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简要回答
跟踪器把每晚预留的房间与已确认的预订对比，显示剩余数量。它会标出重复的预订编号，以及预订超过预留数量的晚次，并列出酒店所述的日期和剩余天数。
释放或取消日期只是酒店给您的报价日期，本身不赋予您任何法律权利，也不代表合同允许什么。情景只使用您填写的容许比例和每个未使用房晚的费用。
需要输入什么
- 每晚预留的房间数；若想看到未售房间的价值，再填每房晚的报价。
- 已确认的预订：编号或标签（不是客人姓名）、入住、退房和房间数。
- 酒店所述的释放日期和取消或减少日期，以及用于计算天数的截止日期。
- 未使用房间的容许比例和每个未使用房晚的费用，完全按报价所写填写。没有的话可以留空。
预订如何计入
预订从入住当晚起，计到退房前一晚。编号相同且日期重叠的预订视为重复，只计一次。
剩余额度等于该晚预留房间数减去已订房间数。剩余为负会标为超出预留，方便您询问酒店多出的房间是否在预留之内或按其他价格。
情景显示什么
每个情景是您选定的最终入住比例（占预留总量）。工具取未售房晚，减去您填写的容许数量，再把剩余部分乘以您填写的费用。
若容许比例或费用留空，风险金额显示为未知，而不是零。税费、服务费及其他条款不包含在内。
局限
释放日期并不决定未预订的房间会怎样处理。请书面询问酒店这个日期的含义，并以已签合同为准。
签约前要向酒店提出的问题，请参见活动酒店团队房预订问题；每个截止日期可用活动酒店预订截止日期跟踪页面跟进。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的三晚预留
虚构的机构和数字，仅用于演示计算。
一个虚构的协会三晚分别预留 20、20 和 10 间房，报价容许比例 10%，每个未使用房晚收费 RM 250。有个预订编号在相同日期出现两次，因此被标出并只计一次；有一晚订了 22 间而预留 20 间，因此标为超出预留 2 间。
最终入住比例为 50% 时，50 个房晚中有 25 个未售。扣除容许的 5 个后，20 个应收费房晚按所填条款共计 RM 5,000。
可直接使用
团队房跟踪表
每次酒店发来入住报告时更新此表。
| 日期（晚） | 预留房间数 | 已订房间数 | 剩余 | 所述价格 | 备注（重复、超出预留） |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一家酒店、预留数量不大，入住报告可以与您自己的预订清单核对。
- 合同条款清楚，日期也已记入日历。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家酒店、多个晚次且代表人数不断变化，很难对照每个日期看入住进度。
- 释放和取消条款不清楚，需要有人以书面形式向酒店提问。
- 财务希望在批准更大预留量之前看到风险情景，并需要按截止日期跟踪决定。
团队房需要有人跟进吗？
把酒店报价和目前的入住清单发给我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明会议项目负责人会怎样整理要问酒店的问题，把入住清单和所述日期放在一处，并提醒团队每个决定日期。
主办方常见问题
释放日期是否表示我可以退房间？
本身不表示。日期只是酒店给您的报价，含义以已签合同和酒店的书面确认为准。
什么算重复预订？
同一个编号在重叠日期内输入了两次。它会被标出并只计一次。同一编号在之后、不重叠的日期出现，则视为续住。
为什么风险金额显示为未知？
容许比例或每个未使用房晚的费用为空。工具只使用您填写的条款，不会猜测。
相关资源
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