Perunding acara atau agensi perkhidmatan penuh?
Anda perlu melaksanakan persidangan, dan dua jenis pembekal yang berbeza menawarkan bantuan.
Jawapan ringkas
Agensi perkhidmatan penuh biasanya menjual pelaksanaan: ia mengikat kontrak dengan venue, produksi dan pembekal lain di bawah satu perjanjian. Perunding menjual perancangan dan kepimpinan: skop, keputusan dan pemantauan, manakala anda atau pembekal pilihan anda memegang kontrak pelaksanaan.
Pilih mengikut apa yang anda kekurangan: agensi sesuai jika anda kekurangan tenaga pelaksana, dan perunding sesuai jika anda kekurangan pelan yang jelas serta seseorang untuk menggerakkan keputusan. Kami bekerja di kedua-dua hujung: pengurusan projek acara secara penyumberan luar untuk perancangan dan penyelarasan, dan pengurusan acara perkhidmatan penuh apabila kami mengurus skop yang dipersetujui dari awal hingga akhir.
Apa itu setiap pilihan, dari sudut pembelian
Kedua-dua istilah digunakan secara longgar di pasaran, jadi bandingkan skop secara bertulis dan bukan tajuk. Jadual ini menjadikan sebarang cadangan boleh dibandingkan.
| Soalan | Agensi perkhidmatan penuh | Perunding atau ketua projek acara |
|---|---|---|
| Siapa memegang kontrak pembekal? | Biasanya agensi, dan anda berkontrak dengan agensi. | Biasanya anda atau pembekal yang anda lantik, dengan perunding menyelaras. |
| Yuran berasaskan apa? | Harga pakej atau margin atas kos pembekal. Tanya yang mana, dan minta lihat sebut harga pembekal. | Yuran bagi masa perancangan dan penyelarasan atau skop tertentu. Kos pembekal dibayar berasingan. |
| Siapa memutuskan pembekal? | Agensi mencadangkan dan mungkin memilih daripada rangkaiannya sendiri. | Anda memutuskan, dengan perunding menyediakan keperluan dan membandingkan sebut harga. |
| Siapa menanggung risiko pelaksanaan? | Agensi, setakat yang dinyatakan dalam kontraknya. Baca pengecualian. | Setiap pembekal bagi kerjanya sendiri. Perunding bertanggungjawab atas skop penyelarasan yang dipersetujui. |
| Siapa yang memegang hubungan dengan pembekal? | Agensi. | Anda, dan ini berguna jika anda sudah mempunyai pembekal tetap. |
| Apa yang tetap anda pegang? | Kurang penglibatan harian, dan kadang-kadang kurang kejelasan kos. | Kawalan program dan perbelanjaan, serta lebih banyak usaha penyelarasan. |
Bila agensi perkhidmatan penuh sesuai
- Pasukan penganjur tiada tenaga untuk mengurus beberapa pembekal serentak.
- Acara memerlukan produksi, pentas atau logistik besar di bawah satu pihak yang bertanggungjawab.
- Bahagian perolehan mahu satu kontrak dan satu pihak yang menanggung liabiliti, dan menerima tahap kejelasan kos yang menyertainya.
Bila perunding atau ketua projek sesuai
- Anda sudah ada, atau mahu memilih sendiri, venue dan pembekal.
- Jawatankuasa mahu mengekalkan keputusan program dan bajet serta rekod yang jelas.
- Kekurangan terletak pada perancangan, skop, garis masa dan keperluan pembekal, bukan tenaga pelaksana.
- Bahagian kewangan mahu membandingkan sebut harga pembekal baris demi baris.
Bila kedua-dua pilihan belum diperlukan
Jika acara ialah seminar kecil yang berulang, pasukan anda mengendalikannya tahun lepas dan senarai pembekal sudah tetap, kedua-dua pilihan tidak diperlukan. Catat siapa buat apa dan simpan log keputusan.
Soalan untuk kedua-dua jenis pembekal
- Bahagian acara mana yang menjadi tanggungjawab anda, dan mana yang dipegang pembekal lain?
- Bagaimana yuran anda dibentuk, dan bolehkah saya melihat kos pembekal secara berasingan?
- Siapa orang yang saya berurusan dengannya, dan siapa menggantikan apabila beliau tiada?
- Dokumen apa yang saya terima pada akhirnya?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan membandingkan kedua-dua pilihan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Persatuan Fiktif Jurutera Perancang merancang forum sehari untuk kira-kira 300 ahli. Urus setia mempunyai dua kakitangan dan sudah ada venue serta pembekal AV pilihan.
Kekurangan mereka ialah garis masa, taklimat pembekal dan seseorang untuk mengejar keputusan. Mereka menilai pakej agensi rendah dari segi kejelasan kos dan pilihan perunding tinggi, lalu meminta setiap pihak mengesahkan secara bertulis siapa yang berkontrak dengan venue dan AV.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja perbandingan perunding dengan agensi
Salin untuk setiap cadangan. Beri markah 1 hingga 3 mengikut keperluan anda dan tulis satu baris bukti.
- Apa yang kami kekurangan (tenaga, pelan, keputusan, kuasa):
- Siapa memegang setiap kontrak pembekal:
- Bagaimana yuran dibentuk dan apa yang dikecualikan:
- Kos pembekal yang boleh kami lihat (ya/tidak, bagaimana):
- Siapa bertanggungjawab atas risiko pelaksanaan, secara bertulis:
- Ketua dan pengganti yang dinamakan:
- Apa yang tetap kami kawal:
- Dokumen serahan yang diterima:
- Markah dan syor:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai pembekal sudah tetap dan seorang individu boleh menyelaraskannya.
- Acara pernah diadakan dan pelan sudah ada.
- Kelulusan perbelanjaan mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada sesiapa dalam pasukan yang sempat mengurus pembekal dan keputusan sekali gus.
- Bahagian kewangan memerlukan skop dan perbandingan kos sebelum meluluskan perbelanjaan.
- Acara mempunyai beberapa pihak yang meluluskan dan rekod keputusan tiada.
Perlukan tahap sokongan yang sesuai dengan pasukan anda?
Jika anda menimbang perunding berbanding agensi, Event Blueprint boleh menukar keperluan anda kepada skop, garis masa, tanggungjawab dan keperluan pembekal yang boleh disebut harga oleh kedua-dua jenis pembekal. Jika anda mahu satu pihak mengurus acara dari awal hingga akhir, tanyakan tentang pengurusan acara perkhidmatan penuh. Cuba pemilih perkhidmatan dahulu, kemudian hantar apa yang ada, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah perunding lebih murah daripada agensi?
Belum tentu. Struktur yuran berbeza, jadi bandingkan jumlah kos bagi skop yang sama, termasuk kos pembekal yang dibayar berasingan, dan bukan yuran yang tertera sahaja.
Bolehkah saya menggunakan kedua-duanya?
Boleh, jika tanggungjawab ditulis supaya kerja dan yuran tidak bertindih. Nyatakan siapa berkontrak dengan setiap pembekal dan siapa bertanggungjawab atas setiap keputusan.
Adakah perunding mengendalikan acara pada hari acara?
Hanya jika skop menyatakannya. Setujui secara bertulis sama ada kehadiran di lokasi termasuk dan apa kuasa orang itu di sana. Bersama kami, kehadiran di lokasi boleh ditambah pada mana-mana peringkat, dan dalam pengurusan acara perkhidmatan penuh kami mengurus hari acara dalam skop yang dipersetujui.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.