发送简短的活动需求
每一项都可以保留为尚未确定。打开 WhatsApp 前，您可以先检查完整消息。
WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
消息预览
Hi, I'd like to discuss support for an upcoming event. Help needed: Not decided Event type: Not decided Event area: Not decided Date: Not decided Approx. attendees: Not decided Reference: EV-1105 / zh-hans Page: https://eventconsultant.com.my/zh/guides/malaysia-wide/choosing-a-host-city/
简要回答
先定标准，再选城市。写下这场活动重视什么，给每项标准一个权重，然后只按这些标准给每个城市打分。
合适的城市取决于谁要出行、活动需要什么，以及筹委会看重什么。
为什么先从标准开始
筹委会常常先有一个中意的城市，事后再找理由。工作表把顺序倒过来。
先写下标准，成员就可以讨论权重的分歧，而不是为城市争论。
可选用的标准
挑出对您的活动重要的四到七项，也可以加上自己的标准。
| 标准 | 要问的问题 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 参会者来源 | 多数参会者从哪些城市和州出发，用什么方式出行？ | 您的会员或报名名单。 |
| 抵达 | 有哪些现实可行的抵达方式，是否配合议程开始时间？ | 交通营运商和参会者。 |
| 场地是否合适 | 是否有场地具备议程所需的房间？ | 场地，须以书面确认。 |
| 住宿 | 在您设定的预算内，住宿是否足够？ | 酒店，须以书面确认。 |
| 日历 | 主办州的周末和假期是否与您的日期冲突？ | 官方州日历和场地。 |
| 供应商 | 所需供应商能在当地找到，还是需要从外地前来？ | 场地和供应商。 |
| 本地支持 | 是否有人可以在当地协助？ | 您自己的人脉、场地，以及当地会展局（如有）。 |
| 参会者的成本 | 出行与住宿对会员意味着什么？ | 您自己对会员的调查。 |
| 入境或通行规定 | 外地参会者进入或在当地活动是否需要特别手续？ | 官方州政府或营运商来源。 |
如何使用权重
- 给每项标准一个 1（次要）到 5（必不可少）的权重。在给任何城市打分之前先完成。
- 按您核实过的事实，给每个城市在每项标准上打 0 到 3 分，并在分数旁写明来源或疑问。
- 分数乘以权重，再为每个城市加总。
- 把总分当作讨论的起点，而不是答案。留意哪些必不可少的标准上某个城市得了 0 分。
要核实的事实，不要凭空假设
工作表的价值取决于填进去的内容。不要凭记忆或其他主办方的说法填写。
不清楚的地方，写下问题和能回答的人，等对方回复后再打分。按参会者出发地比较活动地点可以帮您看清参会者从哪里出发。
每个城市需要核实的事项
- 场地地址属于哪个州和哪个地方主管部门？请场地提供完整地址，并查阅该主管部门的网站。
- 主办州在您的日期有哪些周末与公共假期？请查官方日历，并用主办城市日期核查器记录来源。
- 参会者将如何抵达，是否配合您的开始时间？请询问营运商和部分参会者。
- 有场地在您的日期具备议程所需的房间吗？请每个场地以书面确认。
- 活动前谁是本地联络人？请询问场地或您自己的会员。
- 外地参会者关于入境或通行的问题，由谁解答？请查阅官方州政府来源。
分享工作表并做决定
把空白工作表发给筹委会，分别收集权重，再比较。权重上的分歧正是有用之处。
把最终选择和理由记录在决定记录中。如果城市在吉隆坡以外，请接着阅读如何从吉隆坡总部策划。
实例演示 · 虚构示例
筹委会比较三个城市
机构与数字均为虚构，用来说明工作表如何运作。城市为占位符，并非推荐。
Persatuan Fiktif Jurutera Pengajian 为两天的论坛比较城市 A、城市 B 和城市 C。筹委会给参会者抵达的权重为 5，日历为 4，参会者的成本为 4，本地支持为 2。
城市 B 总分最高，但日历一项得 0 分，因为场地无法确认日期。筹委会决定等场地书面回复后再作选择。
| 标准 | 权重 | 城市 A | 城市 B | 城市 C |
|---|---|---|---|---|
| 参会者抵达 | 5 | 2 | 3 | 1 |
| 日历 | 4 | 2 | 0 | 2 |
| 参会者的成本 | 4 | 1 | 3 | 3 |
| 本地支持 | 2 | 3 | 2 | 1 |
| 总分（分数 x 权重） | 28 | 31 | 27 |
可直接使用
城市比较工作表
把表格复制到文件中。换成您自己的标准，先定权重，并为每个分数注明来源或疑问。
- 列出四到七项标准，并为每项设定 1 到 5 的权重。
- 写下候选城市，并注明每个城市入选的原因。
- 只用核实过的事实，为每个城市在每项标准上打 0 到 3 分。
- 在每个分数旁写下来源或未解决的问题。
- 标出某城市得 0 分的必不可少的标准。
- 记录决定、日期和决定人。
| 标准 | 权重（1 到 5） | 城市 1 | 城市 2 | 城市 3 | 来源或未解决的问题 |
|---|---|---|---|---|---|
| 总分 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 筹委会可以在一次会议中就标准和权重达成一致。
- 您已经知道多数参会者从哪里出发。
- 您可以自己向每个场地索取书面确认。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 筹委会成员各有偏好的城市，讨论一再重来。
- 参会者来自许多州，没有人梳理过他们的出发地。
- 您希望在作出承诺前，先有一次限定范围的评估和一份有优先次序的行动计划。
想要有人帮您再看一遍？
把候选城市、您的标准和还没解决的问题发给我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明策划诊断会怎样检视您的候选名单、标准和未解决的问题，并给出有优先次序的行动计划。主办城市仍由您决定。选定之后，无论活动在哪里举行，我们都可以与您一起策划并管理活动。
主办方常见问题
在马来西亚办会议，哪个城市最好？
没有唯一最好的城市。这取决于参会者从哪里出发、您需要的房间、日期和预算。请用工作表按您自己的标准比较城市。
候选名单放几个城市合适？
两到四个比较容易认真核实。再多的话，未解决的问题会越积越多。
成本的权重应该最高吗？
只有在筹委会这样决定时才如此。请先集体定下权重，再给城市打分。
如果选了吉隆坡以外的城市，还能安排支持吗？
可以。策划支持覆盖全马来西亚，需要时我们会安排现场支持和出行，视档期、范围和议定费用而定。我们最常在吉隆坡、雪兰莪与芙蓉工作。出行与住宿属于已约定范围时会另行收费。详见马来西亚覆盖范围页面。
相关资源
内容记录: 由 EventConsultant 团队按照我们的编辑规范撰写。引用资料的页面会列出来源。