Jemputan pelanggan yang dikongsi beberapa unit perniagaan
Tiga unit perniagaan masing-masing memegang sebahagian senarai pelanggan, dan sesetengah pelanggan ada dalam ketiga-tiga senarai.
Jawapan ringkas
Bina satu senarai induk dengan satu baris bagi setiap organisasi pelanggan, dan namakan seorang penanggungjawab jemputan bagi setiap baris. Unit perniagaan mencalonkan, seorang individu membuat keputusan, dan setiap jemputan dihantar sekali sahaja.
Matlamatnya ialah tiada pelanggan menerima jemputan acara dua kali dengan mesej berbeza, dan tiada pelanggan terlepas kerana setiap unit menyangka unit lain telah menguruskannya.
Mengapa pelanggan menerima jemputan berganda atau tertinggal
Setiap unit menggunakan senarai sendiri, nama orang untuk dihubungi sendiri dan tafsiran sendiri tentang siapa pelanggan. Syarikat yang sama muncul dengan ejaan berbeza, dan orang yang sama dihubungi oleh dua pasukan.
Tiada sesiapa melihat gambaran penuh sehingga balasan tiba dua kali atau pelanggan utama menyatakan ia tidak menerima apa-apa.
Keputusan yang perlu dimuktamadkan sebelum menggabungkan senarai
| Keputusan | Pilihan | Perkara yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Unit rekod pelanggan | Syarikat, kumpulan atau orang yang dihubungi. | Kumpulan dengan beberapa anak syarikat mungkin satu atau beberapa pelanggan untuk acara ini. |
| Penanggungjawab jemputan bagi setiap pelanggan | Unit dengan hubungan terbesar, ketua akaun atau pengganti bernama. | Pertikaian apabila dua unit mendakwa pelanggan yang sama. |
| Orang untuk dihubungi bagi setiap pelanggan | Satu orang bernama, atau satu bagi setiap unit. | Orang kanan di firma pelanggan menerima beberapa jemputan. |
| Mesej | Satu jemputan bersama, atau ayat khusus unit dalam templat. | Nada atau tawaran yang bercanggah. |
| Penggunaan data peribadi | Penggunaan data hubungan pelanggan untuk jemputan acara ini. | Tanya pegawai privasi anda sama ada penggunaan ini dibenarkan dan notis apa yang terpakai. |
| Pengecualian dan senarai jangan hubungi | Pelanggan yang tidak boleh dihubungi, contohnya semasa pertikaian. | Senarai jangan hubungi tidak dikongsi dengan semua unit. |
Siapa memegang senarai induk
Satu orang atau pasukan menyimpan senarai, biasanya pasukan acara, dan unit menghantar perubahan kepada mereka dan bukan mengedit salinan berasingan.
Penanggungjawab kanan memutuskan pertikaian tentang siapa menjemput pelanggan. Sepakati orang ini sebelum pertikaian pertama, bukan semasanya.
Langkah membina dan menggunakan senarai
- Minta setiap unit menghantar senarainya dalam format dipersetujui: organisasi, hubungan, unit, penanggungjawab hubungan.
- Padankan entri mengikut organisasi, sepakati ejaan dan gabungkan pendua.
- Tunjukkan hasil gabungan kepada setiap unit dan minta ia mengesahkan atau menandakan pelanggan dalam senarai jangan hubungi.
- Tetapkan satu penanggungjawab jemputan bagi setiap pelanggan dan satu orang untuk dihubungi, dan gunakan kriteria jemputan yang dipersetujui.
- Hantar jemputan daripada penghantar yang dipersetujui dan rekodkan balasan pada satu senarai, dengan perubahan dicatat dalam log keputusan.
Kesilapan yang sering berlaku
- Sebuah unit menghantar jemputan sendiri sebelum senarai induk dipersetujui.
- Pelanggan dalam senarai jangan hubungi dijemput melalui e-mel acara yang tidak disemak dengan senarai itu.
- Orang yang dihubungi di firma pelanggan telah berhenti kerja, tetapi hanya satu unit yang tahu.
- Balasan kembali ke peti mel unit dan tidak dimasukkan dalam senarai induk.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Makan malam pelanggan bersama untuk kumpulan perkhidmatan kewangan rekaan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Kumpulan Kewangan Contoh (rekaan) mempunyai unit perbankan, insurans dan pengurusan aset. Bersama, mereka memegang 420 hubungan pelanggan untuk makan malam 120 kerusi.
Penggabungan senarai menghasilkan 310 organisasi, 38 daripadanya muncul dalam dua atau tiga unit. Pasukan acara menetapkan unit dengan hubungan utama sebagai penanggungjawab jemputan, meminta setiap unit menandakan 11 pelanggan dalam senarai jangan hubungi, dan menghantar satu jemputan bagi setiap organisasi dengan ayat alu-aluan khusus unit.
Gunakan sendiri
Lembaran penanggungjawab jemputan pelanggan
Gunakan ini sebagai baris tajuk senarai induk dan isi bagi setiap organisasi pelanggan.
| Organisasi pelanggan | Unit perniagaan yang mempunyai hubungan | Penanggungjawab jemputan | Orang untuk dihubungi | Jangan hubungi atau pengecualian? | Jemputan dihantar (tarikh) | Balasan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nama seperti dipersetujui | Senaraikan semua unit | Seorang bernama | Nama dan peranan | Ya atau tidak, dengan sebab dan siapa meminta | Tarikh | Terima, tolak atau tiada balasan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua unit dengan senarai pelanggan kecil dan jelas berasingan.
- Seorang penanggungjawab kanan boleh menyelesaikan pertikaian dengan cepat.
- Senarai kebanyakannya hubungan yang dikenali, dengan sedikit pertindihan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiga unit atau lebih, dengan banyak pertindihan dan sistem berbeza.
- Dua penaja eksekutif dalam unit berbeza masing-masing menjangka mereka yang memutuskan siapa dijemput.
- Tiada sesiapa dalam pasukan mempunyai masa untuk menggabung, menyemak dan menyelenggara satu senarai.
Mahu satu senarai jemputan yang dipercayai semua unit?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan proses penggabungan senarai bersama unit perniagaan anda, menyimpan senarai induk dan senarai jangan hubungi, menjejaki balasan di satu tempat, dan membawa pertikaian tentang siapa menjemput kepada penanggungjawab kanan anda dalam nota keputusan ringkas. Hubungan pelanggan dan kelulusan siapa dijemput kekal di tangan anda. Hantarkan senarai setiap unit, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Unit mana patut menghantar jemputan?
Biasanya unit dengan hubungan utama, atau ketua akaun. Sepakati ini bagi setiap pelanggan sebelum menghantar, dan beritahu unit lain siapa yang menghantar.
Bolehkah kami menggunakan data pelanggan setiap unit untuk menghantar jemputan?
Tanya pegawai privasi anda. Sama ada data yang dikumpul untuk satu tujuan boleh digunakan untuk jemputan acara, dan notis apa yang terpakai, ialah keputusan mereka.
Bagaimana jika dua unit berkeras menjemput pelanggan yang sama?
Bawa soalan kepada penanggungjawab kanan yang dinamakan lebih awal, rekodkan keputusan, dan jemput sekali sahaja.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.