Rancang gantian jika penceramah tidak dapat hadir
Seorang penceramah utama mungkin tidak dapat membuat perjalanan, dan program sudah dicetak.
Jawapan ringkas
Tentukan lebih awal siapa yang boleh mengisytiharkan ketiadaan penceramah, apakah pilihan mengikut urutan dan siapa memberitahu hadirin. Sediakan sekurang-kurangnya satu pilihan yang realistik bagi setiap sesi utama, dipersetujui dengan pihak terlibat sebelum ia diperlukan.
Jejak risiko pada penjejak pengesahan, simpan pilihan dalam taklimat sesi dan gunakan pilihan pemulihan acara terlajak masa untuk aliran program.
Tentukan sesi mana yang memerlukan pelan
Tidak semua sesi memerlukan gantian. Tandakan sesi yang kekosongannya paling menjejaskan program, seperti ucaptama pembukaan, sesi yang berkaitan pengawal selia atau sesi ditaja dengan kandungan yang dipersetujui.
Bagi slot berisiko lebih rendah, pelannya boleh sekadar menutup kekosongan dengan melanjutkan rehat atau menggabungkan dengan sesi seterusnya.
Pilihan, daripada paling kurang mengganggu
| Pilihan | Apa yang diperlukan | Perhatikan |
|---|---|---|
| Pembentangan jauh oleh penceramah yang sama | Penceramah bersedia, sambungan diuji, pelan AV | Zon waktu, kualiti, pengerusi sesi bersedia untuk soalan |
| Rakan sekerja atau timbalan daripada organisasi penceramah | Penceramah dan organisasi bersetuju, slaid diserahkan | Sama ada topik dan kedudukannya diterima penanggungjawab program |
| Segmen rakaman awal serta soal jawab langsung | Kebenaran rakaman, masa untuk merakam, moderator | Sama ada rakaman dibenarkan, lihat kebenaran rakaman |
| Penceramah simpanan yang telah diberi taklimat | Persetujuan awal dengan orang itu dan terma yang jelas | Keadilan kepada penceramah simpanan, terma ditetapkan lebih awal |
| Bentuk semula slot | Persetujuan penanggungjawab program | Program dikemas kini, pengumuman, papan tanda |
Siapa memutuskan dan siapa memberitahu siapa
- Namakan orang yang mengisytiharkan kekosongan, biasanya penanggungjawab program, dan seorang timbalan.
- Sepakati had masa keputusan, contohnya tarikh terakhir perubahan masih boleh dibuat dalam cetakan atau pada skrin.
- Beritahu penceramah dan pengerusi sesi siapa pengganti atau pilihan yang dipilih.
- Beri taklimat kepada pasukan AV, pengurus pentas dan juruacara tentang perubahan itu.
- Beritahu hadirin dalam satu ayat neutral yang dipersetujui lebih awal, dan kemas kini skrin dan program.
- Rekodkan keputusan, dengan tarikh dan sebab.
Perkara yang tidak patut dijanjikan
Jangan janjikan penceramah pengganti kepada penaja atau peserta lebih awal. Jangan namakan penceramah simpanan yang belum disahkan dalam bahan awam. Jika penaja atau rakan kongsi telah bersetuju dengan kandungan, beritahu mereka terus dan awal, dan biarkan penanggungjawab program memutuskan perubahan.
Jika penceramah daripada kerajaan atau pengawal selia menarik diri, soalan pengganti atau protokol perlu dijawab oleh pejabat penceramah itu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penceramah utama berisiko tidak hadir
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Penceramah utama sebuah persatuan rekaan berkata tiga minggu sebelum acara bahawa beliau mungkin tidak dapat membuat perjalanan. Penanggungjawab program telah menyepakati urutan pilihan: penyampaian jauh dahulu, kemudian timbalan daripada organisasinya, kemudian panel pendek.
Penceramah menawarkan penyampaian jauh, pembekal AV menjadualkan ujian, dan pengerusi diberi taklimat untuk mengambil soalan. Hadirin diberitahu dalam satu ayat pada permulaan sesi, dan keputusan direkodkan.
Gunakan sendiri
Helaian pelan penceramah gantian
Lengkapkan satu baris bagi setiap sesi utama sebelum program dicetak.
| Sesi dan penceramah | Pencetus (apa yang dikira kekosongan) | Pilihan 1 | Pilihan 2 | Pilihan 3 | Pembuat keputusan dan timbalan | Masa keputusan terakhir | Siapa memberitahu hadirin |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penceramah sedikit, program fleksibel dan penanggungjawab yang jelas.
- Kebanyakan sesi boleh digabung atau dipendekkan tanpa kesan buruk.
- Anda sudah tahu sesi mana yang paling penting.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa sesi utama bergantung pada sebilangan kecil penceramah.
- Kandungan yang dipersetujui penaja atau tetamu sensitif protokol terlibat.
- Pasukan memerlukan pelan ditulis dan dipersetujui sebelum program dicetak.
Mahu pelan gantian dipersetujui sebelum diperlukan?
Ketua projek persidangan boleh menandakan sesi berisiko, menyepakati pilihan dan pembuat keputusan dengan penanggungjawab program anda, memberi taklimat kepada pasukan pentas dan mengemas kini pelan apabila pengesahan berubah. Siapa yang bercakap dan apa yang diberitahu kepada hadirin ialah keputusan anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami menamakan penceramah simpanan secara terbuka?
Tidak. Rahsiakan penceramah simpanan sehingga diperlukan, dan sepakati terma dengan mereka lebih awal.
Bagaimana jika penceramah daripada badan kerajaan?
Tanya pejabat penceramah bagaimana perubahan perlu dikendalikan. Jangan andaikan timbalan boleh diterima.
Berapa awal kami perlu memutuskan pengganti?
Sepakati masa keputusan terakhir lebih awal, berdasarkan bila cetakan, skrin dan pengumuman masih boleh diubah.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.