Putuskan pilihan kemampanan dan catat sebabnya
Satu idea menjimatkan sumber bercanggah dengan kos, akses atau pengalaman peserta, dan jawatankuasa perlu memutuskan.
Jawapan ringkas
Apabila pilihan kemampanan ada kelemahan, bandingkan pilihan dengan kriteria yang sama, namakan siapa yang memutuskan, dan rekod pilihan serta sebabnya. Pilihan yang mengorbankan akses peserta atau menambah kos tanpa sebab yang jelas sukar dipertahankan apabila ada yang bertanya kemudian.
Senaraikan apa yang dikorbankan oleh setiap pilihan, bukan sahaja apa yang dijimatkan. Rekodkan apa yang boleh dibuktikan dalam penjejak bukti manfaat. Jangan dakwa pilihan yang dipilih lebih baik untuk alam sekitar kecuali pihak berkelayakan telah menunjukkannya dengan kaedah yang dinyatakan.
Pilihan yang sering bercanggah
- Bahan digital mengurangkan cetakan tetapi mungkin mengecualikan peserta tanpa peranti. Lihat alternatif akses bahan digital.
- Cawan dan pinggan guna semula mengurangkan barang pakai buang tetapi memerlukan basuhan, ruang pengendalian dan persetujuan katerer.
- Papan tanda tanpa tarikh boleh digunakan semula tetapi mungkin kelihatan ringkas atau perlukan panel boleh tukar. Lihat pelan papan tanda boleh guna semula.
- Penghantaran yang lebih sedikit mengurangkan bungkusan tetapi mungkin memerlukan ruang simpanan di venue.
Bandingkan pilihan dengan kriteria yang sama
| Kriteria | Pilihan A: kekal seperti sedia ada | Pilihan B: perubahan menjimatkan sumber | Siapa menjawab |
|---|---|---|---|
| Kos acara ini | Sebut harga atau anggaran | Sebut harga atau anggaran, termasuk tenaga kerja tambahan | Kewangan |
| Akses dan keterangkuman | Siapa boleh menggunakannya? | Siapa mungkin tidak boleh, dan apa alternatifnya? | Penasihat kebolehcapaian |
| Pengalaman peserta | Biasa | Apa yang berubah untuk peserta? | Pengerusi program |
| Keupayaan pembekal | Sudah dipersetujui | Bolehkah pembekal menyampaikannya, secara bertulis? | Ketua operasi |
| Bukti tersedia | Rekod apa yang akan wujud? | Rekod apa yang akan wujud? | Urus setia |
| Risiko dan pelan sandaran | Diketahui | Bagaimana jika gagal pada hari acara? | Ketua projek |
Cara memutuskan
Isi kedua-dua lajur dengan fakta atau sebut harga, dan tandakan perkara tidak diketahui sebagai soalan dengan penanggungjawab. Jangan isi perkara tidak diketahui dengan tekaan untuk melengkapkan jadual.
Orang yang memutuskan memilih dan merekodkan sebab dalam satu atau dua ayat, termasuk apa yang dikorbankan oleh pilihan itu. Jika akses atau keselamatan terjejas, rujuk perkara itu kepada pihak berkelayakan, bukan jawatankuasa.
Urutan kerja
- Tulis keputusan yang perlu dibuat dalam satu baris, kemudian kedua-dua pilihan.
- Isi jadual dan senaraikan perkara tidak diketahui, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh.
- Tanya pihak berkelayakan sebarang soalan akses, keselamatan makanan atau keselamatan yang timbul.
- Putuskan pada mesyuarat yang ditetapkan dan rekod sebabnya.
- Tambah apa yang boleh diukur ke dalam log bukti, dan semak semula selepas acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pinggan guna semula atau pinggan pakai buang pada makan tengah hari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan rekaan membahaskan pinggan guna semula untuk makan tengah hari kira-kira 300 orang. Sebut harga katerer untuk peralatan guna semula lebih tinggi, dan basuhan memerlukan ruang yang belum disahkan venue. Pinggan pakai buang tidak memerlukan ruang tambahan.
Ketua operasi bertanya venue secara bertulis tentang ruang basuhan dan katerer tentang prosesnya. Sehingga kedua-duanya menjawab, jawatankuasa memilih pinggan pakai buang untuk acara ini, merekodkan sebabnya dan menetapkan peralatan guna semula sebagai soalan untuk tahun depan. Manfaat alam sekitar ditandakan tidak diukur.
Gunakan sendiri
Rekod keputusan pertimbangan
Salin satu blok bagi setiap keputusan. Biarkan perkara tidak diketahui sebagai soalan dengan penanggungjawab.
- Pilihan yang diputuskan:
- Pilihan A dan Pilihan B, satu baris bagi setiap satu:
- Kos setiap satu, daripada sebut harga atau anggaran (tandakan yang mana):
- Kesan akses dan keterangkuman bagi setiap satu, dan pihak berkelayakan yang dirujuk:
- Keupayaan pembekal disahkan secara bertulis (ya / tidak / menunggu):
- Perkara tidak diketahui, masing-masing dengan penanggungjawab dan tarikh:
- Keputusan, siapa yang memutuskan dan tarikh:
- Apa yang dikorbankan oleh pilihan itu:
- Apa yang akan direkodkan sebagai bukti selepas itu:
- Bila ia akan disemak semula:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu atau dua pilihan yang jelas, orang yang memutuskan sudah ada dan sebut harga mudah dibandingkan.
- Tiada implikasi akses atau keselamatan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa percanggahan serentak dan tiada cara dipersetujui untuk menimbangnya.
- Soalan akses, keselamatan makanan atau keselamatan memerlukan pihak berkelayakan dan rekod yang jelas.
- Kos dan syarat pembekal perlu dikumpul daripada ramai pembekal sebelum jawatankuasa memutuskan.
Mahu pilihan yang bercanggah disusun untuk jawatankuasa anda?
Event Blueprint boleh menyusun pilihan, jadual perbandingan, soalan kepada pembekal dan pihak berkelayakan, serta rekod keputusan yang boleh digunakan jawatankuasa. Keputusan tetap di tangan jawatankuasa anda. Hantar pilihan yang anda timbang dan sebut harga yang ada; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana jika pilihan lebih hijau berharga lebih tinggi?
Rekodkan kos, apa yang dibeli dan siapa boleh meluluskannya. Orang yang memutuskan boleh menerimanya, tetapi sebabnya patut ditulis.
Bolehkah kami dakwa pilihan yang dipilih lebih baik untuk alam sekitar?
Hanya jika pihak berkelayakan telah menunjukkannya dengan kaedah yang dinyatakan. Jika tidak, laporkan apa yang dikira dan tandakan selebihnya tidak diukur.
Siapa memutuskan apabila akses terjejas?
Minta panduan penasihat kebolehcapaian yang berkelayakan, dan rekod siapa membuat keputusan akhir dan sebabnya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.