Mengurus soalan proksi dan undian melalui pihak berkuasa yang betul
Ahli menghantar e-mel ke peti masuk pendaftaran bertanya sama ada boleh menghantar proksi dan bagaimana undian dijalankan.
Jawapan ringkas
Peraturan proksi dan undian datang daripada perlembagaan persatuan dan, jika berkaitan, pendaftar atau undang-undang yang terpakai. Pasukan acara tidak mentafsirnya. Pasukan menyediakan laluan supaya setiap soalan sampai kepada orang yang boleh menjawab, dan jawapan kembali secara bertulis.
Bina laluan itu sebelum notis dihantar, kerana ahli mula bertanya pada hari ia tiba.
Apa yang ditanya, dan siapa menjawab
Soalan yang sama timbul pada kebanyakan AGM. Kelaskan kepada lima jenis supaya peti masuk tidak menjadi tempat peraturan dicipta.
| Jenis soalan | Contoh | Siapa menjawab |
|---|---|---|
| Soalan peraturan | Bolehkah ahli melantik mana-mana ahli sebagai proksi? Berapa proksi boleh dipegang seorang? | Setiausaha, dengan nasihat undang-undang atau pendaftar jika perlu |
| Soalan borang dan tarikh akhir | Di mana borang proksi, siapa menerimanya, bila tarikh akhir? | Setiausaha membekalkan jawapan; pasukan acara menerbitkan |
| Soalan kaedah undian | Angkat tangan, undi bertulis atau undi elektronik? | Majlis memutuskan dalam had perlembagaan; pengerusi mengumumkan |
| Soalan logistik | Di mana meja undian? Bila undi dibuka? | Pasukan acara |
| Pertikaian pada hari acara | Borang proksi tidak lengkap; ahli mencabar undi | Pengerusi, bersama setiausaha; direkodkan |
Menyediakan laluan
- Minta daripada setiausaha teks yang diluluskan bagi peraturan proksi, borang dan tarikh akhir pulangan.
- Terbitkan teks itu seperti dibekalkan, di satu tempat, dengan teks sama dalam setiap jemputan dan peringatan.
- Sediakan log dengan tarikh, soalan, orang yang menjawab dan jawapan diberikan.
- Tulis balasan sementara untuk soalan peraturan: soalan telah dihantar kepada setiausaha, dan jawapan akan dikongsi dengan semua ahli jika ia mengubah panduan.
- Sepakati siapa menerima dan menyimpan borang proksi lengkap, dalam format apa dan berapa lama.
- Beri taklimat kepada pasukan meja dengan nama orang untuk dirujuk pada hari itu.
Penyediaan undian, tanpa memilih kaedah
Majlis memilih kaedah undian dalam apa yang dibenarkan perlembagaan. Pasukan acara kemudian bertanya soalan praktikal: berapa orang, berapa lama undian di dewan, apa yang diperlukan pengira dan di mana kertas atau sistem diletakkan.
Jika undian elektronik dipertimbangkan, tanya setiausaha sama ada perlembagaan membenarkannya dan siapa menjalankannya. Pasukan acara menyelaras taklimat pembekal; keputusan terletak pada persatuan.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Pembantu acara menjawab soalan peraturan dari ingatan, kemudian mengulanginya kepada ahli lain.
- Ayat proksi berbeza dalam jemputan dan peringatan.
- Borang proksi tiba di beberapa peti masuk tanpa satu penjaga.
- Menukar kaedah undian pada hari acara untuk menjimatkan masa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dewan perniagaan rekaan menghalakan soalannya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Dewan Perniagaan Fiktif Selatan menerima 27 e-mel tentang proksi dalam minggu pertama selepas notis. Setiausaha membekalkan teks yang diluluskan dan borang, dan pasukan pendaftaran menyiarkan kedua-duanya di satu halaman.
Sembilan e-mel bertanya sesuatu yang sudah dijawab teks itu dan diberi pautan. Empat bertanya sama ada seorang ahli boleh membawa beberapa proksi; ini dihantar kepada setiausaha, yang menyemak perlembagaan dengan penasihat dan membalas. Setiap item ada dalam log, dan jawapan kemudian ditambah ke halaman.
Gunakan sendiri
Log soalan proksi dan undian serta senarai soalan setiausaha
Gunakan lajur log untuk setiap pertanyaan. Hantar soalan kepada setiausaha dan minta jawapan bertulis.
- Lajur log: tarikh diterima / ahli / soalan / kategori (peraturan, borang, kaedah, logistik) / dijawab oleh / jawapan / tarikh dikongsi.
- Siapa boleh dilantik sebagai proksi, dan adakah had bagi setiap orang? Sila petik klausa.
- Adakah tarikh akhir untuk borang proksi, dan siapa menerimanya?
- Siapa menyemak borang proksi lengkap, dan apa yang berlaku jika tidak?
- Apakah kaedah undian yang dibenarkan perlembagaan, dan siapa memilih?
- Siapa mengira undi dan siapa mengumumkan keputusan?
- Apakah rekod undian yang mesti disimpan, dan siapa menyimpannya?
- Apa yang boleh diterbitkan pasukan acara, dan atas nama siapa?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Sedikit ahli akan menggunakan proksi dan setiausaha boleh menjawab setiap pertanyaan dengan cepat.
- Kaedah undian ialah angkat tangan dan mudah di bawah peraturan anda.
- Seorang individu sudah menjaga peti masuk dan log.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Proksi banyak, dengan laluan borang yang tidak jelas.
- Undi bertulis atau elektronik memerlukan taklimat pembekal dan latihan.
- Beberapa pegawai menjawab ahli dengan cara berbeza.
Perlukan soalan proksi dan undian dihalakan dan dicatat untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan penghalaan, menyimpan log soalan, menerbitkan teks diluluskan dan menyelaras penyediaan undian yang anda tentukan. Tafsiran perlembagaan anda terletak pada setiausaha dan penasihat anda. Hantarkan soalan ahli yang sudah anda terima, dan kami membalas dengan cadangan skop. Anda boleh memetakan siapa menjawab apa dengan matriks tanggungjawab.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami menerbitkan soalan lazim proksi yang ditulis pasukan acara?
Hanya teks yang diluluskan setiausaha. Nyatakan sumber dan tarikh, dan kemas kini apabila setiausaha mengubah panduan.
Siapa patut menyimpan borang proksi lengkap?
Persatuan memutuskan. Namakan seorang penjaga, nyatakan format dan tempoh simpanan, dan elakkan borang berada di beberapa peti masuk.
Adakah undian elektronik dibenarkan?
Itu bergantung pada perlembagaan anda dan mana-mana undang-undang atau peraturan pendaftar yang terpakai kepada persatuan anda. Minta setiausaha dan penasihat persatuan mengesahkan sebelum mana-mana pembekal ditempah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.