…
简要回答
工作表把每项任务和团队能投入的工时、具备的能力对照，得出自行完成、混合或外部的结果，并写明理由。
全部自己做也是有效的答案。您收到的方案会列在结果旁边，不打分，也不排名。
需要输入什么
- 目标：用两三行写明活动必须达成什么，让比较围绕这些成果能否实现。
- 任务：每项一行，填写所需工时和团队实际能投入的工时。不知道的工时请留空。
- 能力：团队是具备、部分具备还是不具备，以及任务是否需要具备资质的专业人员。
- 方案：已收到的报价，写明价格以及范围是否已书面确认。
每项任务如何归类
团队具备能力且工时够用，归为自行完成。能力具备但工时不足，或只具备部分能力，归为混合。团队不具备能力，或任务需要团队没有的有资质的专业人员，归为外部。
工时留空或未选能力的任务标为未知，不计入结论，也绝不当作零工时。
如何解读结论
如果所有已知的任务都归为自行完成，结论会写明无需外部支持。即使手头已有方案，这个结论依然成立。
混合结论会显示工时缺口合计，方便您只为有限的缺口寻求帮助，而不是外包整场活动。外部结论会列出任务及各自的理由。
如何比较收到的方案
比较方案时，请对照工作表找出的缺口：方案覆盖哪些任务、哪些有书面确认、哪些仍留给您。给方案打分意义不大，因为分数多半来自销售方的自述。
工时和能力是您自己的判断。可用活动简报生成器把它们与计划挂钩，用决策记录记下谁来决定，用周期性活动日历容量规划器核对人员时间。
实例演示 · 虚构示例
一场虚构的会员论坛
虚构的组织与数字，用来展示归类方式。
一家虚构的协会筹办约 150 名会员参加的一日论坛。议程任务需要 30 小时，团队有 40 小时且具备能力，所以自行完成。报名需要 25 小时但只有 10 小时可用，所以是混合，缺口 15 小时。
直播制作需要团队没有的有资质的专业人员，所以是外部。场地谈判没有填工时，标为未知。两份方案连同报价一并列出，不打分。
可直接使用
自己做还是外包工作表
每项任务填一行，再按最后一列的规则判断，并为每项任务写明理由。
| 任务 | 所需工时 | 我们能投入的工时 | 团队能力（具备、部分、不具备） | 需要专业人员？ | 结果（自行、混合、外部、未知） |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队对每项任务都有能力和工时，结论写明无需外部支持。
- 缺口很小，同事或志愿者就能补上。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多项任务同时缺工时，而且没有人有余力统筹。
- 某项任务需要有资质的专业人员，团队需要清晰的任务说明和供应商要求才能买得妥当。
- 团队希望有一份书面范围，把自己保留的和交出去的分开。
哪些任务该交出去，想先理清吗？
把任务清单和团队能投入的工时，连同活动简报发给我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明活动蓝图会怎样列出团队保留的任务、需要外部协助的任务，以及对应的供应商要求。
主办方常见问题
工作表能得出“无需外部帮助”的结论吗？
可以。所有已知工时的任务都是自行完成时，结论会写明无需外部支持。
为什么不给方案打分？
依据提供方自述得出的分数只会反映推销话术。工具把方案列在缺口旁边，由您自己比较范围、书面确认和价格。
不知道工时怎么办？
该任务标为未知并排除在结论之外，未知绝不当作零。
相关资源
内容记录: 由 EventConsultant 团队按照我们的编辑规范撰写。引用资料的页面会列出来源。