Apa yang berlaku jika skop projek acara bertambah
Pendaftaran mendahului ramalan, jawatankuasa mahukan trek kedua, dan skop yang dipersetujui tidak lagi sepadan dengan acara.
Jawapan ringkas
Anggap setiap penambahan sebagai permintaan perubahan: huraikan, anggar kesannya pada kos, masa, tenaga kerja dan risiko, kemudian minta orang yang dinamakan untuk meluluskan menerima, melaras atau menolaknya sebelum sebarang kerja bermula. Rekodkan keputusan.
Pertambahan skop adalah perkara biasa. Yang bermasalah ialah pertambahan yang tidak diurus, kerana ia menjadikan acara yang terancang penuh dengan kejutan kos dan beban kerja.
Cara lazim projek bertambah
- Trek kedua, bengkel atau acara sampingan ditambah.
- Ramalan kehadiran meningkat lebih daripada pelan bilik atau katering asal.
- Pembekal baharu seperti terjemahan atau penstriman langsung diminta.
- Penaja atau ahli kanan meminta ciri atau sesi tertentu.
- Pelaporan, mesyuarat atau kelulusan menjadi lebih kerap daripada yang diandaikan dalam pelantikan.
Apa yang berubah apabila skop membesar
| Bidang | Soalan untuk ditanya |
|---|---|
| Kos | Berapa kos tambahan untuk pembekal, venue dan masa ketua projek, dan baris bajet mana membayarnya? |
| Masa | Adakah ia mengubah sebarang tarikh penting atau tarikh akhir pembekal? |
| Tenaga kerja | Siapa menanggung kerja: ketua projek, urus setia atau pembekal? |
| Risiko | Adakah ia menambah isu venue, pembekal atau kontrak yang memerlukan semakan penasihat? |
| Komitmen sedia ada | Adakah ia lebih daripada had bajet, muatan venue atau deposit yang sudah dibayar? |
| Nilai | Adakah ia memenuhi tujuan asal, atau tujuan sudah beralih? |
Rutin perubahan enam langkah
- Sesiapa boleh membangkitkan permintaan, tetapi ia dihantar kepada seorang yang dinamakan, biasanya ketua projek, yang menulisnya pada borang perubahan.
- Ketua projek menganggar kesan pada kos, masa, tenaga kerja dan risiko, dengan andaian dinyatakan.
- Jika kesan lebih daripada ambang yang dipersetujui lebih awal, penanggungjawab bajet atau jawatankuasa memutuskan; di bawahnya, wakil yang dinamakan boleh memutuskan.
- Keputusan ialah terima, terima dengan pindaan, tangguh atau tolak, dengan sebab.
- Perubahan yang diterima mengemas kini pelan, bajet dan yuran, dan direkodkan dalam log keputusan.
- Permintaan yang ditolak atau ditangguh disimpan supaya boleh dikaji semula.
Setujui ambang sebelum permintaan pertama
Dalam pelantikan, tetapkan jumlah atau kategori perubahan yang boleh dikendalikan ketua projek dalam yuran sedia ada, dan yang memerlukan kelulusan. Cadangan patut menunjukkan cara kerja tambahan diberi harga.
Tanpa ambang, sama ada setiap permintaan kecil mengganggu jawatankuasa, atau permintaan besar terlepas tanpa disedari.
Apabila pertambahan bermaksud pelantikan baharu
Kadangkala kerja tambahan bukan perubahan tetapi tugas lain: acara lain, program berkala atau tempoh lebih panjang. Setujui skop dan yuran baharu dan jangan meregangkan yang lama.
Jika skop kerap bertambah, berhenti sebentar dan tanya sama ada tujuan atau tenaga perlu ditetapkan semula. Semakan masa pelantikan boleh membantu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Trek kedua diminta enam minggu sebelum acara
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja. Jumlah dalam RM bukan kadar pasaran.
Sebuah persatuan jurutera fiktif mempunyai persidangan sehari dengan satu trek. Jawatankuasa mencadangkan trek kedua untuk 80 perwakilan. Borang perubahan ketua projek menganggar satu bilik tambahan, AV tambahan, lebih ramai moderator, kerja semula program dan kira-kira 25 jam penyelarasan tambahan.
Kos tambahan ialah RM 14,000 berbanding kontingensi RM 9,000. Penanggungjawab bajet menerima trek kedua dengan program petang yang lebih pendek dan menggugurkan satu item bercetak yang dirancang, supaya jumlah kekal dalam bajet yang diluluskan. Keputusan dan sebabnya direkodkan dalam log.
Gunakan sendiri
Borang permintaan perubahan acara
Gunakan satu borang bagi setiap permintaan. Kekalkan kata-kata permintaan asal, dan jangan mulakan kerja sehingga Keputusan diisi.
- Nombor permintaan dan tarikh:
- Dibangkitkan oleh, dan apa yang diminta:
- Sebab atau manfaat, dan kaitan dengan tujuan acara:
- Kesan pada kos (mengikut baris) dan baris bajet yang membayar:
- Kesan pada tarikh penting dan tarikh akhir pembekal:
- Kesan pada tenaga kerja: siapa membuat kerja tambahan dan anggaran jam:
- Kesan pada risiko, kontrak dan komitmen sedia ada:
- Pilihan (buat, buat lebih kecil, tukar dengan yang lain, tangguh):
- Syor ketua projek:
- Keputusan (terima, terima dengan pindaan, tangguh, tolak), orang yang meluluskan dan tarikh:
- Kemas kini pada pelan, bajet dan yuran:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit perubahan dijangka dan seorang individu mengawal pelan.
- Skop kecil dan nota ringkas merekodkan setiap perubahan.
- Jawatankuasa sudah mempunyai ambang kelulusan yang jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai orang boleh meminta penambahan dan tiada sesiapa menilai kosnya.
- Yuran projek dan bajet kedua-duanya bergerak dengan setiap perubahan.
- Projek lalu membesar tanpa sesiapa dapat menyatakan bila skop dipersetujui.
Mahu proses perubahan berjalan sebelum skop mula bergerak?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan borang perubahan dan ambang bersama jawatankuasa anda, memberi harga kepada setiap permintaan berdasarkan asas yuran yang dipersetujui, dan menyimpan log keputusan. Jawatankuasa anda memutuskan apa yang diterima, dan skop yang dipersetujui tetap jelas. Hantar skop semasa anda, dan kami membalas dengan cadangan ambang.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah setiap perubahan akan menambah kos?
Belum tentu. Pelarasan kecil dalam skop dan yuran yang dipersetujui adalah biasa. Pelantikan anda patut menyatakan apa yang dikira perubahan dan cara ia diberi harga.
Siapa patut meluluskan perubahan?
Penanggungjawab bajet atau orang yang dinamakan dalam senarai keputusan anda, dengan ambang di atasnya jawatankuasa memutuskan. Tulis ambang itu dalam pelantikan.
Bagaimana jika penaja meminta perubahan?
Anggap seperti permintaan lain. Anggar kesannya, kemudian orang yang dinamakan untuk meluluskan memutuskan. Terma penajaan ditentukan oleh organisasi anda.
Bolehkah kami membekukan skop?
Boleh. Ramai penganjur menetapkan tarikh yang selepasnya perubahan memerlukan kelulusan jawatankuasa. Pilih tarikh dengan mengambil kira tarikh penting anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.