Mengimbangi akses ahli dan pendapatan persidangan berbayar
Persidangan perlu menampung kosnya sendiri, dan ahli mengharapkan ia terasa seperti milik mereka.
Jawapan ringkas
Putuskan tujuan persidangan sebelum menetapkan harga. Jika ia faedah ahli, pendapatan mungkin kebanyakannya datang daripada persatuan dan penaja. Jika ia sumber hasil, peserta menanggung lebih banyak kos.
Kebanyakan persatuan berada di antara kedua-duanya. Tugasnya ialah menjadikan pilihan itu jelas, diluluskan majlis, dan kelihatan dalam kategori tiket.
Tiga soalan di sebalik setiap harga tiket
- Berapa bahagian kos persidangan yang akan ditanggung dana persatuan sendiri, dan siapa meluluskan angka itu?
- Ahli mana yang patut membayar kurang atau tidak perlu bayar, dan berdasarkan kriteria yang dinyatakan?
- Berapa yang dibayar oleh bukan ahli, dan adakah perbezaan itu menggalakkan penyertaan atau hanya menimbulkan rasa tidak puas hati?
Pilihan akses dan apa yang dikorbankan
| Pilihan | Membantu | Kompromi | Orang yang meluluskan |
|---|---|---|---|
| Tempat percuma atau bersubsidi untuk ahli | Jangkauan, nama baik, kehadiran ahli peringkat awal kerjaya | Dana persatuan atau penaja menanggung lebih kos; ketidakhadiran lebih mungkin apabila tempat percuma | Majlis atau lembaga |
| Kadar ahli dan kadar bukan ahli yang lebih tinggi | Nilai keahlian yang jelas; pendapatan daripada tetamu | Memerlukan semakan keahlian yang boleh dipercayai semasa pendaftaran | Majlis, dengan urus setia untuk semakan |
| Kadar berperingkat mengikut jenis ahli | Keadilan kepada pelajar, ahli bersara atau ahli luar bandar | Lebih banyak kategori untuk diterangkan dan disahkan | Majlis |
| Pas harian atau akses sesi tunggal | Halangan lebih rendah untuk ahli yang sibuk | Mengurangkan pendapatan persidangan penuh; merumitkan bilangan bilik dan katering | Jawatankuasa program dan penanggungjawab kewangan |
| Kadar kumpulan atau firma | Menggalakkan firma menghantar pasukan | Memerlukan peraturan penggantian dan tempat yang tidak digunakan | Penanggungjawab kewangan |
Serahkan keputusan kepada badan yang betul
Dasar harga ahli ialah perkara tadbir urus dan biasanya terletak pada majlis, bukan jawatankuasa persidangan. Jawatankuasa persidangan mencadangkan; majlis meluluskan.
Untuk pembahagian antara keputusan yang dipilih dan operasi, lihat memisahkan keputusan jawatankuasa terpilih daripada operasi persidangan dan membina faedah persidangan yang adil untuk ahli dan bukan ahli.
Uji anggaran pendapatan sebelum diumumkan
- Senaraikan kos tetap dan berubah menggunakan sebut harga terbaik yang ada dan tandakan setiap satu sebagai disebut harga atau dianggarkan.
- Modelkan kehadiran rendah, asas dan tinggi dalam ramalan senario dan bukan satu angka.
- Semak titik pulang modal menggunakan pendekatan pulang modal tiket dan tentukan apa yang persatuan akan lakukan jika kes rendah berlaku.
- Minta majlis meluluskan pelan itu, termasuk berapa defisit yang akan diterima.
Titik kegagalan khusus format ini
- Ahli membayar untuk tempat yang kemudian diberikan kepada rakan sekerja, tanpa peraturan penggantian.
- Tempat percuma ahli ditempah awal dan dibiarkan kosong, sementara senarai menunggu tetamu berbayar ditolak.
- Perbezaan kadar yang tiada siapa yang dapat mengesahkannya di pintu, membawa kepada pertikaian semasa pendaftaran.
- Wang penaja diandaikan dalam model pendapatan sebelum mana-mana penaja bersetuju, iaitu aliran kerja berasingan di bawah perancangan penajaan persidangan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiktif menetapkan pelan harga
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Pengurusan menjangka kira-kira 300 peserta. Majlisnya memutuskan bahawa persidangan patut menampung kos daripada tiket dan penaja, dengan persatuan menanggung kekurangan yang dinyatakan sehingga had tertentu.
Ahli membayar satu kadar, bukan ahli membayar kadar yang lebih tinggi, dan ahli pelajar menerima kadar yang dikurangkan dengan bukti status. Pendaftaran menyemak keahlian berbanding senarai urus setia, dan peraturan penggantian membenarkan pengganti bernama sehingga tarikh akhir.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja pelan harga
Lengkapkan ini sebelum mana-mana kategori tiket diterbitkan. Setiap baris memerlukan penanggungjawab dan, jika berkaitan, kelulusan majlis.
- Tujuan persidangan: faedah ahli, sumber hasil atau campuran (nyatakan):
- Bahagian kos yang akan dibiayai persatuan, dan siapa yang meluluskannya:
- Defisit maksimum yang akan diterima majlis:
- Kategori percuma atau dikurangkan dan kriteria bagi setiap satu:
- Struktur kadar ahli dan bukan ahli:
- Cara keahlian disahkan semasa pendaftaran, dan siapa yang bertanggungjawab atas senarai:
- Peraturan penggantian dan pembatalan, dan siapa yang memutuskan pengecualian:
- Peraturan kadar kumpulan atau firma, jika ada:
- Kes kehadiran yang digunakan untuk model pendapatan (rendah, asas, tinggi):
- Tarikh majlis mengesahkan pelan harga:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Majlis bermesyuarat tepat pada masanya dan jelas tentang tujuan persidangan.
- Data keahlian boleh dipercayai dan boleh disemak semasa pendaftaran.
- Kos dan kes kehadiran dimodelkan oleh seseorang dalam kewangan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Majlis dan jawatankuasa persidangan tidak bersetuju sama ada acara patut menjana wang.
- Peraturan pendaftaran terus berubah dan tiada siapa memegang versi akhir.
- Urus setia memerlukan anggaran pendapatan, peraturan pendaftaran dan bilangan untuk pembekal diselaraskan sebelum kelulusan.
Perlukan pilihan akses dan pendapatan dibentangkan untuk majlis?
Jika majlis memerlukan pilihan, kompromi dan laluan kelulusan yang jelas, seorang ketua projek persidangan boleh menyediakan pek pelan harga bersama penanggungjawab kewangan anda dan menyelaraskan peraturan pendaftaran dengan pembekal pendaftaran. Keputusan dasar harga dan keahlian tetap di tangan majlis anda. Hantar angka kos dan kehadiran anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah ahli sentiasa mendapat diskaun?
Tidak semestinya. Diskaun ialah satu cara menunjukkan nilai keahlian, tetapi sesetengah persatuan memasukkan persidangan dalam keahlian atau menetapkan satu harga. Majlis patut memilih dengan sengaja dan merekodkan sebabnya.
Bagaimana kami boleh menghalang ahli menyerahkan tempat kepada bukan ahli?
Tulis peraturan penggantian sebelum pendaftaran dibuka, wajibkan nama, dan semak status keahlian semasa pendaftaran. Tentukan lebih awal siapa yang mengendalikan pengecualian.
Bolehkah penaja menampung subsidi ahli?
Mereka boleh menyumbang, tetapi anggap pendapatan penaja tidak pasti sehingga dipersetujui secara bertulis. Rancang kes asas tanpanya dan tambah apabila disahkan.
Adakah harga tiket menjejaskan cukai atau kewajipan lain?
Mungkin. Minta akauntan atau penasihat cukai persatuan mengesahkan sebarang kesan cukai sebelum harga diterbitkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.