Rancang acara taklimat rakan kerjasama
Organisasi anda ada berita, sasaran atau perubahan untuk rakan kerjasama, dan taklimat menyampaikannya secara bersemuka.
Jawapan ringkas
Taklimat rakan kerjasama ialah sesi kerja dengan hadirin tertentu dan senarai pendek perkara yang patut diketahui, diputuskan atau dilakukan rakan selepasnya. Mulakan dengan menulis perkara itu, kemudian pilih format, senarai tetamu dan dewan, bukan sebaliknya.
Pemilik perniagaan bagi hubungan rakan kerjasama menentukan kandungan dan siapa dijemput. Pasukan undang-undang, pematuhan dan komunikasi menetapkan peraturan tentang apa yang boleh dikatakan dan dirakam. Perancang menyelaras orang, aturcara dan pembekal di sekitar keputusan itu.
Siapa terlibat dan apa tanggungjawab masing-masing
| Peranan | Bertanggungjawab atas | Perancang meminta |
|---|---|---|
| Ketua program rakan atau saluran | Tujuan, senarai jemputan, mesej utama | Taklimat satu halaman dan senarai jemputan diluluskan |
| Ketua produk, jualan atau teknikal | Kandungan sesi mereka | Garis besar sesi, nama penceramah, tarikh akhir slaid |
| Undang-undang, pematuhan atau risiko | Apa boleh dikongsi, dirakam atau ditulis | Peraturan bagi setiap sesi dan sebarang terma hadirin |
| Komunikasi | Nada, penjenamaan, pendirian akhbar dan sosial | Bahan diluluskan dan peraturan fotografi |
| Pengurus rakan | Hubungan dengan setiap rakan yang dijemput | Hadirin disahkan dan sebarang sensitiviti |
| Tempat dan pembekal | Dewan, AV, katering | Pengesahan bertulis tentang apa ditempah dan bila |
Keputusan yang membentuk taklimat rakan kerjasama
- Apa yang patut diketahui, diputuskan atau dilakukan rakan selepasnya? Hadkan kepada tiga hasil.
- Adakah ia kemas kini sehala, sesi kerja dua hala atau taklimat rasmi dengan Soal Jawab? Pilihan ini menentukan susun atur dewan dan masa setiap segmen.
- Siapa dijemput, dan mengikut kriteria apa? Lihat memilih kriteria jemputan taklimat rakan.
- Bahagian mana sulit dan mana terbuka? Lihat memisahkan kemas kini sulit daripada sesi awam.
- Adakah ia secara bersemuka sahaja, atau rakan menyertai dari jauh, dan adakah itu mengubah apa boleh dikongsi?
- Apa susulan yang dijangka rakan, dan siapa menghantarnya? Lihat menetapkan susulan pemasaran dan jualan.
Bentuk aturcara yang menghormati masa rakan
Rakan meluangkan masa daripada kerja sendiri untuk hadir, jadi aturcara patut berbaloi dengan perjalanan. Kebanyakan taklimat yang berjaya memendekkan pembentangan rasmi, memberi masa perbincangan, dan menyediakan satu blok supaya rakan dapat bertemu orang yang bekerja dengan mereka.
- Ketibaan dan pendaftaran, dengan hos yang dinamakan bagi setiap kumpulan rakan.
- Pembukaan: tujuan dan apa yang rakan akan bawa pulang, dalam sepuluh minit atau kurang.
- Sesi kemas kini utama, masing-masing dengan penanggungjawab jelas dan slot Soal Jawab tetap.
- Segmen kerja, seperti perbincangan meja, di mana rakan memberi input dan bukan hanya mendengar.
- Rehat dengan masa cukup untuk perbualan bermula dan berakhir.
- Penutup: langkah seterusnya, siapa menyusul, dan menjelang bila.
- Masa tidak formal pilihan, diasingkan supaya kandungan sulit tidak terbawa ke dalamnya.
Kesilapan yang sering berlaku
- Kandungan membesar kerana setiap pasukan dalaman mahukan slot, dan rakan duduk melalui bahan yang bukan untuk mereka.
- Perkara sulit muncul pada slaid yang dikongsi dengan hadirin bercampur.
- Jemputan pergi kepada rakan daripada peringkat berbeza tanpa penjelasan, dan sesetengah berasa dipinggirkan.
- Soal Jawab tidak diurus dan seorang rakan menguasai dewan.
- Tiada siapa menjaga susulan, jadi rakan tidak mendengar apa-apa selama beberapa minggu.
Menggunakan taklimat untuk menyelaraskan semua orang
Taklimat bertulis ringkas yang diluluskan ketua rakan, undang-undang dan komunikasi mencegah skop merebak. Pembina taklimat acara memberi struktur untuk tujuan, format, kawasan, tarikh, bilangan hadirin dan soalan terbuka, supaya perkara yang belum diketahui dicatat dan tidak diteka.
Anggap taklimat sebagai rujukan tunggal untuk pembekal, supaya tempat, AV dan katering membuat sebut harga berdasarkan fakta yang sama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Kemas kini saluran fiktif untuk rakan serantau
Organisasi dan angka fiktif, sebagai ilustrasi sahaja.
Sebuah syarikat perisian perusahaan (fiktif) mahu memberi taklimat kepada kira-kira 60 rakan serantau tentang perubahan program tahun depan. Ketua saluran menetapkan tiga hasil: rakan memahami peringkat rakan yang baharu, memberi maklum balas tentang proses menerima rakan baharu, dan mengetahui tarikh susulan.
Pasukan undang-undang menandakan dua slaid sebagai sulit dan menghadkan rakaman. Format separuh hari secara bersemuka dipilih, dengan dua kemas kini ringkas, sesi meja tentang proses menerima rakan baharu dan penutup yang menamakan orang yang akan menghantar pek susulan dalam minggu yang dipersetujui. Rakan yang tidak dapat hadir menerima ringkasan tanpa slaid sulit.
Gunakan sendiri
Pelan taklimat rakan kerjasama
Salin ke dokumen dan lengkapkan bersama ketua rakan, undang-undang dan komunikasi sebelum menempah tempat.
- Tujuan: apa yang patut diketahui, diputuskan atau dilakukan rakan selepasnya (maksimum tiga):
- Format: kemas kini, sesi kerja atau taklimat rasmi dengan Soal Jawab:
- Hadirin dan kriteria jemputan (diluluskan oleh):
- Siapa bertanggungjawab atas kandungan setiap sesi, dan tarikh akhir slaid:
- Apa yang sulit, dan siapa meluluskan apa yang ditunjukkan:
- Peraturan rakaman, fotografi dan catatan di dewan:
- Penyertaan jauh: ya atau tidak, dan apa berubah untuk tetamu jauh:
- Garis besar aturcara dengan masa, penanggungjawab dan slot Soal Jawab:
- Hos atau pengurus rakan bagi setiap kumpulan dijemput:
- Susulan: apa dihantar, oleh siapa dan menjelang bila:
- Keperluan pembekal dan tempat:
- Soalan terbuka, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kumpulan kecil rakan dan seorang penanggungjawab dalaman yang jelas.
- Kandungan stabil dan sudah melalui undang-undang dan komunikasi.
- Anda pernah mengendalikan taklimat serupa dan pembekal mengenali dewan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pasukan dalaman masing-masing menguruskan sebahagian kandungan, dan keutamaan mereka bertembung.
- Rakan mempunyai peringkat atau sensitiviti bercampur dan keputusan jemputan dipertikaikan.
- Anda memerlukan seseorang memegang taklimat, kelulusan, serahan pembekal dan susulan bersama.
Mahu taklimat dirancang dengan kelulusan tersusun?
Ketua projek persidangan boleh menyelaras taklimat, penanggungjawab sesi, kelulusan undang-undang dan komunikasi, proses jemputan, serahan pembekal dan tarikh susulan bagi taklimat rakan kerjasama, sementara pasukan anda terus menentukan mesej, senarai jemputan dan setiap keputusan kerahsiaan. Hantarkan apa yang anda ada daripada pelan di atas, termasuk perkara yang belum diketahui, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama taklimat rakan patut berlangsung?
Sependek yang masih mencapai hasilnya. Separuh hari sering sesuai untuk gabungan kemas kini dan sesi kerja, sementara satu kemas kini mungkin hanya memerlukan satu atau dua jam. Biarkan hasil menentukan, bukan tempahan dewan.
Patutkah rakan diberitahu apa yang sulit lebih awal?
Ya, dalam jemputan atau nota ringkas, menggunakan teks yang diluluskan pasukan undang-undang atau pematuhan anda.
Bolehkah kita merakam taklimat?
Pasukan undang-undang dan komunikasi anda yang memutuskannya. Nyatakan peraturan itu dengan jelas lebih awal.
Siapa menghantar susulan?
Namakan seorang sebelum hari itu, dan letakkan tarikhnya dalam sesi penutup.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.