Menetapkan had tanggungjawab pada hari acara
Persidangan tinggal sebulan lagi dan perlu dipastikan siapa yang memutuskan apabila ada masalah di dewan.
Jawapan ringkas
Tulis senarai tanggungjawab hari acara yang menamakan, bagi setiap bidang, siapa yang menjalankannya, siapa yang memutuskan, siapa dihubungi dahulu dan apa yang di luar peranan ketua projek. Setujui dengan venue dan pembekal sebelum hari itu, bukan semasa hari itu.
Ketua projek menyelaras dan merujuk kepada pihak atasan. Operasi venue, keselamatan, perubatan, kawalan keselamatan dan hal undang-undang menjadi tanggungjawab pihak yang layak dan diberi kuasa.
Mengapa had membantu kedua-dua pihak
Tanpa had, ketua projek mungkin dipersalahkan atas perkara yang tiada siapa memberi kuasa kepadanya, dan penganjur mungkin menganggap sesuatu ditanggung walaupun tidak pernah ditawarkan. Senarai yang jelas menjaga hubungan kedua-dua pihak dan acara itu.
Ia juga mempercepat keputusan pada hari itu, kerana semua orang tahu siapa untuk ditanya.
Bidang untuk ditetapkan, dan pembahagian lazim
| Bidang | Biasanya diputuskan atau dijalankan oleh | Peranan lazim ketua projek |
|---|---|---|
| Masa program dan aturan acara | Penganjur atau pengerusi program | Menjaga masa, menyelaras moderator, mencadangkan perubahan. |
| Penceramah dan VIP | Penganjur | Memberi taklimat, mengiringi atau mengatur hubungan seperti dipersetujui. |
| Pendaftaran dan pertanyaan peserta | Penganjur, pembekal pendaftaran | Orang yang dihubungi jika ada masalah besar, menyemak aliran berbanding pelan. |
| Operasi venue (bilik, akses, kemudahan) | Pengurusan venue | Menyelaras permintaan, menyusuli komitmen dalam perjanjian venue. |
| AV dan produksi teknikal | Pembekal teknikal | Menyampaikan perubahan program, melaporkan kerosakan kepada pihak atasan. |
| Katering dan perkhidmatan | Pengendali katering dan venue | Menyemak berbanding jadual dipersetujui, menyampaikan perubahan. |
| Keselamatan, kawalan keselamatan, perubatan dan kecemasan | Venue dan pihak layak yang dilantiknya; dasar penganjur sendiri | Mengesahkan siapa bertanggungjawab dan nama untuk dihubungi diketahui. Tidak memutuskan hal keselamatan. |
| Perbelanjaan dan kelulusan pada hari itu | Penanggungjawab bajet | Menyediakan pilihan, merekodkan perubahan yang diluluskan. |
| Komunikasi dan media | Pasukan komunikasi penganjur | Membekalkan maklumat masa seperti dipersetujui. |
Soalan untuk pakar, bukan jawapan daripada kami
- Tanya venue secara bertulis siapa orang yang dihubungi bagi keselamatan dan kecemasan pada hari acara anda, dan apa prosedurnya.
- Tanya penasihat undang-undang dan penanggung insurans anda apa liputan yang terpakai pada acara anda, dan apa yang perjanjian patut nyatakan tentang liabiliti.
- Minta mana-mana pembekal perkhidmatan keselamatan atau perubatan menyatakan skop mereka secara bertulis.
- Tanya setiap pembekal siapa orang yang dihubungi setiap hari dan apa kuasa yang dipegangnya.
Tulis had ke dalam pelantikan
- Tambah senarai tanggungjawab ke dalam skop pelantikan, merujuk cadangan anda.
- Senaraikan pengecualian dengan bahasa mudah, contohnya tidak mengendalikan peralatan AV atau membuat keputusan keselamatan.
- Sahkan siapa boleh meluluskan perbelanjaan pada hari itu dan sehingga jumlah berapa.
- Namakan tiga orang untuk dihubungi mengikut turutan bagi keputusan yang tidak boleh dibuat ketua projek.
- Kongsi senarai dengan venue dan pembekal utama sekurang-kurangnya seminggu sebelum acara.
Semak senarai sekali di lokasi
Tinjau venue bersama ketua projek dan ketua setiap pembekal, dan sahkan senarai berbanding apa yang anda lihat. Kemas kini jika ada yang berpindah atau seseorang telah bertukar.
Pengganti yang dinamakan bagi ketua projek juga patut mengetahui senarai ini.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Siapa memutuskan apabila ucaptama terlebih masa
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Pada forum tahunan Persatuan Pegawai Pematuhan Fiktif, penceramah ucaptama terlebih masa dua puluh minit. Senarai menyatakan pengerusi program memutuskan aturan acara, dan ketua projek mencadangkan pilihan.
Ketua projek menawarkan dua pilihan: memendekkan panel berikutnya atau melewatkan makan tengah hari. Pengerusi memilih yang pertama, ketua projek memaklumkan moderator dan ketua AV, dan perubahan direkodkan dalam log. Penyelia katering venue dimaklumkan kerana masa makan tengah hari merupakan sebahagian jadual yang dipersetujui.
Gunakan sendiri
Senarai tanggungjawab hari acara
Isi satu baris bagi setiap bidang. Tulis "Tanya pakar" apabila jawapan mesti datang daripada venue, penanggung insurans atau pembekal perkhidmatan yang layak.
| Bidang | Menjalankan | Memutuskan | Orang pertama dihubungi | Peranan ketua projek | Di luar peranan ketua projek |
|---|---|---|---|---|---|
| Masa program | |||||
| Penceramah dan VIP | |||||
| Pendaftaran | |||||
| Operasi venue | |||||
| AV dan teknikal | |||||
| Katering | |||||
| Keselamatan, kawalan keselamatan, perubatan | Tanya pakar | Tanya pakar | |||
| Kelulusan perbelanjaan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang pernah mengendalikan format ini dan mengenali pasukan venue.
- Acara kecil dengan sedikit pembekal pada hari itu.
- Dasar anda sendiri sudah menetapkan peranan keselamatan dan kecemasan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal dan venue masing-masing menganggap yang lain menjaga bahagian itu.
- Kakitangan penganjur akan melayan tetamu dan tidak dapat menyelaras sekali gus.
- Acara terdahulu mengalami kekeliruan tentang siapa boleh meluluskan perubahan pada hari itu.
Mahu tanggungjawab hari itu ditulis sebelum acara?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf senarai tanggungjawab bersama jawatankuasa anda, mengumpul nama orang yang dihubungi setiap hari dan skop bertulis setiap pembekal, dan mengemukakan soalan tentang keselamatan dan liabiliti kepada venue dan penasihat anda. Pada hari itu, ketua projek menyelaras dan merujuk kepada pihak atasan dalam had yang dipersetujui. Hantar tarikh acara dan senarai pembekal anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah ketua projek bertanggungjawab atas keselamatan pada hari itu?
Tanggungjawab keselamatan dan kecemasan terletak pada venue, pihak yang layak dan dasar organisasi anda sendiri. Tulis siapa yang bertanggungjawab dan sahkan secara bertulis dengan mereka.
Bolehkah ketua projek meluluskan perbelanjaan pada hari itu?
Hanya sehingga had yang ditetapkan penanggungjawab bajet lebih awal. Apa-apa di atas itu dirujuk kepada orang yang dinamakan untuk meluluskan.
Siapa patut menyimpan senarai ini?
Pengerusi jawatankuasa, urus setia, ketua projek dan penggantinya, orang yang dihubungi di venue dan setiap pembekal utama.
Bagaimana jika venue mempunyai peraturan sendiri?
Minta secara bertulis dan padankan dengan senarai anda. Jika bercanggah, bangkitkan sebelum hari itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.