Menilai persidangan tahunan lebih daripada sekadar angka kehadiran
Kehadiran meningkat berbanding tahun lalu, dan jawatankuasa mahu tahu sama ada itu bermakna persidangan berjaya.
Jawapan ringkas
Kehadiran menunjukkan siapa yang datang, bukan sama ada persidangan menjalankan tugasnya. Nilai berdasarkan tujuan yang ditetapkan jawatankuasa, dan pilih beberapa ukuran bagi setiap satu sebelum acara, bukan selepasnya.
Bagi persidangan persatuan, bukti berguna biasanya meliputi penggunaan profesional ahli terhadap apa yang dipelajari, hubungan yang dibina, penyertaan dalam persatuan selepasnya, dan hasil kewangan.
Mulakan daripada tujuan
Tulis dua atau tiga tujuan yang ingin dipenuhi oleh persidangan, menggunakan ayat yang sama seperti dalam taklimat. Jika tujuan kabur, penilaian juga kabur.
Setiap tujuan mendapat satu atau dua ukuran dan seorang yang dinamakan untuk mengumpulnya. Kaitkan dengan perancang objektif ke ukuran jika anda mahu cara berstruktur untuk menyemak bahawa tiada tujuan yang tertinggal tanpa ukuran.
Bukti selain bilangan peserta
| Tujuan | Bukti yang mungkin | Dikumpul oleh | Bila |
|---|---|---|---|
| Pembelajaran profesional | Laporan sendiri peserta tentang apa yang akan diamalkan; soalan susulan selepas beberapa minggu | Tinjauan urus setia | Di acara dan 4 hingga 8 minggu kemudian |
| Hubungan antara ahli | Sampel perkenalan baharu yang dilaporkan; penggunaan direktori ahli selepas itu | Urus setia | Tinjauan susulan |
| Mengukuhkan persatuan | Pendaftaran untuk jawatankuasa atau kumpulan kerja; pertanyaan keahlian daripada peserta | Pegawai keahlian | Dalam 3 bulan selepas itu |
| Kualiti program | Penilaian sesi; semakan jawatankuasa sendiri berbanding tema | Pengerusi program | Dalam 2 minggu |
| Kemampanan kewangan | Sebenar berbanding bajet; sumbangan daripada pendapatan tiket | Penanggungjawab kewangan | Selepas invois akhir |
Mengumpul bukti tanpa beban berlebihan
- Pilih soalan lebih sedikit daripada yang anda sangka perlu dan letakkan yang paling penting dahulu.
- Tanya peserta tentang sesi tertentu hanya jika jawatankuasa akan bertindak berdasarkan jawapan.
- Gunakan susulan ringkas beberapa minggu kemudian untuk tingkah laku dan hubungan, kerana jawapan hujung hari lebih menunjukkan mood daripada penggunaan.
- Catat juga mereka yang tidak hadir: tanya sampel kecil mengapa mereka tidak datang.
- Putuskan sebelum acara siapa yang menganalisis keputusan dan bila jawatankuasa akan bermesyuarat untuk membincangkannya.
Berhati-hati dengan bukti
- Penilaian kepuasan mengukur keselesaan pada hari itu, bukan nilai profesional.
- Kadar maklum balas yang tinggi daripada ahli awal kerjaya tidak mewakili ahli kanan, dan sebaliknya.
- Laporan sendiri tentang tindakan yang dirancang ialah isyarat, bukan bukti perubahan amalan.
- Jangan menuntut kredit pembelajaran berterusan atau hasil profesional daripada keputusan tinjauan. Soalan tentang akreditasi dirujuk kepada badan akreditasi yang berkaitan.
- Bandingkan yang setara: perubahan venue atau format boleh menjejaskan penilaian sama seperti kandungan.
Ubah dapatan menjadi keputusan
Adakan semakan ringkas dalam beberapa minggu. Bagi setiap dapatan tanya apa yang jawatankuasa akan lakukan secara berbeza, siapa penanggungjawabnya dan bila. Kaedah keutamaan tindakan maklum balas membantu menyusun senarai.
Salurkan dapatan ke dalam menukar maklum balas ahli kepada keputusan program dan simpan rekod untuk jawatankuasa seterusnya. Selaraskan kehadiran, pendapatan dan pendaftaran menggunakan laporan penyelarasan kehadiran supaya angka di sebalik semakan sepadan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiktif menilai lebih daripada bilangan peserta
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Pelaburan menetapkan tiga tujuan: pembelajaran praktikal, hubungan antara ahli, dan merekrut sukarelawan jawatankuasa. Kehadiran ialah 310, meningkat daripada 270.
Tinjauan susulan pada minggu keenam mencapai 94 peserta. Lima puluh lapan berkata mereka telah menggunakan idea daripada sesi, 31 telah menghubungi seseorang yang mereka temui, dan 12 telah meminta menyertai kumpulan kerja. Jawatankuasa menilai dapatan itu sebagai kukuh dalam pembelajaran dan lebih lemah dalam hubungan, jadi ia menambah perkenalan berstruktur untuk tahun depan.
Gunakan sendiri
Jadual pelan penilaian
Isi ini sebelum acara. Tujuan tanpa ukuran, penanggungjawab dan tarikh ialah kekurangan yang perlu diatasi sekarang.
| Tujuan | Ukuran | Sumber | Penanggungjawab | Tarikh pengumpulan | Keputusan yang dipandunya |
|---|---|---|---|---|---|
| Contoh: pembelajaran praktikal | Peserta melaporkan mereka menggunakan satu idea, pada minggu ke-6 | Tinjauan susulan | Urus setia | 6 minggu selepas | Format sesi yang mana patut diulang |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa telah bersetuju pada tujuan yang jelas.
- Seorang kakitangan urus setia boleh menjalankan tinjauan ringkas dan meringkaskannya.
- Semakan dijadualkan bersama jawatankuasa.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tujuan tidak pernah ditulis, jadi tiada apa untuk dibandingkan.
- Bukti bertaburan antara pendaftaran, kewangan dan alat tinjauan dan tiada siapa menyelaraskannya.
- Urus setia tidak dapat menjalankan acara dan penilaian serentak.
Mahu penilaian dirancang bersama persidangan?
Jika penilaian cenderung tersisih selepas acara tamat, seorang ketua projek persidangan boleh menyepakati ukuran dengan jawatankuasa anda sebelum acara, menjadualkan susulan dan menghimpun keputusan untuk mesyuarat semakan. Jawatankuasa anda yang membaca dapatan dan memutuskan tindakan seterusnya. Hantar tujuan dan tarikh persidangan anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kehadiran ukuran yang tidak berguna?
Tidak. Ia sebahagian yang berguna daripada gambaran keseluruhan, terutamanya trend beberapa tahun. Cuma ia tidak menunjukkan sama ada persidangan memenuhi tujuannya.
Berapa lama selepas acara patut kami membuat susulan?
Beberapa minggu adalah lazim untuk tingkah laku dan hubungan. Pilih tarikh lebih awal dan kekalkan konsisten dari tahun ke tahun supaya keputusan boleh dibandingkan.
Patutkah kami meninjau mereka yang tidak hadir?
Sampel kecil boleh menjelaskan halangan seperti kos, masa atau kesesuaian. Pastikan ringkas dan tanpa nama jika boleh.
Bolehkah keputusan tinjauan menyokong tuntutan kredit pembelajaran?
Tidak. Sebarang soalan akreditasi atau kredit dirujuk kepada badan akreditasi yang berkaitan. Keputusan tinjauan ialah maklum balas, bukan bukti akreditasi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.