Cara menyediakan pelan kakitangan siap sedia acara
Pasti ada yang lewat, sakit atau dipanggil pergi pada hari acara; anda mahu ada orang tertentu yang sudah bersedia.
Jawapan ringkas
Pelan kakitangan siap sedia menamakan orang yang ditetapkan sebagai simpanan, pos yang boleh mereka isi, pencetus yang memanggil mereka dan bila mereka dilepaskan. Ia senarai ringkas, bukan kru kedua yang penuh.
Bina pelan ini berdasarkan pos yang akan menghentikan acara jika kosong, dan sahkan setiap orang siap sedia terlatih untuk pos itu.
Apa yang ditampung oleh siap sedia
Siap sedia menampung kekosongan pada pos penting: meja pendaftaran tiada orang, pelari yang jatuh sakit, penghubung penceramah terperangkap dalam kesesakan. Pelan asas mesti cukup orang dahulu; siap sedia hanya menampung baki.
Jika pelan asas sudah memerlukan semua orang siap sedia untuk bekerja, pelan itu mempunyai jurang kapasiti yang tidak akan ditutup oleh siap sedia.
Langkah-langkahnya
- Pilih pos yang tidak boleh kosong, dengan pelan tenaga kerja sebagai sumber.
- Bagi setiap pos, tanya berapa lama acara boleh berjalan tanpanya sebelum masalah sebenar timbul. Ini menentukan kelajuan ketibaan orang siap sedia.
- Pilih orang siap sedia yang boleh melakukan pos itu. Semak latihan dengan senarai semak kecekapan.
- Tentukan di mana setiap orang menunggu: di lokasi, berdekatan dan boleh dihubungi, atau jauh. Siap sedia jauh tidak boleh menggantikan pos fizikal.
- Tulis pencetus bagi setiap pos: siapa boleh memanggil, dengan mesej apa, dan siapa menggantikan jika siap sedia pertama juga diperlukan.
- Sepakati bila mereka dibebaskan, contohnya selepas plenari, supaya orang siap sedia tahu bila mereka bebas.
- Beri taklimat kepada orang siap sedia selengkap kru asas. Mereka perlu tiba dengan tahu susun atur, nombor telefon dan nota serahan.
Di lokasi, boleh dihubungi atau jauh
| Jenis siap sedia | Sesuai untuk | Had |
|---|---|---|
| Di lokasi, dalam bilik sedia | Pos yang kekosongannya menjejas tetamu dalam beberapa minit, seperti pendaftaran atau kawalan pintu. | Mengikat seorang sepanjang tempoh itu dan memerlukan tempat menunggu. |
| Boleh dihubungi, berdekatan | Pos yang boleh menunggu sebentar, seperti pelari atau penghubung kedua. | Masa tiba bergantung pada jarak dan trafik. Minta anggaran jujur daripada orang itu. |
| Jauh, melalui telefon atau mesej | Penyelarasan, mengejar pembekal atau tugas dokumen. | Tidak boleh menggantikan pos fizikal. |
Siapa yang membenarkan panggilan
Namakan seorang yang boleh mengaktifkan siap sedia, biasanya penyelia atau ketua projek, dan seorang timbalan. Tanpa itu, sama ada tiada siapa memanggil atau tiga orang memanggil orang yang sama.
Rekodkan setiap pengaktifan dengan masa dan sebab. Ia memberitahu anda selepas itu sama ada pelan terlalu nipis.
Kesilapan lazim
- Orang siap sedia dinamakan tetapi tidak diberi taklimat, lalu tiba tanpa boleh melakukan pos itu.
- Orang yang sama menjadi siap sedia bagi dua pos dan kedua-dua kekosongan berlaku serentak.
- Penyelia dikira sebagai orang siap sedia.
- Tiada masa dibebaskan yang ditetapkan, jadi orang menunggu sepanjang hari tanpa tahu.
- Sukarelawan siap sedia tidak dibayar dan tidak diberitahu apa yang boleh dituntut. Putuskan tuntutan perbelanjaan dan makanan sebelum hari acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar ahli 300 orang dengan dua orang siap sedia
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah persatuan fintech rekaan mengadakan seminar sehari dengan lapan kru. Perancang menandakan pendaftaran dan bilik sedia penceramah sebagai pos yang tidak boleh kosong. Pendaftaran boleh berjalan dengan seorang kurang selama kira-kira lima belas minit sebelum barisan panjang, jadi siap sedia berdekatan sudah memadai. Bilik sedia tidak boleh ditinggalkan dalam 30 minit sebelum sesi.
Dua orang siap sedia dinamakan: sukarelawan pendaftaran terlatih yang menunggu di bilik kru hingga 9:30, dan seorang pelari yang boleh dihubungi dan hanya beberapa langkah dari dewan. Penyelia dan timbalan boleh mengaktifkan mereka dengan satu mesej. Kedua-duanya dilepaskan selepas plenari pertama, dan penyelia mencatat satu pengaktifan, seorang pelari lewat, yang menunjukkan pelan berfungsi.
Gunakan sendiri
Senarai siap sedia
Salin dan isi satu baris bagi setiap pos diliputi. Tambah baris jika seorang siap sedia menggantikan lebih daripada satu pos.
| Pos diliputi | Orang siap sedia | Menunggu di mana | Terlatih untuk pos? | Pencetus | Siapa boleh memanggil | Pengganti jika turut diperlukan | Masa dibebaskan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Meja pendaftaran | Di lokasi / Boleh dihubungi / Jauh | Ya / Tidak | |||||
| Bilik sedia penceramah | Di lokasi / Boleh dihubungi / Jauh | Ya / Tidak | |||||
| Pintu dewan | Di lokasi / Boleh dihubungi / Jauh | Ya / Tidak | |||||
| Penyelaras | Di lokasi / Boleh dihubungi / Jauh | Ya / Tidak |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kru anda kecil, saling mengenali dan acara hanya satu sesi.
- Pos tidak banyak dan pelan asas sudah ada sedikit ruang.
- Penyelia boleh memberi taklimat kepada orang siap sedia secara bersemuka.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pelan asas tiada ruang dan anda syak siap sedia akan menjadi kru tambahan yang tersembunyi.
- Siap sedia perlu menggantikan pos pakar yang tiada sesiapa dalam pasukan anda pernah lakukan.
- Beberapa hari, beberapa bilik atau banyak sumber kru menyukarkan peraturan panggilan kekal konsisten.
Mahu seseorang memegang keputusan panggilan?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan senarai siap sedia bersama anda, memberi taklimat kepada orang siap sedia dengan pek yang sama seperti kru dan memegang keputusan pengaktifan pada hari acara. Pos yang diliputi dan jumlah simpanan ialah keputusan anda; ketua projek menyelaras orang dan nota serahan. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa orang siap sedia diperlukan?
Tiada nisbah tetap. Mulakan daripada pos yang tidak boleh kosong dan seberapa cepat setiap kekosongan menimbulkan masalah, kemudian namakan seorang bagi setiap pos diliputi. Kongsi seorang untuk dua pos hanya jika kedua-dua kekosongan jarang berlaku serentak.
Bolehkah penyelia menjadi orang siap sedia?
Tidak digalakkan. Penyelia sudah menjadi orang yang menangani masalah. Penyelia yang mengisi pos tidak lagi mempunyai tenaga untuk membuat keputusan.
Adakah orang siap sedia perlu dibayar?
Itu bergantung pada organisasi anda, kontrak pembekal atau perjanjian sukarelawan. Putuskan sebelum acara dan beritahu setiap orang siap sedia apa yang terpakai.
Bagaimana jika siap sedia habis digunakan menjelang 10 pagi?
Anggap itu isyarat. Minta penyelia mencatatnya, hubungi simpanan seterusnya dan maklumkan penganjur, kerana pelan mungkin memerlukan lebih ramai orang untuk baki hari itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.