Apa perlu dibuat apabila tetamu tiba tanpa daftar
Seseorang tiba tanpa pendaftaran dan pasukan kaunter perlu tahu apa yang dilakukan sebelum barisan menyedarinya.
Jawapan ringkas
Sepakati tiga perkara sebelum acara: sama ada peserta tanpa pendaftaran dibenarkan langsung, siapa yang boleh meluluskan, dan apa yang direkodkan kaunter. Letakkan pada kad di kaunter pengecualian supaya tiada keputusan dibuat oleh sesiapa yang kebetulan berdekatan.
Venue dan pembekal katering menetapkan had bilangan. Tanya venue dan pembekal katering berapa ruang tambahan yang ada, dan anggap jawapan mereka sebagai had bilangan peserta tanpa pendaftaran.
Tetapkan dasar dahulu
Pilih satu daripada tiga: peserta tanpa pendaftaran tidak dibenarkan, dibenarkan dengan kelulusan bernama, atau dibenarkan dalam kategori terbuka hingga had tertentu. Jawatankuasa, bukan kaunter, membuat pilihan ini.
Nyatakan dasar pada laman pendaftaran dan dalam arahan ketibaan perwakilan supaya tetamu tahu sebelum hadir.
Siapa boleh meluluskan, dan atas asas apa
| Keadaan | Orang yang meluluskan | Rekod di kaunter |
|---|---|---|
| Tetamu jemputan yang pendaftarannya tiada | Ketua pendaftaran | Nama, sumber jemputan, masa. |
| Ahli datang tanpa mendaftar | Wakil keahlian atau urus setia | Semakan keahlian, laluan bayaran. |
| Rakan sekerja penceramah atau penaja | Wakil aturcara atau penaja | Siapa yang menjamin mereka. |
| Orang yang tidak dikenali | Pengerusi jawatankuasa atau wakil | Keputusan dan sebab. |
| Mana-mana peserta tanpa pendaftaran selepas had dicapai | Ketua pendaftaran merujuk kepada pengerusi | Senarai menunggu atau ditolak. |
Apa yang direkodkan kaunter dan di mana
- Nama, organisasi, cara dihubungi, kategori, nama orang yang meluluskan dan masa.
- Sama ada bayaran atau laluan invois terpakai, dikendalikan oleh wakil kewangan anda dan bukan di kaunter.
- Lencana peserta itu, dicetak dalam format yang sama seperti orang lain.
- Satu log bersama, supaya penyelarasan daftar masuk boleh memadankan setiap peserta tanpa pendaftaran dengan keputusan.
Semakan angka
Kira peserta tanpa pendaftaran apabila mereka dibenarkan masuk dan beritahu pembekal katering serta wakil venue jika bilangan melebihi apa yang dipersetujui. Lihat penyelarasan bilangan diet untuk bahagian katering.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Had yang ditetapkan oleh venue dan pembekal katering
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah badan profesional rekaan mempunyai 320 perwakilan berdaftar. Pembekal katering dan venue mengesahkan secara bertulis bahawa mereka boleh menampung sehingga 20 tetamu tambahan tanpa notis.
Jawatankuasa menetapkan had 20 peserta tanpa pendaftaran dengan urus setia sebagai orang yang meluluskan. Pada hari acara, 14 orang tiba, masing-masing direkodkan dengan inisial orang yang meluluskan. Bilangan sampai kepada pembekal katering menjelang tengah pagi.
Gunakan sendiri
Kad kelulusan dan log peserta tanpa pendaftaran
Simpan kad di kaunter pengecualian dan gunakan lajur log untuk setiap peserta tanpa pendaftaran.
- Dasar (tidak dibenarkan / kelulusan bernama / terbuka hingga had):
- Had dan siapa mengesahkan ruang tambahan (venue, katering):
- Orang yang meluluskan mengikut keadaan (jemputan, ahli, rakan penceramah, tidak dikenali):
- Laluan bayaran atau invois dan siapa mengendalikannya:
- Lajur log: masa, nama, organisasi, cara dihubungi, kategori, orang yang meluluskan, keputusan:
- Siapa memberitahu pembekal katering dan venue jika bilangan berubah:
- Ayat untuk senarai menunggu atau penolakan di kaunter:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Peserta tanpa pendaftaran dijangka sedikit dan seorang individu boleh meluluskannya.
- Venue dan pembekal katering telah memberi angka ruang tambahan secara bertulis.
- Bayaran atau invois boleh diuruskan selepas acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa kategori mempunyai peraturan berbeza, seperti ahli, penaja dan tetamu jemputan.
- Bayaran mesti diterima pada hari acara melalui laluan yang perlu disediakan.
- Bilangan peserta tanpa pendaftaran mungkin melebihi kemampuan venue atau pembekal katering.
Mahu peraturan peserta tanpa pendaftaran dipersetujui dan diberi taklimat?
Ketua projek persidangan boleh membawa dasar ini kepada jawatankuasa anda, mengesahkan ruang tambahan dengan venue dan pembekal katering, serta memberi taklimat kepada pasukan kaunter tentang siapa meluluskan apa dan cara merekod. Kongsikan bilangan pendaftaran semasa untuk membincangkan skop. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kita membenarkan peserta tanpa pendaftaran?
Itu keputusan jawatankuasa, berdasarkan ruang tambahan venue, katering dan jenis acara. Putuskan sebelum acara, bukan di kaunter.
Di mana peserta tanpa pendaftaran membayar?
Sepakati laluan bayaran dengan kewangan lebih awal. Kaunter tidak sepatutnya mengatur sendiri.
Bolehkah mereka mendapat lencana yang sama?
Boleh, jika stok lencana mencukupi. Masukkan mereka dalam aliran cetakan semula dan peraturan nama yang sama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.