Lihat pembekal yang bersedia dan yang belum diketahui
Tiga minggu lagi, anda percaya pembekal sudah bersedia, tetapi tiada apa yang boleh ditunjukkan kepada jawatankuasa.
Jawapan ringkas
Papan pemuka kesiapsiagaan pembekal mempunyai satu baris bagi setiap pembekal dan satu lajur bagi setiap perkara yang mesti ada: kontrak, keperluan diterima, dokumen diterima, penghubung pada hari acara, kelulusan lembaran aturan dan soalan terbuka. Setiap sel menunjukkan status dan tarikh, dan apa-apa yang belum disahkan secara bertulis ialah kelabu.
Tujuannya ialah menukar perasaan bahawa pembekal baik-baik sahaja kepada senarai apa yang telah dilihat dan apa yang belum.
Apa yang dijejaki bagi setiap pembekal
| Lajur | Apa yang direkodkan | Bukti |
|---|---|---|
| Kontrak atau pesanan | Bertandatangan atau diterima, skop dan tarikh. | Dokumen bertandatangan atau penerimaan bertulis. |
| Keperluan | Keperluan mereka diterima, contohnya waktu akses, ruang, bekalan elektrik, butiran penghantaran, dan apa yang mereka perlukan daripada pihak lain. | Senarai bertulis mereka, disemak dengan rekod mesyuarat penyelarasan. |
| Dokumen diminta | Item yang anda minta, seperti sijil insurans, lesen atau permit yang terpakai pada kerja mereka, dan sama ada setiap satu diterima. | Dokumen disimpan, dengan tarikh diterima. |
| Penghubung pada hari acara | Seorang yang dinamakan dengan nombor yang boleh dihubungi, serta seorang ganti. | Entri helaian hubungan kecemasan. |
| Kelulusan lembaran aturan | Mereka telah melihat versi aturcara semasa dan menerima waktu mereka. | Pengesahan bertulis versi dan tarikh. |
| Soalan terbuka | Apa yang belum dijawab dan siapa bertanggungjawab atas jawapan. | Entri dalam log keputusan. |
Peraturan status
- Hijau: item disahkan secara bertulis dan bukti disimpan.
- Kuning: pengesahan dijanjikan dengan tarikh, atau satu item diterima dan satu lagi belum.
- Merah: pengesahan tertunggak dan kerja lain bergantung padanya.
- Kelabu: tiada balasan, tiada bukti atau belum ada yang bertanya. Kelabu tidak pernah ditunjukkan sebagai hijau, dan tidak pernah dibiarkan kosong.
- Gunakan takrif yang sama seperti bahagian projek lain, supaya warna bermakna sama di semua tempat.
Dokumen pakar: rekod, jangan menilai
Insurans, lesen, elektrik, pemasangan gantung, pengendalian makanan dan dokumen serupa perlu disahkan oleh pembekal, venue dan pihak berkuasa berkaitan. Papan pemuka merekodkan bahawa dokumen diminta, diterima dan disimpan, dan pihak mana yang bertanggungjawab menyemaknya.
Jika anda tidak pasti dokumen mana yang terpakai, kemukakan sebagai soalan kepada venue dan pembekal: apa yang anda perlukan daripada kami, dan apa yang kami perlukan daripada anda? Jangan mengandaikan.
Menggunakannya pada minggu terakhir
- Hantar baris setiap pembekal dua hingga tiga minggu sebelum acara dan minta mereka membetulkannya secara bertulis.
- Semak papan pemuka setiap minggu, bermula dengan baris kelabu dan merah.
- Bawa setiap item merah atau kelabu yang menyekat pihak lain kepada pembuat keputusan yang dinamakan dengan tarikh.
- Adakan semakan akhir kira-kira seminggu sebelum, dan sahkan semula penghubung pada hari acara.
- Selepas acara, simpan papan pemuka bersama fail serah-terima.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Enam pembekal, tiga minggu lagi
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Sebuah persatuan kejuruteraan rekaan mempunyai enam pembekal tiga minggu sebelum persidangan tahunannya. Papan pemukanya menunjukkan empat baris dengan kontrak dan penghubung sedia ada, dan dua baris dengan sel kelabu: pembekal AV tiada kelulusan lembaran aturan bertulis, dan pencetak papan tanda tiada waktu penghantaran disahkan.
Kedua-dua sel kelabu dihantar kepada penanggungjawab yang dinamakan dengan tarikh. Kelulusan AV tiba dengan permintaan mengalihkan persediaan 30 minit, yang venue diminta mengesahkan secara bertulis. Pencetak mengesahkan slot penghantaran. Menjelang semakan akhir, tiada sel kelabu.
Gunakan sendiri
Papan pemuka kesiapsiagaan pembekal
Salin jadual ini ke dalam helaian. Tambah satu baris bagi setiap pembekal dan kemas kini setiap minggu dalam enam minggu terakhir.
- Setiap sel mempunyai status dan tarikh.
- Apa-apa yang belum disahkan secara bertulis ialah Kelabu.
- Dokumen direkodkan sebagai diterima dan siapa menyemaknya, bukan sebagai diluluskan.
- Status keseluruhan mengambil sel yang terburuk.
- Papan pemuka disemak setiap minggu, baris kelabu dan merah dahulu.
| Pembekal | Kontrak | Keperluan | Dokumen diterima | Penghubung hari acara | Kelulusan lembaran aturan | Soalan terbuka / penanggungjawab | Keseluruhan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| (pembekal, perkhidmatan) | (status, tarikh) | (status, tarikh) | (senarai, status) | (nama, ganti) | (versi, tarikh) | (soalan, penanggungjawab, tarikh) | M / K / H / Kelabu |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Beberapa pembekal yang kerjanya anda kenali dengan baik.
- Venue menyediakan kebanyakan perkhidmatan sendiri.
- Pasukan anda mempunyai seorang yang menjejak pengesahan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal, masing-masing dengan keperluan dan dokumen sendiri.
- Pengesahan dalam panggilan dan sembang, bukan dalam fail.
- Jawatankuasa memerlukan satu gambaran boleh dipercayai sebelum kelulusan.
Mahu kesiapsiagaan pembekal dijejak dan diikuti?
Ketua projek persidangan boleh membina papan pemuka kesiapsiagaan daripada senarai pembekal anda, mengikuti setiap item yang tiada secara bertulis, dan membawa yang tersekat kepada pembuat keputusan anda dengan tarikh. Pelantikan dan sebarang semakan pakar tetap menjadi urusan anda dan pihak berkelayakan. Hantar senarai pembekal dan kontrak yang anda pegang; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila kami patut memulakan papan pemuka?
Apabila pembekal utama pertama dilantik. Tambah baris apabila pembekal disahkan, dan semak setiap minggu dari kira-kira enam minggu sebelum acara.
Adakah papan pemuka ini semakan keselamatan?
Tidak. Ia merekodkan apa yang diminta dan diterima. Keselamatan, lesen dan kesesuaian teknikal perlu disahkan oleh pihak berkelayakan.
Bagaimana jika pembekal tidak mahu memberi pengesahan bertulis?
Rekodkan sebagai Kelabu, catat siapa memberi pengesahan lisan dan bila, dan bangkitkan dengan pembuat keputusan. Pembekal kritikal tanpa pengesahan bertulis ialah keputusan, bukan perincian.
Bagaimana ini berkait dengan diagnostik perancangan?
Diagnostik kesediaan perancangan melihat semua aliran kerja. Papan pemuka ini lebih mendalam tentang pembekal.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.