Pengalaman persidangan dalam talian dan di lokasi
Program anda ada dua puluh perkara, dan jawatankuasa asyik bertanya sama ada setiap satu akan disiarkan.
Jawapan ringkas
Tentukan mengikut pengalaman, bukan tajuk sesi. Bagi setiap bahagian program, tanya apa yang diperoleh peserta apabila hadir dan sama ada peserta jarak jauh boleh mendapat versi yang adil.
Kebanyakan persidangan akhirnya mempunyai empat kumpulan: pengalaman yang direka untuk kedua-dua khalayak, pengalaman di lokasi yang boleh ditonton secara jarak jauh, pengalaman di lokasi sahaja, dan beberapa item dalam talian sahaja. Menulis perkara ini awal menetapkan skop pembekal, bajet dan beban kerja.
Mulakan dengan tujuan pengalaman itu
Ucaptama wujud untuk didengar dan dilihat, jadi ia mudah dikongsi jauh. Meja bulat wujud untuk pertukaran pandangan terus terang dalam bilik, jadi kamera boleh mengubah apa yang dikatakan.
Senaraikan tujuan setiap perkara dalam program dalam beberapa patah perkataan sebelum memilih tempatnya. Pilihan kemudian mengikut tujuan, bukan kebiasaan.
Empat peringkat untuk mengelaskan setiap perkara
| Peringkat | Maksudnya | Contoh biasa | Tambahan beban kerja |
|---|---|---|---|
| A. Direka untuk kedua-duanya | Direka supaya peserta jauh dan peserta di bilik mengambil bahagian bersama. | Ucaptama, panel pleno, sesi penutup | Moderator dalam talian, saluran soalan jauh, latihan dengan penyedia platform |
| B. Di lokasi, boleh ditonton dalam talian | Bilik diutamakan; peserta jauh hanya memerhati. | Sesetengah bengkel, anugerah, ceramah makan tengah hari | Liputan kamera dan audio dipersetujui dengan pembekal AV, tiada penyertaan jauh untuk diurus |
| C. Di lokasi sahaja | Tidak disiarkan atau dirakam. | Meja bulat sulit, sesi berhubung sesama peserta, lantai pameran, makan malam | Peserta jauh perlu nota jujur tentang apa yang tidak akan mereka lihat |
| D. Dalam talian sahaja | Dicipta untuk peserta jauh. | Taklimat pra-persidangan, bengkel khas dalam talian | Hos dan lembaran aturan berasingan, jadi kira sebagai sesi tambahan |
Soalan yang boleh menukar peringkat sesuatu perkara
- Adakah penceramah atau panel akan bercakap bebas jika tahu ia disiarkan? Tanya mereka, jangan andaikan.
- Adakah sesi bergantung pada perkara fizikal: demonstrasi, latihan amali, perbincangan di meja?
- Bolehkah peserta jauh bertanya, mengundi atau menyumbang tanpa peserta di bilik menunggu mereka?
- Adakah perkara itu membawa kandungan penaja, ahli sahaja atau sulit yang mengubah siapa boleh menonton? Lihat hak rakaman bagi program fizikal dan maya.
- Adakah sebab zon waktu atau kehadiran yang menyebabkan peserta jauh hanya menonton sesetengah sesi secara langsung?
Kira kos setiap peringkat sebelum bersetuju
Peringkat A paling mahal kerana ia memerlukan orang dan juga peralatan: seseorang untuk memerhati khalayak jauh, taklimat penceramah yang meliputi kedua-dua kumpulan dan pelan serahan tugas. Naikkan perkara ke Peringkat A hanya jika penanggungjawab program boleh menamakan siapa menjaga bahagian jauh.
Minta pembekal AV dan platform meletakkan harga mengikut peringkat, bukan satu jumlah, supaya kewangan dapat melihat apa yang berubah apabila sesuatu dipindahkan. Penyemak kelengkapan RFP membantu anda memastikan setiap peringkat ada dalam permintaan.
Beritahu peserta jauh apa yang mereka dapat
Terbitkan peringkat setiap sesi dalam program dengan bahasa mudah: langsung dan interaktif, tontonan langsung sahaja, atau di lokasi sahaja. Peserta jauh kemudian memilih dengan maklumat yang sama seperti orang lain.
Ayat tentang harga dan akses ialah tugas pihak kewangan; lihat menetapkan harga penyertaan fizikal dan maya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan logistik fiktif mengelaskan program dua hari
Organisasi fiktif dan angka ilustrasi, bagi menunjukkan kaedahnya.
Persatuan Logistik Contoh yang fiktif mempunyai 22 perkara program sepanjang dua hari. Jawatankuasanya mengelaskan: 7 ke Peringkat A (ucaptama pembukaan, empat panel pleno, sesi soal jawab dengan pengawal selia dan penutup), 6 ke Peringkat B, 8 ke Peringkat C dan 1 ke Peringkat D, iaitu taklimat dalam talian seminggu sebelumnya.
Meja bulat Peringkat C kekal tertutup kerana ahli berkata mereka lebih terbuka apabila tiada rakaman. Urus setia menambah satu baris dalam program untuk menerangkannya, dan meminta setiap sebut harga AV dipecahkan kepada 7 perkara Peringkat A dan 6 perkara Peringkat B.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja pengelasan sesi
Salin satu baris bagi setiap perkara program dan lengkapkan bersama penanggungjawab program sebelum sebarang sebut harga pembekal diminta.
| Perkara | Tujuan dalam satu baris | Peringkat (A/B/C/D) | Penceramah bersetuju akses jauh? | Siapa menjaga peserta jauh? | Nota dalam program |
|---|---|---|---|---|---|
| Ucaptama pembukaan | Menetapkan tema untuk semua peserta | A | Perlu disahkan | Moderator dalam talian | Langsung dan interaktif |
| Meja bulat ahli | Pertukaran pandangan terus terang | C | Tidak berkenaan | Tiada | Di lokasi sahaja |
| (tambah perkara anda) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Program kurang daripada sedozen perkara dan seorang individu menguruskan semuanya.
- Kebanyakan perkara ialah ucapan pleno yang jelas sesuai untuk siaran.
- Pembekal AV anda pernah mengendalikan format anda dan boleh meletakkan harga mengikut peringkat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa mahu sesi masing-masing dilayan berbeza dan tiada yang memutuskan pengelasan akhir.
- Penceramah, ahli atau penaja mempunyai pendirian bercanggah tentang apa yang boleh disiarkan.
- Kewangan memerlukan kos setiap peringkat sebelum meluluskan format hibrid.
Mahu pengelasan diputuskan dan ditulis?
Ketua projek persidangan boleh mengendalikan pengelasan sesi bersama penanggungjawab program anda, mengumpul pendirian penceramah, menukar peringkat kepada senarai keperluan pembekal dan melaporkan kos serta beban kerja setiap peringkat untuk kelulusan anda. Program dan keputusan akhir terletak pada anda; pengeluaran audiovisual dan penstriman diuruskan oleh pembekal pakar anda. Hantarkan senarai program anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah setiap sesi perlu disiarkan?
Tidak semestinya. Menyiarkan semua menambah skop pembekal dan beban moderasi. Pilih sesi yang memberi nilai sebenar kepada peserta jauh, dan nyatakan dengan jelas sesi yang di lokasi sahaja.
Siapa membuat keputusan akhir tentang peringkat?
Penanggungjawab program, dengan kewangan mengesahkan kos dan pengerusi jawatankuasa meluluskan. Penceramah patut ditanya sebelum sesi diletakkan di Peringkat A atau B.
Bolehkah peringkat berubah kemudian?
Boleh, tetapi setiap perpindahan mengubah skop pembekal, taklimat penceramah dan teks program. Tetapkan tarikh selepas itu peringkat dikunci kecuali penanggungjawab program meluluskan perubahan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.