Memilih antara yuran projek dan pengurus acara khusus
Bahagian kewangan bertanya sama ada bantuan luar patut berupa projek tetap atau hari tertentu, dan jawatankuasa belum memutuskan.
Jawapan ringkas
Bayar yuran projek apabila skop, hasil kerja dan tarikh tamat boleh ditulis sekarang. Ambil pengurus acara khusus apabila kerja akan terus berubah, merangkumi beberapa acara, atau memerlukan seorang ditempatkan dalam pasukan anda pada hari yang dipersetujui setiap minggu.
Pilihan ini bergantung pada seberapa jelas anda dapat menerangkan kerja itu hari ini, bukan pada pilihan yang kelihatan lebih murah di atas kertas. Skop tetap yang terus dibuka semula menjadi mahal dengan cara lain.
Dua model dengan bahasa mudah
| Soalan | Yuran projek | Pengurus khusus |
|---|---|---|
| Apa yang dibeli | Hasil yang ditakrifkan: contohnya pek perancangan, atau penyelarasan satu persidangan mengikut skop dipersetujui. | Bilangan hari atau jam pengurus acara yang bekerja dalam pasukan anda. |
| Siapa menetapkan keutamaan | Dokumen skop. | Pengurus anda yang dinamakan, minggu demi minggu. |
| Cara perubahan dikendalikan | Perbincangan perubahan berbanding skop. | Menyusun semula tugas dalam hari yang sama. |
| Risiko utama | Skop terlalu ketat atau terlalu longgar untuk perkara yang timbul. | Hari digunakan untuk tugas bernilai rendah tanpa senarai yang jelas. |
| Titik semakan | Hasil kerja dan tarikh penting. | Keutamaan mingguan dan semakan berkala penggunaan hari. |
Soalan yang menentukan
- Bolehkah kerja diterangkan sebagai hasil kerja dengan tarikh tamat? Jika ya, condong kepada yuran projek.
- Adakah keutamaan berubah setiap minggu apabila keputusan jawatankuasa tiba? Jika ya, condong kepada pengurus khusus.
- Satu acara atau beberapa, atau program yang berjalan sepanjang tahun? Beberapa acara dan program sepanjang tahun lebih sesuai dengan pengurus khusus, atau pengurusan program berulang.
- Adakah seseorang dalam pasukan anda mempunyai masa untuk mengarah pengurus setiap hari? Tanpa orang itu, skop yang ditakrifkan lebih sesuai.
- Apa yang boleh diluluskan kewangan? Sesetengah organisasi lebih mudah meluluskan jumlah projek berbanding bilangan hari tanpa had.
Susunan campuran
Kedua-duanya tidak saling menafikan. Corak biasa ialah yuran projek untuk fasa perancangan, kemudian beberapa hari khusus yang ditempah untuk minggu sekitar pelaksanaan apabila keputusan bergerak pantas. Satu lagi ialah skop tetap untuk persidangan ditambah bilangan hari tambahan yang dipersetujui untuk kerja yang timbul.
Apa pun pilihan anda, tulis siapa boleh mengarah pengurus, cara permintaan tambahan direkodkan dan bila susunan disemak.
Apa yang dimasukkan dalam permohonan kelulusan
- Kerja yang diliputi, diterangkan sebagai hasil kerja atau senarai tugas mengikut keutamaan.
- Cara kemajuan dilaporkan dan kekerapannya.
- Apa yang berlaku jika skop bertambah atau hari habis.
- Siapa dalam organisasi yang mengarah kerja dan siapa meluluskan sebarang perubahan.
- Tarikh semakan untuk memutuskan sama ada meneruskan, mengubah atau berhenti.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urus setia memilih antara dua cara mendapatkan sokongan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Bersekutu mengadakan satu persidangan tahunan dan empat malam ahli. Ketua urus setia tiada timbalan dan jawatankuasa menukar fikiran tentang program hampir setiap minggu.
Urus setia mula-mula mempertimbangkan yuran projek tetap untuk persidangan. Semasa menulis skop, mereka mendapati program dan senarai penceramah masih terbuka. Mereka memilih hari khusus yang ditempah untuk sepuluh minggu sebelum persidangan, diarah oleh ketua urus setia melalui senarai keutamaan mingguan, dan skop tetap yang kecil untuk laporan selepas acara.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja keputusan model yuran
Isi bersama pasukan kewangan dan orang yang akan mengarah kerja. Beri markah 1 (yuran projek) hingga 5 (pengurus khusus) pada setiap baris.
| Soalan | Jawapan kami | Markah 1 hingga 5 |
|---|---|---|
| Bolehkah hasil kerja dan tarikh tamat ditulis sekarang? | ||
| Seberapa kerap keutamaan berubah? | ||
| Bilangan acara atau program yang diliputi: | ||
| Siapa akan mengarah pengurus setiap minggu? | ||
| Apa yang boleh diluluskan kewangan: jumlah atau bilangan hari? | ||
| Bilakah tarikh semakan? |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda ada seorang yang berkelapangan untuk mengarah pengurus dan senarai tugas yang jelas.
- Skop stabil dan dokumen perancangan ringkas sudah memadai.
- Keperluannya satu kemuncak dengan tarikh tamat tetap.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa orang memberi arahan dan keutamaan berubah setiap minggu.
- Bahagian kewangan mahu asas yang boleh dipertahankan untuk kelulusan tetapi skop belum jelas.
- Anda memerlukan tenaga sementara untuk lebih daripada satu acara.
Mahu menguji pilihan berdasarkan pelan anda sendiri?
Pengurus projek acara bersama pasukan boleh disediakan untuk hari yang dipersetujui dengan senarai tugas mengikut keutamaan dan tarikh semakan, manakala ketua projek atau Event Blueprint sesuai untuk kerja yang boleh ditetapkan skopnya sebagai hasil kerja. Beritahu kami bentuk kerja sekarang dan siapa yang akan mengarahnya, dan kami membalas dengan susunan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah yuran projek sentiasa pilihan lebih selamat untuk kewangan?
Hanya apabila skop stabil. Jika skop terus berubah, yuran dirundingkan semula berulang kali. Senarai tugas yang jelas dengan tarikh semakan boleh memberi kewangan kawalan yang sama terhadap hari khusus.
Bagaimana mengelakkan hari khusus terbazir?
Simpan senarai keutamaan yang ringkas, semak setiap minggu dan rekod untuk apa hari itu digunakan. Seorang dalam pasukan anda patut mengarah kerja.
Bolehkah kami mulakan dengan satu dan bertukar?
Boleh, jika perjanjian menyatakan cara dan masanya. Wujudkan tarikh semakan supaya perubahan menjadi keputusan yang dirancang.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.