Pelan sandaran untuk daftar masuk kod QR
Daftar masuk bergantung pada pengimbas, telefon dan rangkaian yang tidak sepenuhnya di bawah kawalan anda.
Jawapan ringkas
Tulis pelan sandaran sebelum hari acara: cara kedua mencari setiap tetamu, log manual untuk sesiapa yang dibenarkan masuk tanpa imbasan, dan pencetus jelas yang memberitahu ketua kaunter bila perlu bertukar.
Kapasiti sandaran lebih rendah daripada kapasiti biasa. Jalankan semula anggaran kadar daftar masuk dengan masa perkhidmatan manual yang lebih perlahan supaya anda tahu berapa petugas tambahan diperlukan.
Jenis kegagalan dan tindak balas yang sepadan
| Apa yang gagal | Tindak balas pertama | Rekod |
|---|---|---|
| Kod seorang tetamu tidak boleh diimbas | Cari mengikut nama atau nombor pendaftaran pada peranti kaunter. | Catat tetamu sebagai daftar masuk manual. |
| Bateri telefon habis atau skrin retak | Tawarkan laluan carian atau e-mel pengesahan pada peranti lain. | Catatan daftar masuk manual. |
| Satu pengimbas rosak | Tukar dengan pengimbas simpanan, kemudian catat pengimbas yang rosak. | Log peranti. |
| Rangkaian perlahan atau terputus | Beralih ke senarai luar talian pada peranti kaunter atau yang dicetak. | Log manual dengan masa. |
| Sistem pendaftaran tidak tersedia | Alihkan seluruh kaunter ke senarai bercetak dan log manual. | Masa penukaran dan siapa memutuskan. |
Apa yang ada dalam kit sandaran
- Peranti kedua dengan salinan luar talian senarai tetamu, jika sistem pendaftaran menyokongnya.
- Senarai bercetak yang disusun mengikut susun atur kaunter, dikunci apabila tidak digunakan. Tanya pegawai perlindungan data anda berapa lama ia boleh disimpan dan cara memusnahkannya.
- Helaian log manual dengan nama, kategori, masa dan inisial petugas.
- Pengimbas, pengecas dan sambungan kuasa simpanan.
- Wakil pembekal sistem pendaftaran, dengan nama orang yang akan menelefon mereka.
Menentukan bila bertukar
Namakan ketua kaunter sebagai pembuat keputusan dan tetapkan pencetus yang mudah, contohnya imbasan gagal bagi lebih daripada bilangan tetamu berturut-turut yang dinyatakan. Sepakati pencetus dengan pembekal pendaftaran lebih awal supaya ketua tidak perlu berbincang pada saat itu.
Selepas penukaran
- Simpan log manual di satu tempat dengan masa penukaran.
- Apabila sistem pulih, masukkan log manual ke dalamnya sebelum sesi seterusnya bermula.
- Bandingkan sistem dan log manual dalam penyelarasan daftar masuk anda.
- Rekodkan apa yang gagal supaya pembekal boleh memberi jawapan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Rangkaian venue yang perlahan pada waktu puncak
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Rangkaian lobi sebuah persatuan rekaan menjadi perlahan apabila 280 perwakilan tiba dalam 25 minit. Ketua kaunter melihat imbasan mengambil masa lebih lama dan menggunakan pencetus yang dipersetujui pasukan, memindahkan dua kaunter ke senarai luar talian.
Seorang sukarelawan mencatat daftar masuk itu secara manual. Dua kaunter itu lebih perlahan daripada biasa, jadi ketua memanggil dua sukarelawan simpanan daripada senarai yang telah diberi taklimat. Selepas sesi pembukaan, log manual dimasukkan ke dalam sistem.
Gunakan sendiri
Kad sandaran daftar masuk kod QR
Cetak untuk setiap ketua kaunter dan simpan satu salinan bersama ketua pendaftaran.
- Pencetus penukaran dan siapa memutuskan:
- Kaedah carian kedua (nama, nombor pendaftaran, e-mel):
- Lokasi senarai luar talian, kawalan akses dan pelan pemusnahan disahkan pegawai perlindungan data:
- Helaian log manual dicetak dan tempat disimpan:
- Lokasi pengimbas, pengecas dan sambungan simpanan:
- Wakil pembekal pendaftaran dan siapa menelefon:
- Petugas kaunter tambahan yang diperlukan dalam mod sandaran dan siapa mereka:
- Bila log manual dimasukkan ke sistem dan oleh siapa:
- Sandaran diuji pada (tarikh), oleh siapa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pembekal pendaftaran anda menyediakan mod luar talian dan wakil yang dinamakan.
- Acara kecil yang carian manualnya cepat.
- Anda boleh berlatih penukaran dengan pasukan kaunter.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa kaunter atau sesi bergantung pada satu rangkaian.
- Pembekal, venue dan penganjur masing-masing menganggap pihak lain akan mengendalikan kegagalan.
- Tiada sesiapa menguji laluan manual.
Mahu sandaran diuji sebelum hari acara?
Ketua projek persidangan boleh menulis pelan sandaran bersama pembekal pendaftaran dan venue anda, menjalankan latihan dengan pasukan kaunter, dan menyimpan pencetus, nombor untuk dihubungi dan log di satu tempat. Kongsikan susunan pendaftaran anda untuk membincangkan skop. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kita perlukan senarai bercetak selain salinan luar talian?
Laluan kedua wajar disediakan. Senarai bercetak mengandungi data peribadi, jadi tanya pegawai perlindungan data anda cara menyimpan dan memusnahkannya.
Bagaimana memberitahu tetamu apa yang perlu dibawa?
Masukkan pengesahan dan alternatif berasaskan nama dalam arahan ketibaan perwakilan anda.
Siapa menelefon pembekal?
Namakan seorang sebelum acara. Ketua kaunter harus mengekalkan kaunter berjalan semasa orang itu menelefon.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.