Cara menetapkan skop penggantian sementara untuk peranan acara
Seorang yang penting akan tiada pada waktu kritikal; seseorang perlu mengisi peranan itu tanpa mewarisi segala-galanya.
Jawapan ringkas
Skop penggantian sementara menyatakan bahagian peranan yang diambil pengganti, apa yang boleh diputuskan dan dibelanjakan, kepada siapa mereka melapor, apa yang tetap dipegang orang yang tiada atau ditangguhkan, serta bila dan bagaimana peranan diserahkan semula.
Tulis sebagai satu halaman ringkas yang disahkan kedua-dua orang. Tanpanya, penggantian cenderung meluas sehingga pengganti dipersalahkan atas keputusan yang tidak pernah diberikan kepadanya.
Penggantian tidak sama dengan pertukaran
Mengisi peranan selama tiga minggu berbeza daripada menukar penyelaras secara tetap. Penggantian memastikan kerja bergerak; ia biasanya tidak mengubah pelan, bajet atau komitmen.
Jika ketiadaan tidak berpenghujung atau orang itu tidak kembali, gunakan serahan penggantian penyelaras.
Langkah-langkahnya
- Tetapkan tempoh ketiadaan: tarikh mula, jangkaan kembali dan apa yang berlaku jika tarikh kembali berubah.
- Senaraikan apa yang peranan itu lakukan dalam tempoh itu, menggunakan huraian peranan dan anggaran beban kerja.
- Susun setiap tugas kepada: diambil pengganti, ditangguhkan sehingga kembali, diagihkan semula kepada orang lain, atau dilakukan oleh orang yang tiada secara jauh.
- Pilih pengganti. Semak mereka ada masa dengan penganggar jurang kapasiti dan kemahiran dengan senarai semak kecekapan.
- Tetapkan had keputusan: apa yang pengganti boleh putuskan sendiri, apa yang memerlukan penanggungjawab acara dan had perbelanjaan yang ditetapkan oleh pemegang bajet.
- Namakan garis pelaporan dan orang untuk dirujuk apabila sesuatu di luar skop.
- Rancang serahan semula: serahan bertulis ringkas daripada pengganti, pertemuan dengan orang yang kembali dan rekod keputusan yang dibuat sementara itu.
Menyusun tugas
| Jenis tugas | Apa yang berlaku | Contoh |
|---|---|---|
| Kritikal masa | Pengganti mengambilnya dengan penanggungjawab yang jelas. | Mengesahkan bilangan akhir peserta kepada venue. |
| Banyak bergantung pada hubungan | Perkenalkan pengganti melalui mesej atau panggilan, atau kekalkan orang yang tiada terlibat jika boleh. | Penghubung penceramah dengan tetamu kanan. |
| Banyak bergantung pada keputusan | Keputusan tetap di tangan penanggungjawab acara atau diwakilkan dalam had yang dinyatakan. | Meluluskan perubahan aturcara. |
| Boleh menunggu | Ditangguhkan dengan nota tarikh ia bermula semula. | Reka bentuk tinjauan selepas acara. |
| Pakar | Tidak diliputi pengganti umum; aturkan orang yang pernah melakukannya. | Menjalankan sistem pendaftaran. |
Kepada siapa pengganti bertanggungjawab
Namakan seorang yang kepadanya pengganti melapor, biasanya penanggungjawab acara atau ketua urus setia, dan maklumkan kepada pembekal dan jawatankuasa.
Kuasa pengganti diwakilkan, bukan diwarisi. Nyatakan secara bertulis supaya pembekal tahu siapa boleh meluluskan.
Kesilapan lazim
- Skop hanya dinyatakan secara lisan, jadi pengganti terkejut dengan permintaan beberapa bulan kemudian.
- Tiada had perbelanjaan diberikan, lalu pengganti sama ada menyekat segalanya atau membuat komitmen terlalu banyak.
- Pengganti dijangka melakukan tugasnya sendiri sepenuhnya di samping peranan yang tiada.
- Orang yang kembali membatalkan keputusan yang dibuat semasa ketiadaannya tanpa memberitahu pengganti atau pembekal.
- Tarikh cuti dikongsi secara tidak rasmi dan pembekal terus menghantar e-mel kepada orang yang tiada.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tiga minggu penggantian untuk penyelaras aturcara
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Penyelaras aturcara sebuah institut pembelajaran rekaan akan tiada selama tiga minggu, sepuluh minggu sebelum persidangan dua hari. Eksekutif komunikasi bersetuju mengisi, dengan 40 peratus daripada beban kerja biasanya dilepaskan oleh pengurusnya.
Helaian skop memberi pengganti tanggungjawab mengesahkan penceramah dan mengendalikan panggilan pembekal mingguan. Perubahan aturcara tetap diputuskan oleh penanggungjawab acara. Pengganti boleh meluluskan perbelanjaan hingga had yang ditetapkan secara bertulis oleh pengurus kewangan. Reka bentuk tinjauan ditangguhkan sehingga penyelaras kembali, dan kerja sistem pendaftaran diatur dengan pasukan sokongan pembekal. Apabila kembali, satu halaman serahan semula menyenaraikan keputusan yang diambil dan satu pertanyaan penceramah yang masih terbuka.
Gunakan sendiri
Helaian skop penggantian sementara
Salin, lengkapkan bersama orang yang tiada dan pengganti, dan kongsi dengan penanggungjawab acara dan orang yang akan menghubungi pengganti.
- Peranan yang diganti dan siapa yang tiada:
- Tempoh ketiadaan: mula, jangkaan kembali, apa yang berlaku jika berubah:
- Pengganti dan masa yang dilepaskan (seperti dipersetujui pengurusnya):
- Tugas yang diambil pengganti (senarai, dengan tarikh akhir):
- Tugas ditangguhkan sehingga kembali (dengan tarikh mula semula):
- Tugas diagihkan semula kepada orang lain (tugas, orang):
- Tugas yang terus dilakukan orang yang tiada secara jauh dan cara menghubunginya:
- Keputusan yang pengganti boleh buat sendiri:
- Keputusan yang memerlukan penanggungjawab acara:
- Had perbelanjaan, siapa menetapkan dan di mana direkodkan:
- Pengganti melapor kepada / rujuk kepada:
- Siapa memaklumkan pembekal dan jawatankuasa, dan bila:
- Serahan semula: serahan bertulis daripada pengganti, tarikh pertemuan, keputusan yang dibuat sementara itu:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Ketiadaan singkat dan pengganti sudah mengenali acara.
- Hanya beberapa tugas perlu diganti dan selebihnya boleh menunggu.
- Penanggungjawab acara boleh dihubungi untuk keputusan yang tidak boleh dibuat pengganti.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ketiadaan jatuh pada minggu terakhir atau tempoh keputusan kritikal.
- Tiada sesiapa dalam pasukan mempunyai masa atau kemahiran yang sesuai.
- Peranan itu membawa hubungan pembekal atau pihak berkepentingan yang memerlukan kesinambungan.
Perlukan pengganti yang boleh menjalankan peranan untuk tempoh dipersetujui?
Ketua projek persidangan boleh mengisi bahagian penyelarasan sesuatu peranan untuk tempoh tetap: melaksanakan tugas yang dipersetujui, menyimpan log keputusan, memberi taklimat kepada pembekal dan menulis serahan semula. Jika anda memerlukan tenaga khusus di lokasi atau jauh untuk tempoh lebih lama, pengurus projek acara yang ditempatkan dalam pasukan anda lebih sesuai. Skop, had dan had perbelanjaan terletak pada organisasi anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah pengganti menandatangani kontrak?
Hanya jika penanggungjawab acara mewakilkannya secara bertulis dan peraturan organisasi anda membenarkan. Anggap kuasa menandatangani sebagai keputusan bagi pemegang bajet dan peraturan menandatangani organisasi.
Berapa banyak tugas biasa yang patut dilepaskan pengganti?
Minta pengurus mereka bersetuju terlebih dahulu dan tulis pada helaian skop. Jika jawapannya tiada, penggantian itu mungkin bukan kapasiti sebenar.
Bagaimana jika orang yang tiada sakit dan tidak dapat dihubungi?
Jangan bergantung pada orang yang tiada itu. Pastikan helaian skop boleh digunakan tanpa mereka dan letakkan keputusan sensitif pada penanggungjawab acara.
Adakah ketua projek sama dengan penggantian?
Ketua projek boleh menampung penyelarasan untuk skop tertentu; keputusan yang menjadi hak organisasi anda tetap di tangan organisasi anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.