Jejak penghantaran barang acara ke venue
Program bercetak dan sepanduk dalam perjalanan ke venue, dan tiada siapa tahu siapa menandatangani penerimaan.
Jawapan ringkas
Jejak setiap penghantaran dalam satu log yang merekodkan apa yang dihantar, siapa menghantar, siapa menerima di destinasi, di mana ia disimpan dan menjelang bila ia mesti berada di tapak. Kemas kini log daripada penjejakan pengangkut sendiri atau pengesahan bertulis, dan tandakan sebarang tarikh yang belum anda sahkan.
Masa transit datang daripada penghantar atau pengangkut. Minta mereka menyatakan tempoh penghantaran secara bertulis, dan setujui dengan venue apa yang berlaku jika bungkusan tiba lebih awal atau lewat daripada tempoh yang diterimanya.
Selesaikan penerimaan sebelum apa-apa dihantar
- Sama ada venue atau hotel menerima penghantaran, pada hari apa, dan sama ada ia mengenakan caj untuk menyimpan barang.
- Alamat penerimaan yang tepat dan nama yang mesti tertera pada bungkusan.
- Siapa menandatangani penghantaran dan apa yang disemak semasa menerima.
- Di mana barang disimpan dan siapa mempunyai akses.
- Tarikh terakhir setiap barang mesti berada di tapak supaya program boleh menggunakannya.
Log penghantaran
| Lajur | Apa yang direkodkan |
|---|---|
| Barang dan kuantiti | Apa dalam penghantaran, berapa kotak dan keterangan pendek. |
| Penghantar dan rujukan | Siapa menghantar dan nombor penjejakan atau rujukan pengangkut. |
| Tempoh penghantaran | Tempoh yang dinyatakan penghantar atau pengangkut secara bertulis, dengan tarikh diberi. |
| Alamat dan nama penerimaan | Seperti disahkan venue secara bertulis. |
| Penerima di tapak | Seorang bernama, dan pengganti. |
| Simpanan | Di mana disimpan, dan siapa mempunyai akses. |
| Diperlukan menjelang | Tarikh dan masa terkini barang mesti berada di tapak, dan sebabnya. |
| Status | Belum dihantar, dihantar, penjejakan dikemas kini, diterima lengkap, diterima dengan isu. |
| Isu dan tindakan | Apa yang salah, siapa diberitahu, apa dibuat. |
Semakan penerimaan
- Semak bilangan kotak dengan log sebelum menandatangani.
- Catat kerosakan yang nampak pada rekod penghantaran dan ambil gambar.
- Buka satu kotak bagi setiap jenis barang cukup awal untuk membetulkan masalah.
- Kemas kini log dengan apa yang diterima dan masanya.
- Beritahu penanggungjawab program apabila barang yang diperlukan untuk sesi pertama disahkan berada di tapak.
- Bagi peralatan yang mesti dipulangkan, catat tarikh pulang dan siapa mengaturnya.
Merentas bandar atau sempadan
Bagi barang yang dihantar antara bandar, setujui siapa menyelaras serahan di setiap hujung. Lihat serahan logistik antara bandar. Untuk slot penghantaran venue dan pemunggahan, gunakan perancang slot penghantaran.
Jika barang merentas sempadan, penghantar atau penghantar kargo mesti menyatakan dokumen dan caj apa yang terpakai. Letakkan soalan secara bertulis dan jangan nyatakan keperluan sendiri.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menjejak program bercetak dan sepanduk ke venue
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah forum industri kimia rekaan menghantar 12 kotak program bercetak dan dua sepanduk daripada pencetak ke venue hotel. Urus setia mencatat kedua-dua penghantaran, meminta tempoh penghantaran pencetak secara bertulis dan meminta hotel mengesahkan nama penerimaan serta hari ia menerima penghantaran.
Apabila kotak tiba, penerima bernama hotel mengira 12 kotak dan mencatat satu sudut rosak. Penyelaras mengambil gambarnya, membuka kotak itu, mengemas kini log dan memberitahu pencetak pada hari yang sama.
Gunakan sendiri
Log penjejakan penghantaran acara
Salin sebagai jadual. Satu baris bagi setiap penghantaran.
| Barang dan kuantiti | Penghantar dan rujukan | Tempoh penghantaran dinyatakan (tarikh diberi) | Nama dan alamat penerimaan (disahkan oleh) | Penerima di tapak | Simpanan | Diperlukan menjelang | Status | Isu dan tindakan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Belum dihantar | ||||||||
| Belum dihantar |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Beberapa bungkusan ke satu venue dengan penghubung penerimaan sudah dinamakan.
- Seseorang daripada jawatankuasa berada di tapak apabila ia tiba.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak penghantaran daripada beberapa penghantar ke lebih daripada satu venue.
- Barang kritikal kepada program dan tiada sesiapa di tapak boleh menerimanya.
- Pergerakan antara bandar atau merentas sempadan memerlukan penyelaras bernama di kedua-dua hujung.
Perlukan penghantaran dijejak sehingga ke pintu?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan log, menetapkan susunan penerimaan dengan venue, meminta penghantar dan pengangkut menyatakan tempoh penghantaran secara bertulis, mengikuti penjejakan dan menjalankan semakan penerimaan di tapak. Penghantar dan pengangkut tetap bertanggungjawab atas barang semasa transit, dan soalan kastam atau dokumen dirujuk kepada penghantar atau penghantar kargo. Hantar senarai penghantaran anda dan peraturan penerimaan venue; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Seawal mana barang patut tiba?
Tanya venue apa yang diterimanya dan penanggungjawab program bila setiap barang diperlukan, kemudian setujui tempoh secara bertulis. Jangan bergantung pada anggaran.
Siapa menandatangani penerimaan?
Seorang bernama di venue atau acara, dengan pengganti, yang mengira dan menyemak sebelum menandatangani.
Bagaimana jika bungkusan tiba rosak?
Catat pada rekod penghantaran, ambil gambar, beritahu penghantar atau pengangkut pada hari yang sama dan catat tindakan.
Perlukah dokumen untuk barang dari luar negara?
Tanya penghantar atau pengangkut kargo secara bertulis apa yang terpakai pada penghantaran anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.