Menyelaraskan data daftar masuk selepas acara
Pintu sudah ditutup, dan eksport pengimbas, log manual serta senarai pendaftaran menunjukkan angka yang sedikit berbeza.
Jawapan ringkas
Selaraskan dalam satu pusingan: mulakan daripada pendaftaran, tambah peserta tanpa pendaftaran, gunakan imbasan dan log manual, dan jelaskan setiap perbezaan dengan sebab dan sumber. Hasilnya satu angka kehadiran dan senarai pendek perkara yang belum dijelaskan.
Lakukan dalam sehari dua, semasa petugas kaunter masih ingat pengecualian. Kongsikan angka dengan kewangan, katering dan penaja hanya dalam bentuk yang diperlukan tujuannya.
Sumber yang perlu dikumpulkan
| Sumber | Apa yang ia beritahu anda | Kesilapan biasa |
|---|---|---|
| Senarai pendaftaran | Siapa dijangka hadir, mengikut kategori. | Pembatalan dan pemindahan tidak dikemas kini. |
| Eksport pengimbas | Siapa mengimbas dan bila. | Imbasan berganda, kegagalan pengimbas. |
| Log manual | Siapa dibenarkan masuk tanpa imbasan. | Masa tidak jelas atau tiada. |
| Log peserta tanpa pendaftaran dan pengecualian | Tambahan yang diluluskan dan keputusan. | Tidak dipadankan dengan lencana. |
| Imbasan sesi | Siapa masuk setiap bilik, jika diimbas. | Peraturan pengiraan berbeza daripada daftar masuk utama. |
Cara menyelaraskan
- Bekukan salinan setiap sumber dengan masa eksport.
- Senaraikan setiap orang berdaftar dan tandakan sebagai diimbas, manual, tidak hadir atau dibatalkan.
- Tambah peserta tanpa pendaftaran daripada log, satu baris setiap orang, dengan orang yang meluluskan.
- Buang imbasan berganda, kekalkan yang pertama dan catat yang kedua.
- Tulis sebab di sebelah setiap perbezaan antara sumber, atau tandakan sebagai belum dijelaskan.
Takrifan yang perlu ditetapkan dahulu
- Hadir bermaksud didaftar masuk sekurang-kurangnya sekali pada hari pertama, kecuali tujuan anda memerlukan yang lain.
- Tidak hadir bermaksud berdaftar, tidak dibatalkan dan tidak didaftar masuk di mana-mana.
- Pengganti dikira hadir, atas nama pengganti, dengan pendaftar asal dicatat.
- Nyatakan takrifan pada laporan supaya ia dibaca dengan cara yang sama kemudian.
Kegunaan angka
Katering akan mahu bilangan dibandingkan dengan apa yang dihidangkan; lihat penyelarasan bilangan diet. Penaja dan jawatankuasa patut menerima angka keseluruhan kecuali senarai bernama wajar dan dipersetujui dengan pegawai perlindungan data anda.
Simpan fail penyelarasan bersama log manual, dan putuskan dengan pegawai perlindungan data bila setiap satu akan dipadam.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Empat angka yang menjadi satu
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan mempunyai 320 berdaftar, 14 peserta tanpa pendaftaran, 292 imbasan dan 11 daftar masuk manual. Selepas membuang 5 imbasan berganda dan 6 pendaftaran yang dibatalkan melalui e-mel, kehadiran ialah 292 imbasan tolak 5 tambah 11 manual tambah 14 tanpa pendaftaran, iaitu 312.
Dua nama kekal tidak dijelaskan: mereka mengimbas tetapi senarai pendaftaran menunjukkan mereka dibatalkan. Urus setia menghubungi kedua-duanya, mendapati mereka memindahkan tempat, dan mengemas kini rekod. Laporan akhir menyenaraikan angka, takrifan yang digunakan dan dua pembetulan.
Gunakan sendiri
Helaian penyelarasan daftar masuk
Gunakan satu baris bagi setiap orang, dan ringkasan di atas. Isi ringkasan paling akhir.
| Baris | Bilangan | Sumber dan catatan |
|---|---|---|
| Berdaftar semasa tutup | Masa eksport pendaftaran: | |
| Dibatalkan sebelum acara | Sumber: | |
| Diimbas (unik) | Berganda dibuang: | |
| Daftar masuk manual | Nombor helaian log: | |
| Peserta tanpa pendaftaran dibenarkan | Log kelulusan: | |
| Pengganti | Log penggantian: | |
| Tidak hadir | Takrifan digunakan: | |
| Angka kehadiran | Dikira oleh (nama, tarikh): | |
| Perkara belum dijelaskan | Tindakan dan penanggungjawab: |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu sumber pendaftaran dan eksport pengimbas yang bersih.
- Beberapa pengecualian, semuanya dicatat di kaunter.
- Anda hanya memerlukan angka utama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa sumber pendaftaran atau beberapa acara yang perlu digabungkan.
- Penaja, badan profesional dan kewangan masing-masing memerlukan angka berbeza.
- Log kaunter disimpan dalam format berbeza atau tidak disimpan.
Mahu penyelarasan dibuat dan angka diluluskan?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul eksport dan log, menyelaraskannya kepada satu angka dengan takrifan jelas, dan bersetuju dengan kewangan serta jawatankuasa tentang siapa menerima versi yang mana. Kongsikan sumber dan keperluan laporan anda untuk membincangkan skop. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila patut kita menyelaraskan?
Dalam sehari dua semasa petugas kaunter masih ingat pengecualian. Bekukan salinan setiap sumber dahulu.
Bagaimana jika angka tidak dapat dipadankan?
Senaraikan sebagai belum dijelaskan dengan penanggungjawab dan tarikh, bukan melaraskan angka supaya sesuai.
Adakah kita kongsikan senarai imbasan mentah?
Kongsikan angka keseluruhan kecuali senarai bernama wajar. Tanya pegawai perlindungan data anda; lihat juga pengimbasan sesi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.