Menyelaras rakan penyelidikan antarabangsa dan pelaksanaan persidangan tempatan
Penganjur bersama, penceramah utama dan penyemak berada di beberapa negara, dan pasukan di Malaysia memerlukan satu gambaran jelas.
Jawapan ringkas
Namakan seorang ketua pelaksanaan tempatan dan seorang untuk dihubungi di setiap institusi rakan, kemudian asingkan apa yang diputuskan rakan (sains, penceramah, perwakilan mereka sendiri) daripada apa yang diputuskan pelaksanaan tempatan (tempat, pembekal, jadual, logistik di lokasi). Letakkan antara muka dalam satu matriks dan bermesyuarat mengikut jadual tetap yang sesuai dengan zon waktu yang berbeza.
Visa, imigresen, eksport bahan, perjanjian antara institusi dan syarat pembiayaan adalah urusan institusi dan pihak berkuasa yang berkaitan. Pasukan pelaksanaan mengumpul soalan dan dokumen serta memastikan tarikh jelas.
Siapa bertanggungjawab atas apa antara negara
Perkongsian mengaburkan tanggungjawab. Seorang penganjur bersama menganggap pasukan tempatan menguruskan hotel penceramah, sedangkan pasukan tempatan menganggap setiap rakan menempah untuk delegasinya sendiri.
Selesaikan tanggungjawab secara bertulis sebelum seruan penyertaan pertama dikeluarkan.
| Bidang | Institusi rakan memutuskan | Pelaksanaan tempatan menyelaras | Memerlukan input institusi atau pihak berkuasa |
|---|---|---|---|
| Kandungan saintifik dan penceramah | Pencalonan dan sesi mereka sendiri | Slot, bilik, aturan acara | Jawatankuasa program |
| Sumbangan jarak jauh atau rakaman | Siapa membentang dan bagaimana | Jadual ujian teknikal, pelan sandaran, slot masa | IT rakan atau pasukan teknikal venue |
| Perjalanan dan penginapan | Pembiayaan perwakilan mereka | Maklumat blok, pengangkutan tempatan, maklumat perwakilan | Pembiaya dan peraturan perjalanan setiap institusi |
| Surat jemputan dan dokumen kemasukan | Perwakilan mana yang memerlukannya | Mengumpul nama dan tarikh, merangka surat yang diminta untuk kelulusan | Tandatangan institusi penganjur dan peraturan pihak berkuasa berkaitan |
| Poster, kit atau sampel yang dihantar | Apa yang dihantar | Titik penerimaan, penyimpanan, penghantaran ke bilik | Peraturan kastam dan import, disemak pengirim dan penerima |
| Perjanjian dan syarat pembiayaan | Kewajipan mereka | Menjaga tarikh dan serahan jelas | Pejabat undang-undang dan kewangan setiap institusi |
Zon waktu dan jadual mesyuarat
Pilih slot tetap yang sesuai dengan zon waktu rakan, dan bergilir siapa yang mengambil waktu awal atau lewat. Hantar senarai tindakan satu halaman selepas setiap mesyuarat.
Jika sesi mengandungi penceramah jarak jauh, jadual patut menunjukkan waktu tempatan dan zon waktu penceramah, dan ujian teknikal patut dibuat sekurang-kurangnya sekali dalam keadaan sehampir mungkin dengan sesi sebenar.
Sumbangan jarak jauh
- Siapa bertanggungjawab menguji dan menyediakan sandaran, seperti versi yang dirakam awal?
- Apa yang berlaku jika pautan gagal: siapa memberitahu pengerusi dan berapa lama bilik menunggu?
- Siapa mempunyai kebenaran merakam, dan di mana rakaman disimpan?
- Adakah keperluan jurubahasa atau sari kata jelas untuk penceramah jarak jauh?
- Adakah moderator tempatan ditugaskan untuk menyampaikan soalan?
Soalan dokumen dan logistik
- Tanya setiap rakan perwakilan mana yang memerlukan dokumen kemasukan atau jemputan dan menjelang bila.
- Hantar templat surat draf kepada institusi penganjur dan minta ia meluluskan ayat surat dan penandatangan.
- Rujuk soalan visa atau imigresen kepada perwakilan, institusi mereka dan pihak berkuasa berkaitan, kerana pasukan pelaksanaan tidak boleh menasihati tentang keputusan kemasukan.
- Kumpul butiran ketibaan dan perlepasan dalam satu helaian untuk merancang pengangkutan, blok penginapan dan maklumat sambutan.
- Sahkan secara bertulis siapa bertanggungjawab atas bahan yang dihantar, siapa menerimanya dan di mana ia akan disimpan.
Kaitan dengan perancangan bilik dan program
Sesi jarak jauh dan delegasi antarabangsa menjejaskan jadual bilik dan masa. Uji carta dalam penyemak peruntukan berbilang bilik, dan tetapkan hak keputusan antara rakan dan jawatankuasa tempatan dalam memisahkan keputusan saintifik daripada pentadbiran persidangan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Contoh rekaan: sebuah perkongsian merancang persidangan bersama
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah universiti Malaysia rekaan dan dua rakan luar negara mengadakan persidangan penyelidikan tiga hari dengan kira-kira 250 perwakilan dan 12 penceramah dari luar negara. Empat daripada penceramah itu akan membentang secara jarak jauh.
Ketua tempatan mengadakan panggilan dua mingguan pada waktu yang sesuai untuk ketiga-tiga zon waktu. Rakan mengesahkan senarai penceramah, dan ketua tempatan membina jadual dengan waktu tempatan setiap penceramah jarak jauh dipaparkan.
Setiap penceramah jarak jauh mempunyai ujian teknikal seminggu sebelum dan rakaman sandaran. Dua perwakilan memerlukan surat jemputan, jadi ketua tempatan merangka templat dan institusi penganjur meluluskan serta menandatanganinya.
Gunakan sendiri
Matriks penyelarasan rakan
Lengkapkan satu baris bagi setiap institusi rakan dan semak pada setiap panggilan penyelarasan.
| Rakan | Orang untuk dihubungi yang dinamakan | Perwakilan dan penceramah mereka | Sumbangan jarak jauh | Dokumen diperlukan dan penanggungjawab | Perjalanan dan penghantaran | Perjanjian untuk disemak dengan pejabat | Tarikh seterusnya |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu rakan, beberapa penceramah luar negara dan ketua tempatan yang jelas.
- Dokumen dan perjanjian sudah dikendalikan institusi.
- Sumbangan jarak jauh terhad dan telah diuji.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa rakan dengan kalendar dan peraturan berbeza.
- Banyak penceramah jarak jauh dan bahan yang dihantar.
- Pasukan tempatan perlu menjaga perwakilan, pejabat dan rakan selari sekali gus.
Perlukan satu tempat untuk rakan dan pelaksanaan tempatan bertemu?
Jika rakan, penceramah luar negara dan pasukan tempatan bekerja daripada rangkaian mesej berasingan, ketua projek persidangan boleh mengendalikan panggilan penyelarasan, menyimpan matriks dan log keputusan, menyusuli dokumen dan menguji jadual, serta memberi taklimat kepada venue dan pembekal. Pilihan saintifik, perjanjian dan keputusan kemasukan tetap di tangan institusi dan pihak berkuasa. Hantar senarai rakan dan tarikh anda, dan kami membalas dengan cadangan skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah penganjur menasihati tentang visa?
Tidak. Keputusan visa dan kemasukan adalah untuk perwakilan, institusi mereka dan pihak berkuasa berkaitan. Penganjur boleh mengumpul tarikh dan nama serta meminta surat jemputan yang diluluskan daripada institusi penganjur.
Bagaimana penceramah jarak jauh patut dijadualkan?
Paparkan waktu tempatan dan zon waktu penceramah, uji pautan lebih awal dan sepakati rakaman sandaran.
Siapa menandatangani perjanjian antara institusi?
Institusi itu sendiri, melalui pejabat undang-undang dan kewangan masing-masing. Pasukan pelaksanaan menjaga tarikh dan serahan jelas.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.