Hantar kepada hotel hanya butiran yang perlu dalam senarai bilik
Hotel mahu senarai bilik menjelang Jumaat, tetapi spreadsheet anda memuatkan jauh lebih daripada keperluan bilik.
Jawapan ringkas
Senarai bilik hanya membawa apa yang hotel perlukan untuk mengagihkan bilik dan tidak lebih: nama seperti yang patut muncul, malam, jenis bilik dan rujukan tempahan. Data pendaftaran seperti majikan, keperluan diet, butiran telefon atau e-mel selain penghubung tempahan dan sebarang permintaan bantuan tidak dimasukkan.
Sama ada anda boleh berkongsi data tertentu, dan atas asas apa, perlu dijawab oleh penasihat perlindungan data anda. Tanya sebelum menambah sebarang medan selain ini.
Mulakan daripada apa yang hotel perlukan
Tanya hotel medan apa yang diperlukan untuk menahan bilik dan mendaftar masuk tetamu. Tawarkan medan itu dan jangan hantar selebihnya. Jika hotel meminta lebih, tanya sebabnya dan rekod jawapannya.
Perwakilan yang menempah terus ke dalam blok melalui laluan hotel mungkin memberi butiran mereka sendiri kepada hotel. Ketahui siapa memegang rekod itu, kerana ia mengubah siapa bertanggungjawab atasnya.
Keputusan medan demi medan
| Medan | Hantar kepada hotel? | Catatan |
|---|---|---|
| Nama untuk tempahan | Ya | Seperti yang perwakilan mahu ia muncul. |
| Malam ketibaan dan pemergian | Ya | Diperlukan untuk memperuntukkan bilik. |
| Jenis bilik dan perkongsian | Ya, jika perlu | Kongsi hanya jika hotel memerlukannya untuk mengagihkan bilik. |
| Rujukan tempahan | Ya | Rujukan pendek dan bukan nombor pendaftaran. |
| Majikan, jawatan, status keahlian | Tidak | Tidak perlu untuk menahan bilik. |
| Keperluan diet dan maklumat kesihatan | Tidak | Uruskan melalui venue dan katerer jika berkaitan, dengan keizinan perwakilan itu. |
| Permintaan bantuan | Susunan sahaja | Lihat permintaan pengangkutan mesra akses. Tanya penasihat anda sebelum berkongsi lebih. |
| Butiran telefon atau e-mel | Satu penghubung tempahan sahaja | Apa sahaja yang dipersetujui perwakilan untuk tempoh penginapan. |
| Butiran pasport atau pengenalan | Tanya penasihat anda | Jangan kumpul melainkan pihak berkelayakan menyatakan ia perlu dan bagaimana ia mesti dikendalikan. |
Siapa melihat senarai dan untuk berapa lama
- Namakan satu orang yang memegang induk dan satu orang di hotel yang menerimanya.
- Hantar melalui laluan yang dipersetujui hotel dan penasihat anda, bukan sebagai lampiran yang dimajukan dalam mesej kumpulan.
- Tetapkan tarikh salinan kerja dipadam, dan nyatakan siapa memadamnya.
- Simpan rekod apa yang dihantar, kepada siapa dan bila.
- Jangan hantar senarai bilik kepada pembekal yang tidak menyediakan bilik, seperti syarikat ulang-alik.
Soalan untuk penasihat perlindungan data anda
- Apakah asas kami untuk berkongsi nama perwakilan dan malam dengan hotel, dan apa yang mesti diberitahu kepada perwakilan semasa pendaftaran?
- Adakah hotel bertindak atas akaunnya sendiri atau atas arahan kami, dan perlukah perjanjian bertulis?
- Medan mana, jika ada, selain minimum yang boleh kami kongsi, dan dengan keizinan perwakilan yang bagaimana?
- Berapa lama kami dan hotel boleh menyimpan senarai, dan siapa memadamnya?
- Jika perwakilan bertanya apa yang kami pegang tentang mereka, siapa menjawab dan menjelang bila?
- Jika senarai dihantar kepada penerima yang salah, siapa mesti diberitahu dan siapa memutuskan?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Memangkas senarai bilik sebelum dihantar kepada hotel
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan pergigian rekaan membina senarai bilik daripada helaian pendaftarannya, yang memuatkan majikan, keperluan diet dan nombor telefon. Sebelum menghantar, urus setia menyalin hanya nama, malam, jenis bilik dan rujukan tempahan ke helaian baharu.
Ia bertanya hotel butiran telefon atau e-mel apa yang diperlukan, menghantar helaian melalui laluan yang disebut hotel dan merekodkan tarikh serta penerima. Ia juga mengemukakan soalan kepada penasihatnya sebelum blok seterusnya ditempah.
Gunakan sendiri
Senarai semak privasi senarai bilik
Semak setiap baris sebelum senarai keluar daripada urus setia.
- Hotel telah memberitahu kami secara bertulis medan yang diperlukan.
- Hanya medan itu berada dalam fail yang dihantar.
- Butiran diet, kesihatan, majikan dan bantuan telah dibuang.
- Seorang penghantar dan seorang penerima yang dinamakan.
- Laluan penghantaran dipersetujui dengan hotel.
- Tarikh memadam salinan kerja ditetapkan, dan siapa memadamnya.
- Rekod disimpan tentang apa yang dihantar, kepada siapa dan bila.
- Soalan untuk penasihat dijawab secara bertulis sebelum sebarang medan tambahan dimasukkan.
- Perwakilan telah diberitahu, semasa pendaftaran, apa yang dikongsi dengan hotel.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai kecil dihantar kepada satu hotel dengan medan minimum sahaja.
- Jawatankuasa mempunyai penasihat yang sudah menjawab soalan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa hotel, perwakilan daripada bidang kuasa berbeza atau penceramah dan pegawai dengan pengendalian khas.
- Data pendaftaran, senarai bilik dan senarai pembekal bercampur dalam satu fail.
- Tiada ahli pasukan yang boleh memegang senarai induk dan jadual pemadaman.
Perlukan senarai dikendalikan dengan proses yang jelas?
Ketua projek persidangan boleh membina senarai bilik yang dipangkas daripada data pendaftaran anda, menetapkan medan dan laluan dengan hotel, menyimpan rekod penghantaran dan menyediakan soalan untuk penasihat anda. Ketua projek menyelaras proses; keputusan tentang apa yang boleh dikongsi dan atas asas apa tetap diputuskan oleh anda dan penasihat perlindungan data anda. Hantar apa yang hotel minta setakat ini; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Selamatkah menghantar seluruh helaian pendaftaran kepada hotel?
Hantar hanya apa yang hotel perlukan untuk menahan bilik. Sama ada berkongsi lebih dibenarkan ialah soalan untuk penasihat perlindungan data anda.
Bolehkah syarikat ulang-alik melihat senarai bilik?
Tidak kecuali ia memerlukannya untuk menjalankan tugas, dan hanya medan yang diperlukan. Utamakan petikan untuk pembekal.
Berapa lama kami patut menyimpan senarai?
Putuskan bersama penasihat anda sebelum mengumpulnya, dan tulis tarikh pemadaman serta orang yang memadamnya.
Apa yang patut kami beritahu perwakilan?
Nyatakan semasa pendaftaran apa yang dikongsi dengan hotel dan sebabnya, dalam bahasa mudah. Minta penasihat anda mengesahkan teksnya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.