Menukar keputusan sesi luar pejabat kepada daftar tindakan
Sesi luar pejabat berjalan baik, dan sebulan kemudian tiada siapa tahu keputusan mana yang sedang dikerjakan.
Jawapan ringkas
Tulis setiap keputusan sebagai satu ayat. Pecahkan kepada tindakan yang masing-masing ada penanggungjawab bernama, tarikh akhir dan tempat kemajuan dilaporkan. Sepakati daftar itu sebelum peserta meninggalkan bilik, bukan melalui e-mel seminggu kemudian.
Penaja memilih penanggungjawab, bukan penyelaras. Ketua projek boleh menyediakan templat, merekodkan keputusan semasa mesyuarat dan mengemas kini daftar, tetapi tidak boleh berjanji bagi pihak pemimpin anda.
Mengapa daftar gagal
- Keputusan dicatat sebagai topik ('bajet') dan bukan ayat ('kekalkan perbelanjaan pemasaran pada paras tahun ini sehingga semakan Mac').
- Satu tindakan mempunyai dua penanggungjawab, yang dalam amalan bermakna tiada penanggungjawab.
- Tarikhnya 'tidak lama lagi' atau 'suku pertama', jadi tiada siapa tahu sama ada ia lewat.
- Tiada siapa diberitahu di mana kemajuan perlu dilaporkan, jadi kemas kini datang secara kebetulan.
- Daftar ditulis oleh penyelaras dan tidak pernah disahkan oleh orang yang dinamakan.
Daripada perbincangan kepada tindakan dalam empat langkah
- Nyatakan keputusan dengan lantang pada akhir setiap blok dan minta fasilitator menyemak bahawa kumpulan bersetuju dengan ayatnya.
- Pecahkan kepada tindakan yang cukup kecil untuk seorang menyiapkan atau melapor dalam beberapa minggu.
- Namakan seorang penanggungjawab bagi setiap tindakan dan minta orang itu menerimanya di dalam bilik. Yang lain disenaraikan sebagai 'menyokong', bukan penanggungjawab.
- Tetapkan tarikh dan saluran laporan: mesyuarat mana, dokumen mana atau siapa menerima kemas kini.
Apa yang ada dalam daftar
| Lajur | Apa yang ditulis | Kesilapan biasa |
|---|---|---|
| Keputusan | Satu ayat, seperti yang dipersetujui di dalam bilik | Tajuk topik dan bukan keputusan |
| Tindakan | Satu langkah konkrit dengan hasil yang kelihatan | Beberapa langkah dalam satu sel |
| Penanggungjawab | Seorang bernama yang menerimanya | Satu jabatan atau dua orang |
| Menyokong | Orang lain yang inputnya diperlukan | Menyenaraikan semua orang sebagai penanggungjawab |
| Tarikh akhir | Tarikh kalendar | 'Tidak lama lagi' atau 'suku depan' |
| Saluran laporan | Tempat kemajuan dilaporkan dan siapa menerimanya | Dibiarkan kosong |
| Status dan nota | Belum bermula, sedang berjalan, selesai, atau diubah dengan sebab | Tidak dikemas kini selepas minggu pertama |
| Keputusan berkaitan dana atau kakitangan | Laluan kelulusan jika tindakan memerlukan perbelanjaan atau kakitangan | Menganggap anggukan penaja sudah mencukupi |
Memastikan daftar terus hidup
Jadualkan semakan pertama sebelum sesi luar pejabat tamat, contohnya lima belas minit dalam mesyuarat kepimpinan sedia ada. Daftar hanya berbaloi disimpan jika ia dilihat secara berkala.
Apabila tindakan berubah, rekod perubahan dan sebabnya, jangan tulis ganti. Jika daftar mengandungi perkara sensitif, gunakan peraturan akses yang sama seperti untuk bahan strategi sulit.
Kaitan dengan bahagian lain pelan
Daftar ialah blok terakhir pelan mesyuarat luar pejabat. Siapa merekodkan keputusan di dalam bilik ialah sebahagian daripada serah tugas fasilitasi dan logistik. Pembina taklimat acara boleh menyimpan soalan susulan sebagai perkara terbuka jika anda mahu satu dokumen.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah peruncit fiktif menukar empat keputusan kepada sebelas tindakan
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah kumpulan peruncitan fiktif bersetuju dengan empat keputusan di sesi luar pejabatnya, seperti menangguhkan satu kedai baharu dan menggabungkan dua pasukan serantau. Penyelaras merangka sebelas tindakan semasa mesyuarat.
Sebelum kumpulan beredar, setiap penanggungjawab mengesahkan barisannya dan dua tindakan ditulis semula kerana ia mempunyai dua penanggungjawab. Penaja menetapkan semakan pertama dalam mesyuarat kepimpinan biasa seterusnya, dan daftar diedarkan pada hari yang sama kepada penanggungjawab bernama sahaja.
Gunakan sendiri
Daftar tindakan sesi luar pejabat
Salin jadual ini. Isi di dalam bilik, sahkan dengan setiap penanggungjawab dan edarkan pada hari yang sama.
| Keputusan (satu ayat) | Tindakan | Penanggungjawab | Menyokong | Tarikh akhir | Saluran laporan | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| (seperti dipersetujui di dalam bilik) | (satu langkah) | (satu nama) | (nama) | (tarikh) | (mesyuarat atau dokumen) | Belum bermula |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kumpulan kecil dengan penanggungjawab yang akan mempengerusikan semakan.
- Keputusan sedikit, dan setiap satu sudah ada penanggungjawab yang jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak keputusan dengan penanggungjawab di beberapa jabatan.
- Penaja mahu kemajuan dilaporkan secara berkala tetapi tiada siapa sempat mengejar kemas kini.
- Keputusan sesi luar pejabat yang lalu tidak pernah disusuli.
Mahu keputusan sesi luar pejabat dicatat dan disusuli?
Jika tiada siapa sempat mengejar kemas kini, kongsi taklimat anda. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek menyediakan templat daftar, merekodkan keputusan di dalam bilik, mengesahkan penanggungjawab dan tarikh dengan setiap orang, serta menyimpan ringkasan kemajuan untuk penaja. Keputusan tentang penanggungjawab, dana dan kakitangan diputuskan oleh pemimpin anda. Event Blueprint boleh menyediakan asasnya sebelum mesyuarat.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut bertanggungjawab atas daftar?
Penaja memegang tanggungjawab atas komitmen itu. Seorang bernama, seperti pejabat eksekutif, mengemas kini dokumen.
Berapa banyak tindakan terlalu banyak?
Jika penanggungjawab tidak dapat mengingati tindakan mereka tanpa membuka daftar, senarainya terlalu panjang. Kumpulkan tindakan kecil atau tangguhkan yang bernilai rendah.
Patutkah daftar dikongsi dengan semua orang?
Kongsi dengan penanggungjawab bernama dan penaja secara lalai. Edaran lebih luas ialah keputusan penaja, terutamanya bagi perkara sensitif.
Berapa cepat selepas sesi luar pejabat ia patut diedarkan?
Pada hari yang sama jika boleh, semasa ayatnya masih segar dan penanggungjawab boleh membetulkannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.