多州参会者的抵达与报到时间安排

先看参会者从哪里出发

报到时间要看参会者的组成，而不只是人数。本地参会者可以活动当天早上才到，需要在机场转机的人，则可能得提早一天抵达。

先把参会者名单分组，通常四组就够了：

• 本地：已在主办城市，或距离近到当天出发即可。
• 陆路：从其他城镇或州属乘车或搭火车前来。
• 半岛境内空路：当天或前一天经机场转机抵达。
• 往返沙巴、砂拉越或纳闽的空路：行程最长，弹性也最小。

报名时收集抵达资料

在报名表上加三个问题：从哪里出发、以什么方式抵达、预计何时到达主办城市。问题要简短，能设为选填的就设为选填。

参会者抵达指引生成器能帮您把这些答案整理成各组的指引。若涉及航班，可参考收集机场抵达资料。

每一组设定一个报到时段

从议程开始时间往回推算。决定最早到达的那一组何时开放报到台，最后到达的那一组何时截止报到。

请询问场地，报到台能否在前一天开放，供提早抵达的参会者使用，以及由谁值守。在场地书面确认之前，不要向参会者承诺前一天可以报到。

1. 确定议程开始时间，以及迟到者改用不同方式处理的时间点。
2. 列出各组，以及您手上各组的抵达资料。
3. 安排各组的时段，别让人数最多的一组挤在太窄的排队空间里。可参考抵达波次规划和签到排队模型。
4. 决定由谁为时段之外才到的参会者办理报到，可参考迟到处理。
5. 把各时段写进参会者指引，并为每一组列出一位联络人。

为航班预留缓冲时间，并写明长度

航班可能误点，而且参会者降落后的第一站很少是活动场地。请在预计降落时间与报到时段之间预留缓冲，并与委员会用您自己的数据商定长度。

不要把地图或时刻表上的行程时间照抄进计划。请向场地、机场营运商和参会者查询，并记下每个答案由谁提供。

沙巴与砂拉越：抵达时多一道手续

移民局指出，从西马前往沙巴和砂拉越的马来西亚公民，需在当地机场抵达大厅的移民柜台领取“代替国内旅行证件的文件”。

凡在这两州举办的活动，这个柜台都是抵达流程的一部分。请提醒参会者携带身份证件，并在报到时段中预留这一步。其他核查事项请看沙巴与砂拉越；纳闽的入境规定请另行核实，可参考纳闽。

计划完成之后

在确认信里附上各组的时段和指引，提醒信中再重复一次。对照计划追踪提早抵达和缺席的情况，组成有变时调整报到台的人手。想了解整体做法，请看覆盖全马来西亚的专业活动策划。