Menentukan sama ada persidangan tahunan patut berkembang atau kekal kecil
Pendaftaran meningkat dua tahun berturut-turut, dan seseorang bertanya sama ada persidangan patut berpindah ke venue yang lebih besar.
Jawapan ringkas
Pertumbuhan ialah cara, bukan matlamat. Putuskan dahulu untuk apa persidangan itu, kemudian tanya saiz yang mana menyokong tujuan itu dan yang mana benar-benar mampu dijalankan oleh persatuan.
Persidangan yang lebih kecil dan dihargai ahli boleh menjadi jawapan yang betul. Begitu juga yang lebih besar, jika jawatankuasa mempunyai tenaga, venue dan model pendapatan untuk menampungnya.
Apa yang berubah apabila persidangan berkembang
| Bidang | Kekal kecil | Berkembang |
|---|---|---|
| Pengalaman ahli | Perbualan di seluruh bilik; penceramah mengenali hadirin | Lebih anonim; perkenalan sesama ahli memerlukan struktur yang direka |
| Program | Satu atau dua trek; satu bilik mungkin mencukupi | Trek selari; lebih banyak keputusan penceramah dan bilik |
| Venue | Lebih banyak pilihan; susunan lebih mudah | Lebih sedikit venue yang sesuai; susunan bilik dan sesi pecahan perlu disahkan secara bertulis |
| Sukarelawan dan urus setia | Pasukan sedia ada boleh menampung | Lebih banyak peranan untuk diisi; sukarelawan baharu perlu dimaklumkan |
| Model pendapatan | Bergantung pada tiket dan penajaan sederhana | Kos tetap lebih tinggi; pendapatan bergantung pada tahap baharu itu dicapai |
Lima soalan sebelum sebarang keputusan
- Apakah tujuan persidangan, dan adakah hadirin yang lebih besar atau lebih kecil menyokongnya dengan lebih baik?
- Siapakah kehadiran tambahan itu: ahli yang tidak hadir, bukan ahli, atau ahli yang sama membawa rakan sekerja?
- Bolehkah jawatankuasa dan urus setia melaksanakan kerja tambahan tanpa gagal pada tahap sekarang?
- Adakah venue, program dan model pendapatan masih berfungsi pada tahap terendah jika pertumbuhan tidak berlaku?
- Apa yang majlis harapkan: faedah ahli, sumber hasil, atau cara membina profil profesion?
Uji pertumbuhan dengan senario
Bina senario kehadiran menggunakan trend pendaftaran sebenar, bukan semangat. Perancang senario dan ramalan pendapatan rendah, asas dan tinggi menunjukkan berapa pendaftaran yang diperlukan oleh acara yang lebih besar untuk pulang modal, dan apa yang berlaku jika tidak tercapai.
Minta venue mengesahkan had muatan bilik secara bertulis untuk susunan yang diperlukan. Lihat pengesahan kapasiti venue untuk soalan yang perlu ditanya, dan jangan bergantung pada angka brosur.
Sebab untuk kekal kecil
- Ahli menghargai keakraban dan menyatakannya dalam maklum balas.
- Jawatankuasa sudah terbeban dan setiap peserta tambahan menambah kerja.
- Venue yang lebih besar memerlukan komitmen jangka panjang yang tidak mampu ditanggung persatuan.
- Profesion ini sempit, dan hadirin yang lebih besar akan mencairkan kandungan.
Sebab untuk berkembang, dan tanda amaran
- Senarai menunggu konsisten selama beberapa tahun dan ahli ditolak.
- Program mempunyai lebih banyak cadangan baik daripada slot.
- Persatuan mampu menambah penyelaras atau ketua projek untuk kerja tambahan.
- Tanda amaran: pertumbuhan dicadangkan untuk menyelesaikan defisit yang sebenarnya masalah kos, bukan masalah kehadiran.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiktif menguji perpindahan daripada 250 kepada 400
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Kimia Industri melihat pendaftaran meningkat daripada 210 kepada 250 dan senarai menunggu 40 orang. Jawatankuasa mencadangkan venue lebih besar dan 400 peserta.
Kad skor menunjukkan pendapatan bergantung pada mencapai 340 untuk pulang modal, sukarelawan tidak dapat menampung trek kedua, dan ahli menghargai satu bilik. Jawatankuasa memutuskan menambah 50 tempat di venue sedia ada selepas mengesahkan susunan secara bertulis, menjalankan bengkel perintis ringkas pada waktu petang, dan menyemak semula selepas data setahun lagi diperoleh.
Gunakan sendiri
Kad skor berkembang atau kekal kecil
Nilai setiap baris rendah, sederhana atau tinggi dengan satu baris sebab. Corak lebih penting daripada sebarang jumlah.
- Adakah tujuan lebih baik disokong oleh hadirin yang lebih besar? (penilaian dan sebab):
- Bukti permintaan yang tidak dipenuhi: senarai menunggu, pendaftaran yang ditolak, permintaan ahli:
- Siapa peserta tambahan itu:
- Tenaga jawatankuasa dan urus setia untuk kerja tambahan:
- Pilihan venue yang disahkan secara bertulis untuk susunan yang lebih besar:
- Kehadiran pulang modal pada saiz yang lebih besar, dan hasil kes rendah:
- Kesan terhadap pengalaman ahli yang mereka katakan mereka hargai:
- Kualiti program: lebih banyak cadangan baik daripada slot?
- Harapan majlis tentang peranan persidangan:
- Keputusan, penanggungjawab dan tarikh semakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa mempunyai data permintaan yang jelas dan pertanyaan venue sudah ada.
- Kewangan boleh memodelkan senario.
- Majlis telah menyatakan apa yang diharapkan daripada persidangan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa berpecah dan kes bergantung pada pendapat.
- Pertumbuhan memerlukan trek kedua atau jenis venue yang berbeza dan tiada siapa pernah melakukannya.
- Urus setia memerlukan senario, keperluan pembekal dan pelan sukarelawan dihimpun untuk keputusan majlis.
Perlukan kes berkembang atau kekal kecil disusun?
Jika jawatankuasa memerlukan pilihan dan bukti sebelum memutuskan, seorang ketua projek persidangan boleh menghimpunkan senario, soalan venue dan pembekal serta kekurangan tenaga ke dalam satu kertas keputusan. Keputusan tentang saiz tetap di tangan majlis anda. Hantar angka pendaftaran dan pilihan venue anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana kami tahu sama ada permintaan itu sebenar?
Lihat senarai menunggu, pendaftaran berulang dan permintaan yang ditolak lebih daripada satu tahun. Satu tahun yang kukuh mungkin hanya kebetulan.
Patutkah kami berpindah ke venue yang lebih besar sebelum permintaan terbukti?
Biasanya tidak. Sahkan dahulu apa yang boleh ditambah di venue sedia ada, dan uji venue yang lebih besar dengan pengesahan bertulis tentang susunan dan had.
Bolehkah kami berkembang secara berperingkat?
Boleh. Menambah sedikit tempat atau satu sesi tambahan ialah ujian yang berisiko lebih rendah daripada perpindahan penuh. Catat apa yang dipelajari sebelum langkah seterusnya.
Bagaimana dengan sisi pendapatan acara yang lebih besar?
Lihat mengimbangi akses ahli dan pendapatan persidangan berbayar untuk pilihan harga dan keahlian yang datang bersama hadirin yang lebih besar.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.