Merancang sesi penasihat pelanggan dalam persidangan lebih besar
Pelanggan kanan anda hadir ke persidangan, dan pimpinan produk mahu satu atau dua jam bersama mereka secara tertutup.
Jawapan ringkas
Sesi penasihat pelanggan ialah perbincangan kecil, berjemputan dan biasanya sulit, dengan tujuan yang dipersetujui terlebih dahulu. Dalam persidangan, ia memerlukan jemputan, bilik, masa, fasilitator, pencatat dan peraturan tentang apa yang boleh keluar dari bilik itu.
Tentukan tujuan dan senarai tetamu dahulu, kemudian sesuaikan sesi dengan program awam supaya ahli penasihat tidak terlepas sesi yang membawa mereka. Tanya penasihat undang-undang anda syarat kerahsiaan yang diperlukan, dan jangan menggubalnya sendiri.
Tentukan tujuan sesi
Sesi penasihat gagal apabila ia sebenarnya pembentangan kepada pelanggan. Namakan satu atau dua soalan yang vendor mahu nasihat, contohnya bagaimana pelanggan mengutamakan ciri atau apa yang menyukarkan keputusan pembaharuan.
Jika tujuannya mengumumkan sesuatu, ia tergolong dalam program utama. Jika tujuannya mendengar pelanggan sebelum memutuskan, ia tergolong di sini.
Siapa dalam bilik
| Peranan | Apa yang dilakukan | Soalan untuk diputuskan |
|---|---|---|
| Ahli penasihat | Memberi pandangan terus terang tentang soalan yang ditetapkan. | Bagaimana mereka dipilih dan dijemput, dan adakah ada yang pesaing satu sama lain? |
| Penaja eksekutif vendor | Membuka, mendengar, berjanji memberi maklum balas. | Adakah mereka berada sepanjang sesi? |
| Ketua produk atau perkhidmatan | Membentangkan konteks secara ringkas dan mendengar. | Berapa ramai dalam bilik sebelum tetamu rasa kalah bilangan? |
| Fasilitator | Menjaga masa, berkongsi masa bercakap, melindungi suara senyap. | Orang dalam atau orang bebas? |
| Pencatat | Merekod pandangan dan tindakan. | Apa yang direkodkan, dan siapa melihatnya? |
| Penanggungjawab acara atau ketua projek | Mengurus jemputan, bilik, akses, jamuan dan masa. | Siapa memberitahu tetamu apa yang sulit? |
Sesuaikan dengan program awam
- Elakkan menjadualkan sesi pada waktu sesi yang didaftarkan ahli penasihat, terutamanya ucaptama dan sesi pelanggan dalam sektor mereka.
- Letakkan cukup awal supaya input penasihat boleh mempengaruhi baki persidangan, atau cukup lewat supaya tetamu sudah melihat berita produk. Pilih satu dengan sengaja.
- Beri tempoh ketibaan yang longgar. Eksekutif jarang masuk tepat pada waktunya.
- Gunakan jemputan berasingan, bukan laman pendaftaran awam, dan tanya keperluan makanan dan akses seperti peserta lain.
- Jangan menerbitkan sesi atau senarai ahli dalam agenda atau aplikasi awam kecuali vendor bersetuju secara bertulis.
Bilik dan peraturan kerahsiaan
Pilih bilik yang peribadi, senyap dan bukan di laluan utama. Tanya venue bagaimana pintu, dinding kaca dan sesi berdekatan menjejaskan privasi.
Tanya penasihat undang-undang vendor sama ada ahli penasihat memerlukan perjanjian kerahsiaan bertulis atau peringatan lisan, dan siapa menyimpan salinan bertandatangan. Gunakan jadual maklumat sulit untuk menyenaraikan apa yang akan dikongsi dan siapa boleh melihatnya.
- Sepakati sama ada telefon, komputer riba dan rakaman dibenarkan dalam bilik.
- Sepakati apa yang boleh dikatakan tentang sesi selepasnya, termasuk oleh kakitangan vendor sendiri.
- Kumpul dan simpan nota di bawah penanggungjawab yang dinamakan, bukan dalam folder kongsi terbuka.
Susulan yang menjadikan sesi berbaloi dihadiri
Ahli penasihat memberi masa kerana janji bahawa sesuatu akan berlaku. Sepakati siapa menghantar ringkasan pendek tentang apa yang didengar dan apa yang akan dilakukan, serta bila.
Rekod tindakan dalam log keputusan dan hubungkan dengan proses maklum balas yang lebih luas supaya pandangan penasihat tidak hilang dalam keputusan tinjauan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sesi penasihat perisian gaji rekaan
Organisasi dan angka rekaan, hanya sebagai ilustrasi.
Gaji Pintar, syarikat perisian gaji rekaan, mengadakan persidangan pengguna dua hari untuk 350 peserta dan menjemput 12 pelanggan kanan ke sesi penasihat 90 minit pada petang hari pertama. Pengarah produk mahu input tentang cara pelanggan merancang menangani perubahan peraturan dalam sistem mereka sendiri.
Penanggungjawab acara memindahkan sesi ke bilik mesyuarat peribadi jauh dari lantai pameran, menjadualkannya selepas ucaptama supaya ahli sudah melihat berita produk, dan memberi 15 minit untuk ketibaan. Penasihat undang-undang mengesahkan ayat kerahsiaan, fasilitator ialah ketua kejayaan pelanggan yang tidak membentangkan, dan ringkasan bertulis dihantar kepada ahli dalam seminggu.
Gunakan sendiri
Senarai semak perancangan sesi penasihat
Salin senarai ini, tetapkan penanggungjawab bagi setiap baris dan tandakan sebelum jemputan dihantar.
- Tujuan dalam satu ayat dan soalan yang vendor mahu nasihat:
- Senarai tetamu, cara dipilih, dan sebarang konflik antara ahli:
- Penaja eksekutif dan tempoh mereka akan berada:
- Fasilitator dan pencatat dinamakan:
- Tarikh dan masa yang mengelak sesi yang didaftarkan ahli:
- Bilik peribadi disahkan secara bertulis, dengan nota tentang pintu dan kaca:
- Syarat kerahsiaan disahkan oleh penasihat undang-undang vendor (soalan untuk penasihat, bukan pasukan acara):
- Peraturan telefon, komputer riba dan rakaman dimaklumkan kepada tetamu:
- Jemputan berasingan dihantar, bersama soalan akses dan makanan:
- Sesi tidak dimasukkan dalam agenda dan aplikasi awam kecuali diluluskan:
- Ringkasan dan penanggungjawab tindakan dipersetujui, dengan tarikh hantar:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kumpulan kecil, dikenali vendor dan sudah bertemu secara berkala.
- Seorang pegawai kanan bertanggungjawab atas tujuan dan susulan.
- Venue mempunyai bilik peribadi yang sesuai.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Sesi penasihat perlu disesuaikan dengan ucaptama, bilik praktikal dan layanan eksekutif.
- Beberapa pasukan vendor mahu input daripada pelanggan yang sama dan tiada siapa menyusun permintaan.
- Peraturan kerahsiaan, rakaman dan komunikasi perlu sampai kepada tetamu, penceramah dan kakitangan venue secara konsisten.
Perlu sesi penasihat dijadualkan bersama acara utama?
Ketua projek persidangan boleh memuatkan sesi ke dalam jadual induk, mengurus jemputan dan susunan bilik, dan memastikan soalan kerahsiaan berada di hadapan penasihat undang-undang anda sehingga dijawab. Tujuan, senarai tetamu dan keputusan susulan terletak pada pimpinan anda. Hantarkan tarikh persidangan anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah ahli penasihat mendapat pas persidangan?
Itu keputusan vendor. Putuskan sebelum menghantar jemputan, dan anggap akses ke program awam sebahagian daripada jemputan.
Bolehkah sesi dirakam?
Hanya jika ahli bersetuju terlebih dahulu dan penasihat undang-undang anda selesa. Ramai pasukan menggunakan pencatat sebagai ganti.
Berapa ramai terlalu ramai?
Apabila setiap ahli tidak lagi sempat bercakap. Jika kakitangan vendor lebih ramai daripada tetamu, kurangkan kehadiran vendor.
Bolehkah rakan atau penaja hadir?
Hanya jika tujuan memerlukannya dan ahli dimaklumkan. Hadirin bercampur mengubah sejauh mana orang berterus terang.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.