Kumpulkan rekod yang diperlukan badan pengakreditasi
Badan pengakreditasi telah meluluskan acara secara prinsip, dan kini mahu rekod daripada urus setia.
Jawapan ringkas
Badan pengakreditasi memutuskan rekod apa yang diperlukan dan sama ada kredit diberikan. Tugas urus setia ialah menyimpan senarai semak berdasarkan keperluan bertulis badan itu sendiri, mengumpul setiap item semasa acara berjalan, dan membentangkannya dalam bentuk yang diminta.
Mulakan senarai semak apabila permohonan dihantar, bukan selepas acara, kerana beberapa item seperti kehadiran dan versi program tidak boleh dicipta semula kemudian.
Bina senarai daripada keperluan badan sendiri
Minta keperluan dan syarat bertulis daripada badan, dan salin ke dalam senarai semak tanpa diubah. Jangan membuat andaian tentang keperluan berdasarkan acara lain.
Setiap baris patut menamakan item, siapa memegangnya, bila ia dicipta dan tarikh badan memerlukannya.
Kategori rekod lazim untuk ditanya
| Kategori | Soalan untuk badan | Siapa memegang semasa acara |
|---|---|---|
| Program | Versi dan butiran program mana yang mesti dihantar? | Urus setia, dengan kelulusan jawatankuasa |
| Objektif pembelajaran atau huraian sesi | Adakah ia mesti dalam format tertentu? | Jawatankuasa saintifik membekalkan; urus setia memformat |
| Maklumat penceramah | Perisytiharan atau pendedahan apa mesti dikumpul? | Jawatankuasa saintifik menetapkan kandungan; urus setia mengumpul |
| Kehadiran | Bagi setiap sesi atau hari, dan dalam bentuk apa? | Urus setia, melalui daftar masuk atau imbasan |
| Penilaian atau maklum balas | Adakah ia diperlukan, dan apa kandungannya? | Badan menentukan; jawatankuasa meluluskan soalan; urus setia mengumpul |
| Perubahan selepas kelulusan | Bagaimana dan bila perubahan mesti dilaporkan? | Urus setia mencatat; jawatankuasa memutuskan kandungan |
| Sijil dikeluarkan | Adakah salinan atau senarai diperlukan? | Urus setia |
Menjalankan senarai semak
- Cipta senarai semak daripada keperluan bertulis badan dan hantar kepada pengerusi dan wakil jawatankuasa untuk pengesahan.
- Tandakan setiap item dengan penanggungjawab dan tarikh, dan semak pada setiap mesyuarat projek.
- Kumpul kehadiran dan versi program apabila ia berlaku, menggunakan penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan untuk memastikan versi program boleh dijejak.
- Catat perubahan program selepas kelulusan dalam nota pembina aturan pelaksanaan acara dan laporkan kepada badan seperti diperlukan.
- Selepas acara, susun bukti dalam format yang diminta badan dan hantar melalui saluran yang dinamakan badan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Simposium dua hari dan permintaan tiga item
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Badan pengakreditasi sebuah persatuan dermatologi rekaan meminta program akhir, rekod kehadiran setiap sesi dan senarai sijil dikeluarkan. Urus setia membina senarai semak dengan tiga item itu dan tarikh akhir, dan menambah baris keempat bagi perubahan program selepas kelulusan kerana syarat badan menyebutnya.
Pada hari kedua satu sesi dialihkan. Urus setia mencatat perubahan, memaklumkan badan seperti dikehendaki syaratnya, dan melampirkan versi 3 program pada pek bukti.
Gunakan sendiri
Senarai semak bukti akreditasi
Satu baris bagi setiap item yang badan pengakreditasi perlukan. Isi lajur pertama daripada keperluan bertulis badan.
- Jangan tambah keperluan yang tidak dinyatakan badan.
- Kemas kini lajur status pada setiap mesyuarat projek.
- Simpan pek dalam format dan saluran yang dinamakan badan.
| Keperluan (kata badan) | Dokumen sumber | Penanggungjawab | Bila dicipta | Perlu diserah kepada badan | Status | Tempat simpanan |
|---|---|---|---|---|---|---|
Guna alat percuma: Penyemak bahan persidangan dan versi terjemahan
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu badan pengakreditasi dengan senarai keperluan jelas dan acara kecil.
- Seorang ahli pasukan boleh mendaftar kehadiran dan menyimpan versi program.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa badan pengakreditasi dengan senarai bukti berbeza bagi satu program.
- Bukti dipegang oleh jawatankuasa, penceramah, venue dan pasukan pendaftaran dan tiada siapa memegang keseluruhan senarai.
Perlukan bukti dikumpul semasa acara berjalan?
Ketua projek persidangan boleh membina senarai semak daripada keperluan bertulis badan, menugaskan penanggungjawab, mengumpul rekod kehadiran dan versi semasa acara dan menyusun pek. Apa yang badan perlukan, dan sama ada kredit diberikan, tetap keputusan badan. Hantar keperluan bertulis badan dan tarikh acara anda; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana jika badan belum memberitahu apa yang diperlukan?
Tanya secara bertulis, dan rekod jawapannya. Jangan meneka daripada acara lain.
Bolehkah urus setia menulis objektif pembelajaran?
Tidak. Jawatankuasa saintifik membekalkan kandungan. Urus setia boleh memformatnya seperti diminta badan.
Berapa lama bukti patut disimpan?
Tanya badan, dan tanya organisasi anda tentang penyimpanan rekod yang menamakan individu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.