Takrifkan merah, kuning dan hijau dengan jelas
Setiap aliran kerja melapor hijau sehingga minggu ia tiba-tiba merah, dan tiada siapa dapat menyatakan apa maksud hijau.
Jawapan ringkas
Merah, kuning dan hijau hanya membantu apabila setiap warna mempunyai ujian bertulis yang akan digunakan sama oleh dua orang berbeza. Tambah status keempat, kelabu bagi belum dilaporkan atau tidak diketahui, supaya data yang tiada kelihatan dan tidak pernah dikira hijau.
Tulis takrif sekali, mengikut aspek (jadual, bajet, keputusan, pembekal), dan minta jawatankuasa meluluskannya sebelum laporan pertama.
Mengapa hijau tersasar
Penanggungjawab melapor hijau kerana ia jawapan yang selesa, dan kerana tiada apa dalam takrif menghalang mereka. Tanpa ujian, hijau bermaksud 'saya belum risau'.
Penyelesaiannya ialah bukti: status hijau mesti merujuk kepada sesuatu yang boleh disemak, dan status tanpa bukti ialah kelabu.
Skema empat status
| Aspek | Hijau | Kuning | Merah | Kelabu |
|---|---|---|---|---|
| Jadual | Peringkat penting dipenuhi atau mengikut pelan bertarikh, dengan bukti. | Tergelincir tetapi tarikh pemulihan dipersetujui, dan tiada peringkat penting kemudian terjejas. | Tergelincir dengan peringkat penting kemudian atau tarikh acara terjejas, atau tiada tarikh pemulihan. | Tiada kemas kini, atau tiada pelan bertarikh. |
| Bajet | Ramalan dalam jumlah yang diluluskan, dengan dikontrak dan dibayar ditunjukkan berasingan. Lihat varians. | Ramalan melebihi jumlah diluluskan, dalam had yang boleh diluluskan penanggungjawab bajet. | Ramalan melebihi apa yang boleh diluluskan sesiapa yang hadir, atau item tanpa kos melebihi saiz dipersetujui. | Tiada ramalan, atau baris utama belum ada sebut harga dan tidak ditandakan. |
| Keputusan | Tiada keputusan tertunggak. | Satu keputusan tertunggak tetapi tiada kerja tersekat. | Keputusan tertunggak menyekat kerja. | Log keputusan tidak dikemas kini. |
| Pembekal | Kontrak dan keperluan disahkan secara bertulis. | Pengesahan dijanjikan dengan tarikh. | Pengesahan tertunggak dan kerja bergantung padanya. | Pembekal tidak membalas. |
Peraturan menggunakan status
- Tetapkan status mengikut ujian bertulis, bukan perasaan penanggungjawab.
- Lampirkan bukti bagi hijau dan sebab bagi kuning dan merah.
- Anggap kelabu sebagai amaran: ringkasan menjumlahkan item kelabu secara berasingan dan tidak pernah menggabungkannya dengan hijau.
- Benarkan pengumpul menurunkan status apabila bukti tiada, dan maklumkan penanggungjawab.
- Semak takrif selepas dua laporan pertama dan laras jika dua orang membacanya berbeza.
Apa yang diminta setiap warna daripada pembaca
- Hijau: tiada tindakan. Pembaca boleh membaca sepintas lalu.
- Kuning: penanggungjawab ada pelan. Pembaca bertanya sama ada pelan itu bertarikh.
- Merah: keputusan atau bantuan diperlukan. Laporan mesti menyatakan apa dan daripada siapa.
- Kelabu: tanya mengapa. Kelabu yang bertahan dua kitaran dibawa kepada pengerusi.
Menggunakan skema sama untuk kesiapsiagaan
Peraturan sama terpakai pada semakan kesiapsiagaan: item kritikal yang tidak diketahui tidak boleh menghasilkan status semua selamat. Diagnostik kesediaan perancangan mengumpulkan perkara tidak diketahui mengikut aliran kerja atas sebab ini.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua penanggungjawab, satu pertikaian tentang hijau
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan mempunyai penanggungjawab bahan penaja dan penanggungjawab AV yang kedua-duanya melapor hijau tiga minggu sebelum acara. Pengumpul menggunakan ujian bertulis: pembekal AV tidak membalas selama 12 hari, maka status itu ditukar kelabu dan penanggungjawab dimaklumkan sebabnya.
Penanggungjawab bahan menunjukkan kelulusan karya seni bertandatangan dan kekal hijau. Penanggungjawab AV kemudian mengejar pembekal, mendapati sebut harga telah tamat tempoh, dan melapor kuning dengan tarikh pengesahan baharu. Pengerusi melihat perubahan itu pada minggu yang sama.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja takrif status
Lengkapkan satu baris bagi setiap aspek yang akan dilaporkan. Minta jawatankuasa meluluskan sebelum laporan pertama.
- Aspek yang akan kami laporkan:
- Ujian hijau dan bukti yang mesti ditunjuk:
- Ujian kuning dan siapa bertanggungjawab atas pelan:
- Ujian merah dan siapa diminta membuat keputusan:
- Peraturan kelabu: apa dikira belum dilaporkan atau tidak diketahui, dan siapa dimaklumkan:
- Peraturan menurunkan status apabila bukti tiada:
- Cara item kelabu dan tidak diketahui muncul dalam ringkasan (ditunjukkan berasingan):
- Siapa meluluskan takrif dan tarikh ia diluluskan:
- Tarikh semakan pertama takrif:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa boleh bersetuju tentang ambang dalam satu mesyuarat.
- Seorang individu boleh menggunakan takrif secara konsisten.
- Status disemak dengan bukti oleh pengumpul.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penanggungjawab berbalah tentang warna, atau setiap penanggungjawab membacanya berbeza.
- Status telah tersasar ke hijau sementara masalah datang sebagai kejutan.
- Status bajet dan pembekal memerlukan orang neutral untuk menyemaknya.
Mahu takrif status yang kukuh?
Ketua projek persidangan boleh merangka takrif dengan jawatankuasa anda, menggunakannya setiap minggu berdasarkan bukti, dan menunjukkan item kelabu dan merah dengan jelas dalam laporan. Kelulusan takrif dan apa-apa keputusan tetap di tangan anda. Hantar warna status yang anda gunakan sekarang; balasan kami menerangkan tahap sokongan yang sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Mengapa menambah kelabu?
Kerana kemas kini yang tiada ialah maklumat. Tanpa kelabu, pilihannya ialah membiarkan kosong, yang terlepas pandang, atau membawa status terakhir ke hadapan, yang menyembunyikan masalah.
Siapa memutuskan sesuatu itu kuning atau merah?
Ujian bertulis yang memutuskan. Pengumpul menyemak bukti, dan sebarang pertikaian dibawa kepada pengerusi.
Bolehkah item kuning dan hijau serentak?
Tidak. Jika satu bahagian kuning, laporkan bahagian itu berasingan, atau nilai keseluruhan item pada status terburuk.
Di mana status ini muncul?
Pada papan pemuka status dan dalam laporan status mingguan, dengan item kelabu disenaraikan berasingan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.