, penganjur, iaitu persatuan atau syarikat, menandatangani kontrak venue dan pembekal utama melalui penandatangan yang diberi kuasa mengikut peraturan organisasinya sendiri. Ketua projek biasanya menyediakan, merunding dan mengesyorkan, dan hanya menandatangani jika penganjur telah mewakilkan kuasa itu secara bertulis.
Susunan mana yang sesuai ialah soalan undang-undang dan tadbir urus. Bahagian di bawah membantu anda menyusunnya supaya penasihat anda dapat menjawab dengan cepat.
Tiga susunan yang lazim
| Susunan | Siapa menandatangani | Maksudnya dalam praktik |
|---|---|---|
| Penganjur mengikat kontrak secara langsung | Persatuan atau syarikat, melalui penandatangan yang diberi kuasa. | Garis tanggungjawab paling jelas. Ketua projek menyediakan perbandingan, menyemak terma berbanding taklimat dan menandakan risiko sebelum tandatangan. |
| Ketua projek menandatangani bagi pihak penganjur | Ketua projek, di bawah surat wakil kuasa bertulis. | Lebih pantas, tetapi surat wakil kuasa mesti menyatakan had seperti nilai, jenis pembekal dan terma pembatalan. |
| Ketua projek atau agensi mengikat kontrak sebagai prinsipal | Agensi menandatangani atas namanya sendiri dan menyalurkan kos. | Penganjur mungkin tiada kontrak terus dengan venue atau pembekal, yang mengubah siapa yang bertanggungjawab dan siapa boleh memberi arahan. |
Apa yang perlu ditimbang selain kelajuan
- Penandatangan biasanya pihak yang berhutang deposit dan sebarang caj pembatalan.
- Penandatangan ialah pihak yang akan dituju venue atau pembekal jika ada masalah.
- Perlembagaan atau wakil kuasa anda sendiri mungkin menghadkan siapa boleh menandatangani dan sehingga nilai berapa.
- Kewajipan insurans, cukai dan perlindungan data boleh berbeza bergantung pada pihak yang memegang kontrak. Rujuk pakar berkenaan.
Apa yang perlu ada dalam surat wakil kuasa
Jika anda mewakilkan kuasa menandatangani, tulis dan dapatkan kelulusan daripada pihak dalam organisasi yang boleh meluluskannya. Surat ringkas atau minit jawatankuasa lazim digunakan, walaupun penasihat anda mungkin mahu bentuk tertentu.
Nyatakan nilai maksimum, kategori pembekal yang dibenarkan, sama ada terma pembatalan atau penalti memerlukan kelulusan kedua dan bila kuasa itu tamat.
Soalan untuk penasihat undang-undang anda
- Di bawah perlembagaan kami, siapa boleh menandatangani dan sehingga jumlah berapa?
- Bolehkah bukan ahli atau pelantikan luar menandatangani bagi pihak kami, dan dalam bentuk apa?
- Jika ketua projek mengikat kontrak sebagai prinsipal, apakah hak kami terhadap venue dan pembekal?
- Klausa mana (pembatalan, force majeure, liabiliti, data) perlu disemak sebelum tandatangan?
- Siapa patut menyimpan salinan asal yang ditandatangani dan sijil insurans?
Rutin menandatangani apabila masa suntuk
- Ketua projek atau urus setia mengumpul sekurang-kurangnya dua sebut harga yang boleh dibandingkan atau sebab bertulis untuk sumber tunggal.
- Cadangan dihantar kepada penanggungjawab bajet dengan terma kontrak yang ditandakan.
- Penandatangan yang diberi kuasa menandatangani hanya versi yang telah disemak penasihat.
- Salinan bertandatangan disimpan dalam satu folder kongsi dan deposit direkodkan dalam log keputusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tarikh akhir venue dan pengerusi yang tiada
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Institut Perancang Bertauliah Fiktif perlu menandatangani perjanjian venue hotel menjelang Jumaat. Pengerusi, yang biasanya menandatangani, sedang bermusafir. Ketua projek telah merundingkan terma selama tiga minggu.
Urus setia menyemak peraturan institut dan mendapati timbalan pengerusi boleh menandatangani sehingga nilai tertentu. Penasihat menyemak klausa pembatalan, timbalan pengerusi menandatangani, dan ketua projek menyimpan perjanjian serta merekodkan tarikh deposit. Ketua projek tidak menandatangani.
Gunakan sendiri
Matriks kuasa menandatangani
Lengkapkan satu baris bagi setiap jenis kontrak. Jika peraturan tidak jelas, tandakan "Tanya penasihat" dan tambah tarikh.
| Jenis kontrak | Penandatangan (nama, jawatan) | Had nilai | Disemak oleh | Perlu kelulusan kedua untuk |
|---|---|---|---|---|
| Perjanjian venue | Terma pembatalan | |||
| Pembekal AV atau produksi utama | ||||
| Katering | ||||
| Perjanjian penceramah atau moderator | ||||
| Platform pendaftaran dan pembayaran | Terma data | |||
| Pelantikan ketua projek | Skop dan yuran |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Peraturan anda dengan jelas menamakan penandatangan dan kontrak bernilai sederhana.
- Anda mempunyai penasihat yang menyemak kontrak secara rutin.
- Peranan ketua projek bersifat nasihat dan semuanya ditandatangani oleh anda.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada siapa pasti siapa yang diberi kuasa, dan tarikh akhir venue sudah hampir.
- Beberapa pembekal memerlukan kontrak serentak dan terma tidak boleh dibandingkan.
- Acara terdahulu meninggalkan perjanjian yang tidak ditandatangani atau bercanggah.
Mahu aliran kerja kontrak diatur?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan perbandingan sebut harga, menyediakan senarai semak kontrak berbanding taklimat anda, menandakan klausa untuk penasihat undang-undang anda dan menyimpan rekod apa yang ditandatangani, oleh siapa dan bila. Kuasa menandatangani tetap mengikut apa yang ditetapkan organisasi anda. Hantar senarai kontrak yang anda jangka akan ditandatangani beserta tarikhnya, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah ketua projek menandatangani kontrak venue untuk kami?
Hanya jika organisasi anda telah mewakilkan kuasa itu secara bertulis dan peraturan anda membenarkannya. Ramai penganjur memilih supaya ketua projek mengesyorkan dan penandatangan yang diberi kuasa menandatangani.
Patutkah kontrak venue atas nama persatuan?
Selalunya ya, kerana persatuan berhutang deposit dan menanggung terma pembatalan. Sahkan dengan penasihat undang-undang anda, terutama jika agensi akan memegang kontrak.
Bagaimana jika pembekal hanya mahu berurusan dengan agensi?
Tanya penasihat apa maksudnya bagi liabiliti dan hak anda memberi arahan atau menuntut semula wang. Kemudian putuskan sama ada menerima struktur itu.
Siapa menyimpan salinan bertandatangan?
Namakan seorang pemegang, biasanya urus setia, dan simpan salinan kongsi yang boleh dibaca ketua projek. Rekodkan tarikh deposit dan pembatalan dalam log keputusan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.