Pendekkan jadual atau alih tarikh?
Kerja memerlukan lebih masa daripada yang anda ada, dan tarikh hanya beralih jika seseorang memutuskannya.
Jawapan ringkas
Hanya perubahan pada laluan kritikal yang memendekkan jadual. Ada lima cara yang nyata: menindih tugas yang dirancang berurutan, menambah orang atau kapasiti berbayar, mengurangkan skop, membuang atau memendekkan langkah semakan, atau mengalihkan tarikh.
Setiap satu mempunyai kos atau risiko, dan setiap satu ialah keputusan penanggungjawab. Tulis pilihan beserta pertukarannya dan minta penanggungjawab memilih, bukannya membiarkan pasukan bekerja lebih laju secara senyap.
Cari dahulu apa yang benar-benar kritikal
Memendekkan tugas yang mempunyai apungan tidak mengubah apa-apa. Gunakan laluan kritikal atau pemetaan kebergantungan anda untuk mencari rangkaian yang menentukan tarikh.
Kemudian lihat tugas mana pada rangkaian itu yang boleh diubah: kelulusan panjang, urutan yang boleh bertindih, atau item skop yang boleh dibuang.
Lima pilihan dan pertukarannya
| Pilihan | Maksudnya | Kos atau risiko lazim | Siapa patut memutuskan |
|---|---|---|---|
| Tindih tugas (lintasan pantas) | Mulakan tugas sebelum tugas terdahulunya siap, contohnya tempah AV sebelum aturcara muktamad. | Kerja semula jika tugas awal berubah. | Penanggungjawab tarikh, dengan risiko dinamakan. |
| Tambah kapasiti | Lebih ramai orang atau sokongan berbayar pada tugas yang terhad oleh usaha. | Wang, masa taklimat dan penyelarasan. Tidak membantu tugas yang terhad oleh penantian. | Pemegang bajet. |
| Kurangkan skop | Buang satu sesi, trek, item bercetak atau ciri. | Nilai berkurang; sesetengah pihak berkepentingan mungkin membantah. | Jawatankuasa atau penaja. |
| Pendekkan semakan | Kurang pusingan, seorang yang meluluskan atau ayat yang diluluskan lebih awal. | Peluang ralat lepas lebih tinggi. | Penanggungjawab kualiti bagi kandungan itu. |
| Alih tarikh | Adakan acara lebih lewat atau lebih awal. | Ketersediaan venue, diari ahli, perubahan kos. | Lembaga atau jawatankuasa. |
Cara mengendalikan keputusan
- Nyatakan jurang dalam hari bekerja antara ramalan semasa dan tarikh yang diperlukan.
- Senaraikan pilihan yang boleh menutupnya, dengan anggaran hari yang dijimatkan setiap satu. Tandakan anggaran sebagai anggaran.
- Namakan kos, risiko dan siapa yang terjejas bagi setiap pilihan.
- Minta pembuat keputusan memilih, dan rekodkan pilihan serta risiko yang diterima dalam log keputusan.
- Kemas kini jadual dan bandingkan dengan garis dasar.
Kesilapan yang perlu dielakkan
- Menambah orang pada tugas yang terhad oleh penantian keputusan.
- Menindih tugas dan tidak memberitahu pembekal bahawa skop mungkin masih berubah.
- Mengurangkan skop item demi item tanpa sesiapa memantau kesan keseluruhan pada acara.
- Memendekkan rangkaian yang sama berulang kali sehingga tiada masa lebihan tinggal.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Terlalu panjang sepuluh hari
Organisasi dan angka rekaan. Tempoh dan penjimatan ialah anggaran andaian.
Sebuah institut profesional rekaan mempunyai laluan kritikal 58 hari bekerja tetapi hanya ada 48 hari bekerja sebelum acara. Urus setia menyenaraikan empat pilihan dan anggaran hari yang dijimatkan setiap satu.
Jawatankuasa menolak pengalihan tarikh kerana venue tidak boleh menawarkan tarikh lain. Ia menerima pemendekan kelulusan aturcara daripada dua pusingan jawatankuasa kepada satu, dan menjalankan tempahan AV serentak dengan kelulusan aturcara. Jurang yang tinggal ditutup dengan mengurangkan satu sesi pecahan. Urus setia mencatat setiap pilihan dan siapa menerima risiko.
| Pilihan | Hari dijimatkan (anggaran) | Kos atau risiko | Keputusan |
|---|---|---|---|
| Satu pusingan kelulusan aturcara | 4 | Ralat aturcara ditemui lewat | Diterima oleh pengerusi |
| Tindih tempahan AV dengan kelulusan aturcara | 3 | Kemungkinan kerja semula skop AV | Diterima oleh ketua urus setia |
| Buang satu sesi pecahan | 3 | Seorang penceramah kecewa | Diterima oleh jawatankuasa |
| Alih tarikh acara | 10 | Venue tiada tarikh lain | Ditolak |
Gunakan sendiri
Helaian pilihan pemendekan
Isi satu baris bagi setiap pilihan. Hantar kepada pembuat keputusan bersama tarikh keputusan yang diminta.
- Jurang untuk ditutup: ramalan tamat tolak tarikh diperlukan, dalam hari bekerja
- Setiap pilihan dan tugas pada rangkaian kritikal yang terjejas
- Anggaran hari dijimatkan, ditandakan sebagai anggaran
- Kos, risiko dan siapa yang terjejas
- Pembuat keputusan, tarikh keputusan dan pilihan yang dipilih
- Tarikh ramalan dikemas kini selepas keputusan
| Pilihan | Tugas kritikal terjejas | Hari dijimatkan (anggaran) | Kos atau risiko | Pembuat keputusan | Dipilih? |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jurang hanya beberapa hari dan seorang penanggungjawab boleh memilih antara pilihan.
- Rangkaian kritikal pendek dan difahami dengan baik.
- Pasukan boleh menerima sedikit risiko kerja semula.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jurang besar dan setiap pilihan menjejaskan kumpulan berbeza.
- Pemendekan telah dilakukan sebelum ini dan tiada masa lebihan tinggal.
- Tarikh ditetapkan oleh lembaga atau pembiaya dan pertukaran memerlukan cadangan yang saksama.
Perlu pilihan dibentangkan untuk jawatankuasa anda?
Event Blueprint mendokumenkan jadual dan pertukarannya, supaya apabila tarikh berisiko, pilihan dan akibatnya sudah ditulis. Ketua projek akan menyediakan helaian pilihan bersama pasukan anda dan membawanya kepada pembuat keputusan anda untuk keputusan yang jelas. Hantarkan jadual dan tarikh yang diperlukan, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kadang-kadang betul untuk bekerja lebih laju sahaja?
Kadang-kadang, untuk jurang kecil dan tugas berisiko rendah. Nyatakan dalam log supaya keputusan kelihatan, dan jangan bergantung padanya untuk jurang besar.
Pilihan mana lazimnya paling murah?
Bergantung pada acara. Menindih tugas murah tetapi berisiko kerja semula; mengalih tarikh boleh mahal jika venue atau penceramah sudah tetap.
Adakah menambah orang sentiasa membantu?
Tidak. Ia membantu tugas yang terhad oleh usaha. Ia tidak membantu apabila kelewatan ialah menunggu kelulusan atau pembekal luar.
Di mana perancang undur tarikh penting sesuai?
Gunakan perancang undur tarikh penting untuk menjalankan semula tarikh selepas anda memilih pilihan dan pastikan tarikh baharu boleh dilaksanakan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.