Apabila ketua acara dan penyelaras persembahan memberi arahan bercanggah
Kru dan penceramah mendengar dua arahan yang berbeza daripada dua orang yang kelihatan sama-sama memegang kuasa.
Jawapan ringkas
Hentikan sementara arahan yang dipertikaikan, bukan seluruh acara, dan minta kedua-dua orang bertemu lima minit jauh daripada kru. Sepakati siapa memutuskan apa, tulis dalam satu baris, dan beritahu semua orang perkara yang sama pada masa yang sama.
Sebagai peraturan, ketua acara memutuskan apa program itu dan penyelaras persembahan memutuskan bila setiap isyarat berlaku di dalamnya. Apa-apa yang melibatkan keselamatan atau peraturan venue ialah hak venue dan pihak bertauliah, bukan salah seorang daripada mereka.
Apa yang diketahui dan apa yang belum
Tulis arahan yang sebenarnya diberi, siapa memberi dan siapa mendengar. Lajur terakhir menunjukkan siapa yang boleh menyelesaikan setiap perkara.
| Diketahui | Belum diketahui | Siapa boleh menjawab |
|---|---|---|
| Dua arahan itu, orang yang memberi dan masanya | Sama ada ia bercanggah pada isi atau hanya pada masa dan ayat | Kedua-dua orang, dalam perbualan bersama yang ringkas |
| Siapa yang dinamakan sebagai penyelaras persembahan dan siapa sebagai ketua acara dalam susunan acara dan taklimat | Sama ada hak keputusan antara mereka pernah ditulis | Penanggungjawab acara; taklimat dan susunan acara |
| Siapa dalam kru dan penceramah mana yang telah bertindak atas setiap arahan | Sama ada apa-apa yang telah dibuat mesti diundurkan | Penyelaras persembahan; pengurus pentas |
| Masa yang tinggal sebelum isyarat seterusnya atau pintu dibuka | Sama ada mana-mana arahan melibatkan keselamatan, akses atau peraturan venue | Wakil venue dan pembekal yang bertanggungjawab atas kawasan itu |
Siapa yang berhak memutuskan
Penanggungjawab acara atau pelanggan memutuskan siapa yang memegang peranan mana. Jika ia tidak pernah direkodkan, penanggungjawab acara memutuskan sekarang, walaupun hanya untuk beberapa jam. Ketua acara biasanya menentukan kandungan dan keutamaan program. Penyelaras persembahan biasanya menentukan waktu isyarat semasa acara berjalan.
Arahan keselamatan, pemindahan dan peraturan venue ialah hak venue dan pembekal yang bertauliah. Jika salah seorang memberi arahan sedemikian, rujuk kepada wakil venue dan biar mereka mengesahkan.
- Peranan dan siapa yang mempunyai kata putus: penanggungjawab acara atau pelanggan, secara bertulis.
- Kandungan dan keutamaan program: ketua acara.
- Waktu isyarat semasa persembahan: penyelaras persembahan.
- Keselamatan dan peraturan venue: venue dan pembekal yang bertauliah.
Pilihan yang realistik
Bandingkan pilihan untuk memulihkan satu garis arahan yang jelas. Masukkan juga pilihan memudahkan susunan persembahan.
| Pilihan | Apa yang terlibat | Akibat untuk dipertimbangkan |
|---|---|---|
| Ketua acara membuat semua keputusan buat masa ini | Seorang individu memberi semua arahan sehingga rehat seterusnya, dan penyelaras persembahan melaksanakan. | Mudah dan pantas; pengetahuan isyarat penyelaras mungkin kurang digunakan. |
| Penyelaras persembahan hanya membuat keputusan isyarat | Ketua acara bersetuju tentang perubahan kandungan sebelum persembahan, kemudian berundur daripada panggilan langsung. | Pembahagian jelas; ketua acara mesti menahan diri semasa persembahan. |
| Penanggungjawab acara memutuskan setiap pertikaian | Seorang pegawai atasan yang dinamakan menjadi penimbang tara sehingga acara tamat. | Penentu jelas; memperlahankan setiap keputusan. |
| Memudahkan susunan acara | Buang atau gabung isyarat supaya kurang keputusan yang dipertikaikan. | Kurang konflik; sebahagian kandungan program hilang. |
| Tangguhkan segmen seterusnya | Henti sementara yang singkat sementara peranan dimuktamadkan. | Kru lebih tenang; peserta melihat kelewatan. |
Komunikasi: siapa memberitahu apa kepada siapa
Bercakap dengan kedua-dua orang bersama dahulu. Kemudian beritahu kru dan pengurus pentas dengan satu mesej, daripada orang yang dinamakan oleh penanggungjawab acara. Peserta tidak perlu dimaklumkan kecuali program berubah.
Laraskan draf mengikut fakta anda.
- Kepada kedua-dua ketua: kru menerima dua arahan berbeza tentang [perkara]. Sila bertemu lima minit bersama [penanggungjawab acara] untuk bersetuju tentang siapa yang memutuskan apa sepanjang acara.
- Kepada kru: dari sekarang hingga [masa], arahan tentang [kandungan] datang daripada [nama], dan waktu isyarat daripada [nama]. Jika anda menerima arahan berbeza, semak dengan [nama] sebelum bertindak.
- Kepada wakil venue, jika keselamatan atau peraturan venue terlibat: [arahan] telah dibangkitkan. Sila sahkan apa yang diperlukan sebelum sesiapa bertindak.
Susulan dan pencegahan berulang
- Tulis hak keputusan yang dipersetujui dalam log keputusan dan tambahkannya pada susunan acara untuk setiap ahli kru.
- Gunakan seorang bernama bagi setiap kawasan dalam laporan status mingguan supaya konflik yang belum selesai timbul sebelum acara.
- Sertakan penyelaras persembahan dalam raptai dan uji hak keputusan di situ, merekodkan apa yang diperhatikan dalam log bukti.
- Tambah nota peranan satu muka surat pada taklimat akan datang: siapa memutuskan kandungan, siapa memutuskan isyarat, siapa memutuskan soalan keselamatan dengan venue.
- Lihat juga arahan bercanggah kepada pasukan untuk corak yang lebih luas.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua ketua, satu pentas
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Mesyuarat tahunan sebuah persatuan rekaan mempunyai ketua acara daripada urus setia dan penyelaras persembahan bebas. Tiga puluh minit sebelum pintu dibuka, ketua acara meminta kru mengalihkan satu panel lebih awal, manakala penyelaras persembahan memberitahu susunan acara telah dikunci.
Pengurus pentas menghentikan sementara kedua-dua arahan dan meminta pertemuan. Penanggungjawab acara mengesahkan bahawa perubahan kandungan ditutup pada waktu pintu dibuka dan waktu isyarat menjadi hak penyelaras persembahan selepas itu. Kedua-duanya bersetuju, pengurus pentas memberitahu kru, dan keputusan ditulis pada susunan acara.
Gunakan sendiri
Nota hak keputusan
Isi bersama kedua-dua orang dan penanggungjawab acara, kemudian beri salinan kepada setiap ketua kru.
- Penanggungjawab acara atau pelanggan yang mempunyai kata putus:
- Ketua acara: apa yang diputuskan, sehingga pukul berapa:
- Penyelaras persembahan: apa yang diputuskan, dari pukul berapa:
- Cara pertikaian diselesaikan, dan siapa menjadi penentu:
- Siapa mengesahkan soalan keselamatan dan peraturan venue dengan venue:
- Siapa memberitahu kru tentang sebarang perubahan, dan bagaimana:
- Versi susunan acara semasa, dan cap masanya:
- Soalan yang masih terbuka, dengan penanggungjawab:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Konflik berkaitan masa atau ayat dan kedua-dua orang bersedia bertemu.
- Penanggungjawab acara tersedia dan boleh mengesahkan peranan.
- Tiada arahan melibatkan keselamatan atau peraturan venue.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Peranan tidak pernah ditulis dan beberapa pembekal bertindak atas arahan yang berbeza.
- Ketua acara dan penyelaras persembahan datang daripada organisasi yang berbeza dengan garis pelaporan yang berbeza.
- Penaja atau pelanggan penting terus menambah arahan di tengah-tengah.
Mahu satu titik penyelarasan?
Jika ketua acara dan penyelaras persembahan datang daripada organisasi yang berbeza, kongsi susunan acara dan peranan yang ada. Kami akan balas dengan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan skopnya: ketua projek persidangan menetapkan peranan, hak keputusan dan satu saluran arahan sebelum acara, kemudian menyelaraskan antara ketua acara, penyelaras persembahan, venue dan pembekal semasa raptai. Diagnostik perancangan boleh menyemak peranan dan serahan lebih awal. Keputusan keselamatan ditentukan oleh venue dan pembekal yang bertauliah.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut mempunyai kata putus pada hari acara?
Penanggungjawab acara atau pelanggan memutuskan, dan patut menulisnya. Lazimnya ketua acara menentukan kandungan dan penyelaras persembahan menentukan waktu isyarat, tetapi ini perjanjian untuk direkodkan, bukan peraturan.
Perlukah kami membetulkan mereka di hadapan kru?
Tidak. Hentikan sementara arahan yang dipertikaikan dan bercakap dengan kedua-dua orang secara peribadi dan ringkas. Kemudian beritahu kru sekali sahaja, dengan satu mesej.
Bagaimana jika pertikaian tentang keselamatan?
Tiada seorang pun daripada mereka yang memutuskannya. Bangkitkan dengan wakil venue dan pembekal yang bertauliah, dan ikut pengesahan mereka.
Bagaimana mengelak ini lain kali?
Tulis peranan dan hak keputusan dalam taklimat dan susunan acara, dan uji semasa raptai dengan semua ketua kru hadir.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.