Tetapkan jadual ulang-alik yang boleh diharap
Perwakilan bertanya bila bas ulang-alik berlepas, tetapi kenderaan itu turut diperlukan di titik jemputan kedua.
Jawapan ringkas
Jadual perjalanan ulang-alik menyenaraikan setiap titik jemputan, tempoh berlepas (bukan satu minit tertentu), kenderaan yang ditetapkan dan tempat duduk yang ditawarkan. Ia dibina daripada kenderaan yang disahkan pembekal dan masa kitaran yang dinyatakan pembekal, bukan tekaan anda tentang jalan.
Terbitkan tempoh dan arahan tentang apa yang perwakilan buat jika terlepas. Gunakan perancang kumpulan penumpang dan tempat duduk ulang-alik untuk menyemak setiap gelombang muat dengan tempat duduk dan tiada kenderaan dijadualkan di dua titik serentak.
Apa yang perlu diputuskan sebelum jadual diterbitkan
- Titik jemputan yang wujud, dan yang disahkan secara bertulis oleh hotel atau venue.
- Bilangan kenderaan yang disahkan dan tempat duduk setiap satu, seperti dinyatakan pembekal.
- Masa kitaran pergi balik yang dinyatakan pembekal, dimasukkan sebagai angka pembekal dengan tarikh diberi.
- Apa yang berlaku kepada perwakilan yang terlepas tempoh mereka, dan siapa memaklumkan mereka.
- Siapa berkuasa menambah, membatalkan atau menukar perjalanan pada hari acara.
Semak setiap kenderaan boleh berada di tempat yang dinyatakan jadual
Kenderaan tidak boleh berlepas dari hotel dan berada di venue pada masa yang sama. Jika satu kenderaan melayan dua titik, jadual perlu menunjukkan sela yang diperlukan pembekal antara dua perjalanan itu.
Jika satu kenderaan tidak dapat melayan kedua-dua titik tepat pada masanya, pembetulan lazim ialah tempoh lebih lewat untuk titik kedua, kenderaan tambahan atau gelombang kedua yang lebih kecil. Putuskan bersama pembekal sebelum perwakilan melihat apa-apa.
Jadual perjalanan
| Gelombang | Titik jemputan | Tempoh berlepas | Kenderaan | Tempat duduk ditawarkan | Kitaran dinyatakan pembekal (tarikh diberi) | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | Pintu masuk lobi hotel utama | Tempoh pembukaan pagi | Kenderaan 1 | Seperti disahkan | Angka pembekal | Gelombang A diisi dahulu |
| B | Pintu masuk hotel kedua | Tempoh selepas A, dengan sela pembekal | Kenderaan 1 | Seperti disahkan | Kenderaan sama: sela terpakai | Semak konflik dengan A |
| C | Titik pulang di venue | Selepas sesi penutup | Kenderaan 2 | Seperti disahkan | Angka pembekal | Gelombang pulang memerlukan pengawal yang dinamakan |
Menerbitkan dan menukarnya
- Kumpul bilangan penumpang setiap gelombang secara agregat, bukan senarai bernama, kecuali pembekal memerlukan nama.
- Hantar draf kepada pembekal dan minta pengesahan bertulis tentang kenderaan, tempat duduk, titik jemputan dan masa kitaran.
- Terbitkan tempoh kepada perwakilan melalui pek maklumat perjalanan, dengan tarikh versi.
- Namakan seorang yang boleh menukar perjalanan, dan hantar setiap perubahan kepada pembekal dan penanggungjawab pek serentak.
- Semak permintaan selepas gelombang pertama dan tambah atau gabung perjalanan hanya melalui orang bernama itu.
- Rekodkan tempat duduk tidak digunakan setiap gelombang untuk semakan selepas acara.
Kegagalan lazim
- Satu minit berlepas diterbitkan, kemudian perwakilan yang lewat menganggap kenderaan akan menunggu.
- Kenderaan sama muncul dalam dua gelombang tanpa sela.
- Tempat duduk dikira sebagai maksimum kenderaan sedangkan pembekal mengesahkan lebih sedikit kerana bagasi.
- Gelombang pulang tiada pengawal dan tiada peraturan untuk sesi yang lewat.
- Perubahan dihantar kepada perwakilan tetapi tidak kepada pembekal.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ulang-alik antara hotel dan venue untuk forum sehari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah forum logistik rekaan menjangka 60 perwakilan menginap di satu hotel dan 30 di hotel lain. Pembekal mengesahkan dua kenderaan dengan 22 tempat duduk setiap satu dan menyatakan masa kitaran pergi balik secara bertulis.
Dengan 44 tempat duduk setiap kitaran dan 90 perwakilan, urus setia merancang tiga gelombang, dua pertama dari hotel pertama dan ketiga dari hotel kedua, supaya tiada kenderaan diperlukan di dua titik pada masa yang sama. Ia menerbitkan tempoh, bukan minit tepat, dan menamakan seorang pengawal di venue untuk perjalanan pulang.
Gunakan sendiri
Senarai semak jadual perjalanan ulang-alik
Tandakan setiap baris sebelum jadual keluar daripada urus setia.
- Titik jemputan disahkan secara bertulis oleh setiap hotel atau venue.
- Kenderaan dan bilangan tempat duduk disahkan bertulis oleh pembekal, dengan tarikh.
- Masa kitaran dimasukkan sebagai angka yang dinyatakan pembekal, dengan tarikh diberi.
- Setiap gelombang muat dengan tempat duduk ditawarkan, dan tempat duduk tidak digunakan direkodkan.
- Tiada kenderaan dijadualkan di dua titik serentak.
- Tempoh berlepas diterbitkan, bukan satu minit.
- Peraturan untuk ulang-alik terlepas dan sesi lewat ditulis.
- Seorang bernama meluluskan perubahan; pembekal dan penanggungjawab pek disalin.
- Tarikh versi pada setiap salinan yang diterbitkan.
Guna alat percuma: Perancang kumpulan penumpang dan tempat duduk pengangkutan ulang-alik
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu kenderaan, satu laluan, satu hotel dan satu venue.
- Pembekal sudah disahkan secara bertulis dan jawatankuasa boleh menjawab soalan perwakilan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa kenderaan, beberapa titik jemputan dan gelombang yang bertindih.
- Perwakilan berpecah di beberapa hotel atau tiba pada masa berbeza.
- Tiada sesiapa lapang untuk menjaga jadual pada hari acara dan mengubahnya bersama pembekal.
Perlukan jadual dibina dan disemak?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul bilangan penumpang setiap gelombang, mengujinya dengan tempat duduk dan masa kitaran yang disahkan pembekal, dan menghasilkan jadual serta peraturan perubahan untuk anda luluskan. Ketua projek menyelaras dengan pembekal; pembekal tetap bertanggungjawab atas kenderaan, pemandu dan masa yang disahkannya. Hantar bilangan perwakilan setiap hotel dan pengesahan bertulis pembekal jika ada; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami menerbitkan waktu berlepas yang tepat?
Terbitkan tempoh dan nyatakan kenderaan berlepas apabila penuh dalam tempoh itu, jika pembekal bersetuju. Minit yang tepat menjadi janji yang boleh dipatahkan oleh keadaan jalan.
Bagaimana kami tahu berapa lama satu perjalanan?
Minta pembekal menyatakan masa kitarannya secara bertulis dan anggap ia angka pembekal. Jangan letakkan masa perjalanan anda sendiri dalam jadual.
Bagaimana jika perwakilan melebihi tempat duduk?
Setujui lebih awal sama ada menambah perjalanan, dan siapa meluluskannya. Rekodkan permintaan tambahan untuk hari berikutnya.
Siapa memaklumkan perwakilan tentang perubahan?
Penanggungjawab perubahan yang dinamakan, melalui saluran sama dengan pek, dengan tarikh versi baharu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.