简要回答
服务连续性应当以书面约定。项目负责人是独立工作的，所以要问的是：负责人缺席几天时，哪些安排能让团队继续推进。
指定的替补人选在约定并写入范围后，成为您合作的一部分。
可以约定的内容
| 安排 | 双方需要做什么 |
|---|---|
| 共享工作文件 | 计划、时间表、决策记录和供应商文件放在您的团队可以打开的位置，并写明负责人。 |
| 交接包 | 当前状态、未决事项、供应商联系方式和截止日期的最新汇总。见交接包生成器。 |
| 约定的汇报节奏 | 定期发送状态说明，以便及早发现空档。 |
| 指定的替补 | 约定时设立：指定一位人选，写明其可决定的事、需等您决定的事，以及由谁向其交代情况。 |
| 客户方副手 | 您团队中熟悉所有资料位置、能批准日常决定的人。 |
交接包能提供什么
交接包能让他人接手计划和决策记录。供应商关系需要时间建立，所以请写明替补可以决定什么，哪些要等您的决策负责人。
审批、预算和关系仍由您掌握，这也是连续性易于管理的原因。
批准范围前应提出的问题
- 谁是负责人，范围中是否还写明了其他人？
- 负责人无法到岗时，通知期是多久，由谁告知您？
- 文件存放在哪里，您团队中谁能打开？
- 交接包多久更新一次？
- 如果负责人长期无法到岗，费用和里程碑会怎样？
活动周的安排
活动前几天和活动期间最容不得空档。请要求在活动前几天交出活动周联系人名单、流程表和供应商通话顺序，让您的副手在没有负责人时也能使用。
实例演示 · 虚构示例
一份虚构的连续性约定
组织与数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的专业学习团队为两天的研讨会聘请项目负责人。书面范围写明：文件放在团队的共享文件夹，交接包每两周更新一次，团队协调员担任副手。
范围中没有指定替补负责人。双方约定：负责人无法到岗时，协调员依据交接包和决策记录推进，直到负责人回来。
可直接使用
连续性约定清单
逐项以书面约定，并与范围一同保存。
- 指定负责人：
- 指定替补（若未约定，请写“无”）：
- 替补可以做什么，哪些要等客户决定：
- 共享文件位置，以及客户团队中谁有权限：
- 交接包：更新间隔和负责人：
- 状态说明：频率和收件人：
- 客户方副手及其可批准的决定：
- 活动周联系人名单和流程表：交给客户的日期：
- 负责人无法到岗时的通知与沟通方式：
- 长期无法到岗对里程碑和费用的影响：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 总计划由您的团队自己掌握，项目负责人只提供建议。
- 活动周期短，缺席几天不会影响任何截止日期。
- 您已有熟悉供应商文件的副手。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 计划只握在一个人手里，没有别人能打开文件。
- 活动有固定的供应商截止日期，恰好落在风险较高的时期。
- 您的委员会要求在批准范围之前看到书面的连续性条款。
想把连续性写进您的范围吗？
项目负责人可以从第一周起建立共享文件、决策记录和交接包，并把连续性条款写入范围：谁是负责人、约定替补时替补可以做什么，以及您的副手掌握什么。这些在工作开始前以书面写明。请把您的活动和顾虑发给我们，回复会说明可以怎样安排。
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主办方常见问题
有后备团队吗？
只有在双方约定时才有。若您希望有指定的替补人选，请要求写入范围。没有的话，计划、决策记录和联系人名单能让您的团队继续推进。
文件由谁保管？
您的团队应能随时打开计划、决策记录和供应商文件。存放位置以书面约定。
活动期间负责人无法到岗怎么办？
事先约定：流程表、联系人名单，以及谁负责决定什么，让您的副手无需等待即可行动。
这会增加费用吗？
任何额外安排都会在书面报价中列明价格。见范围变更与费用的处理方式。
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