Bila pasukan dalaman tidak memerlukan agensi acara
Pasukan anda pernah menganjurkan acara dan anda tertanya-tanya sama ada agensi akan menambah nilai kali ini.
Jawapan ringkas
Pasukan dalaman tidak memerlukan agensi apabila formatnya biasa, penanggungjawab jelas, pembekal dikenali dan beban kerja muat dalam jam yang orang ada. Dalam kes itu, perbelanjaan yang lebih baik ialah untuk pembekal sendiri dan dokumen yang jelas.
Semak empat perkara: adakah pasukan mengetahui format, adakah setiap keputusan ada penanggungjawabnya, adakah tenaga benar-benar ada dan bukan hanya diharapkan, dan adakah bahagian pakar ditangani pembekal. Jika keempat-empatnya benar, uruskan secara dalaman.
Apa yang sudah ada pada pasukan dalaman
Kebiasaan dengan ahli, jawatankuasa dan laluan kelulusan anda sendiri sukar dibeli. Pasukan dalaman yang diurus baik biasanya membawa perkara ini ke acara.
| Bidang | Biasanya kuat secara dalaman | Wajar disemak |
|---|---|---|
| Mengenali khalayak | Ahli, penceramah dan penaja sudah dikenali. | Sama ada senarai nama untuk dihubungi terkini. |
| Kelulusan | Laluan jawatankuasa difahami. | Sama ada setiap keputusan ada penanggungjawab dan tarikh. |
| Urusan dengan pembekal | Terma venue dan pembekal sedia ada. | Sama ada sebut harga dibandingkan atas skop yang sama. |
| Tenaga | Orang rapat dengan topik. | Sama ada kerja acara benar-benar muat dengan tugas lain mereka. |
| Apa yang anda beli | Tiada yuran agensi. Anda memikul penyelarasan sendiri. | Jika tenaga kurang, kosnya muncul sebagai kelewatan dan kerja lebih masa dan bukan sebagai invois. |
Tanda anda tidak memerlukan agensi
- Format pernah dijalankan dan pelan sebelumnya masih ada.
- Seorang individu bertanggungjawab atas acara dan mempunyai masa khusus untuknya.
- Anda memegang hubungan dengan venue dan pembekal utama.
- Aturcara dibina oleh jawatankuasa dan tidak diserahkan kepada pihak luar.
- Perkara pakar, seperti AV atau katering, dibeli terus daripada pembekal.
Kekurangan untuk ditampung walaupun kekal dalaman
- Pelan bertulis dan log keputusan supaya kerja tidak tinggal dalam satu peti mel.
- Seorang timbalan yang dinamakan jika penanggungjawab tiada.
- Senarai keperluan pembekal supaya sebut harga boleh dibandingkan dengan adil.
- Nota serahan selepas acara untuk tahun hadapan.
Sebelum anda melantik agensi
Jangan melantik agensi kerana ia terasa lebih selamat tanpa menyemak apa yang ia akan ambil daripada beban anda. Jika anda tidak dapat menamakan tugas yang akan diambil agensi, anda mungkin belum memerlukannya.
Bila jawapan berubah
Jika semakan kendiri menunjukkan keputusan tanpa penanggungjawab atau tenaga yang hanya diharapkan dan bukan benar-benar ada, langkah lebih kecil boleh membantu, seperti penilaian perancangan atau perbandingan dalaman dan luaran, sebelum komited kepada agensi penuh.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan fiktif kekal secara dalaman
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengamal Logistik Kesihatan mengadakan seminar separuh hari tahunan untuk kira-kira 120 ahli. Urus setia telah menjalankannya tiga kali, memegang pelan tahun lalu dan mempunyai susunan venue yang tetap.
Setiausaha melengkapkan semakan kendiri dan memperoleh enam daripada lapan, dengan timbalan yang dinamakan dan senarai keperluan pembekal satu halaman sebagai dua kekurangan. Mereka memutuskan tidak melantik agensi, menambah timbalan pada pelan, merekodkan keperluan pembekal dalam satu jadual dan menulis nota serahan selepas acara.
Gunakan sendiri
Semakan kendiri kesediaan dalaman
Jawab ya atau tidak. Enam atau lebih jawapan ya mencadangkan anda boleh mengendalikannya secara dalaman. Sebarang tidak ialah kekurangan untuk dibetulkan dahulu, bukan sebab untuk membeli secara automatik.
- Kami pernah menjalankan format ini dan masih ada pelannya.
- Seorang yang dinamakan bertanggungjawab atas acara dan mempunyai masa khusus untuknya.
- Keputusan jawatankuasa mempunyai penanggungjawab dan tarikh.
- Kami memegang hubungan dengan venue dan pembekal utama.
- Seorang timbalan yang dinamakan boleh menggantikan semasa ketiadaan.
- Pembekal pakar dilantik untuk AV, katering atau perkara teknikal lain.
- Kami boleh menyenaraikan keperluan pembekal dalam satu halaman.
- Kami tahu apa yang akan kami ubah kali depan dan akan merekodkannya.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Format biasa dan pelan wujud.
- Tenaga benar-benar ada dan mencukupi.
- Anda memegang hubungan pembekal utama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keputusan tiada penanggungjawab.
- Format baharu dan tiada siapa pernah menjalankannya.
- Orang yang mengendalikan acara lepas telah pergi dan tiada serahan.
Mahu pendapat kedua sebelum memutuskan?
Jika semakan kendiri anda menunjukkan satu atau dua kekurangan, penilaian perancangan boleh menyemak pelan anda dan memberi senarai tindakan keutamaan yang ringkas, tanpa mengambil alih acara. Jika kebanyakan jawapan ialah tidak, Event Blueprint boleh menulis skop, tanggungjawab dan keperluan pembekal untuk digunakan pasukan anda. Hantar keputusan semakan kendiri anda, dan kami membalas dengan langkah yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah berisiko menganjurkan persidangan tanpa agensi?
Tidak jika formatnya biasa, penanggungjawab jelas dan bahagian utama ditangani pembekal. Risikonya terletak pada tanggungjawab yang tidak jelas dan tenaga yang tidak realistik, bukan ketiadaan agensi.
Apa yang pasukan dalaman masih perlu beli?
Biasanya perkhidmatan pakar: venue, AV, katering dan sebarang produksi teknikal. Belilah dengan keperluan bertulis yang jelas.
Bila pasukan dalaman patut menimbang semula?
Apabila tenaga pasukan berkurang, format membesar, atau orang yang memegang pelan berhenti. Jalankan semakan kendiri sekali lagi pada saat itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.