Menetapkan masa peralihan antara sesi
Program nampak kemas dengan sesi berturutan, kemudian pertukaran bilik pertama mengambil sebelas minit yang tidak dirancang.
Jawapan ringkas
Peralihan ialah item tersendiri dengan bajet minit dan penanggungjawab. Tetapkan dengan menyenaraikan apa yang mesti berlaku secara fizikal dan lisan antara dua sesi, dan beri setiap satu masa yang telah disahkan oleh dewan, penceramah dan kru.
Peralihan berbeza memerlukan tempoh berbeza. Pertukaran penceramah di pentas yang sama tidak sama dengan memindahkan peserta ke bilik lain.
Apa yang perlu dilengkapkan dalam peralihan
- Penceramah turun dan penceramah seterusnya mengambil tempat, termasuk mikrofon dan penukar slaid.
- Slaid atau video bertukar, dengan semakan fail siap lebih awal.
- Serahan dan pengenalan oleh pengerusi, moderator atau pengacara majlis.
- Pergerakan peserta: keluar, mencari bilik seterusnya, mengambil minuman, ke tandas.
- Masa rehat solat jika jatuh antara sesi. Lihat penyelarasan rehat solat.
- Susun semula bilik jika susun atur berubah, contohnya daripada gaya teater ke meja bulat.
Jenis peralihan dan apa yang menentukan minit
| Jenis peralihan | Apa yang menentukan masa | Soalan untuk ditanya |
|---|---|---|
| Bilik sama, pentas sama | Tukar penceramah, tukar slaid, pengenalan. | Adakah penceramah seterusnya sudah duduk dekat pentas? |
| Bilik sama, susun atur berubah | Kru menyusun semula perabot dan peralatan. | Siapa yang menyusun, dengan berapa orang, dan siapa yang mengesahkan bilik sudah siap? |
| Bilik lain pada tingkat sama | Peserta berjalan dan mencari tempat duduk. | Adakah ada papan tanda dan seorang petugas pemandu arah di pintu? |
| Tingkat atau bangunan lain | Lif atau tangga, kesesakan, kedatangan lewat. | Adakah venue menyatakan secara bertulis berapa lama patut diperuntukkan untuk memindahkan seluruh kumpulan? |
| Rehat atau makan | Barisan, solat, rangkaian, panggilan telefon. | Adakah tempoh rehat memadai untuk barisan terpanjang yang dijangka venue? |
Urutan untuk menetapkan masa
- Senaraikan setiap pertukaran sesi dalam program dan tandakan jenisnya.
- Minta venue dan pembekal audio-visual mengesahkan secara bertulis apa yang diperlukan oleh setiap pertukaran. Jangan andaikan masa daripada venue lain.
- Minta ketua projek atau pengurus pentas mengadakan raptai pertukaran yang paling sukar di tapak, menggunakan pembina jadual raptai.
- Masukkan setiap peralihan sebagai baris berasingan dalam penyemak tempoh supaya sela tanpa masa lebihan kelihatan.
- Bawa masa akhir ke dalam lembaran aturan dengan penanggungjawab bernama bagi setiap isyarat.
Di mana minit hilang
- Peralihan dimasukkan ke hujung sesi sebelumnya.
- Orang yang sama diminta memperkenalkan penceramah dan menyusun semula pentas.
- Fail slaid tiba lewat dan disemak semasa sela.
- Satu sesi yang lewat memakan seluruh masa peralihan yang seterusnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Dua bilik dan perubahan susun atur
Organisasi dan angka rekaan, untuk gambaran sahaja.
Sebuah persatuan fiktif penyedia latihan mengadakan forum sehari dengan plenari di dewan utama, kemudian sesi selari di dua bilik. Draf mereka memberi 5 minit antara plenari terakhir dan sesi selari.
Selepas bertanya venue apa yang diperlukan untuk memindahkan 200 orang dan menguji perjalanan dengan dua kakitangan, penanggungjawab program menetapkan 15 minit. Dewan juga disusun semula untuk panel selepas makan tengah hari, jadi kru meminta tempoh susun semula 20 minit dan rehat makan dilanjutkan 10 minit. Tambahan 20 minit keseluruhan (10 untuk pindah bilik, 10 untuk makan tengah hari) datang daripada memendekkan dua ceramah plenari sebanyak 5 minit setiap satu dan membuang sambutan berulang 10 minit.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja masa peralihan
Satu baris bagi setiap pertukaran sesi. Isi masa yang disahkan oleh venue, kru dan penceramah, dan catat sebarang kebergantungan.
| Dari sesi | Ke sesi | Jenis | Tugas dalam sela | Penanggungjawab setiap tugas | Minit disahkan | Disahkan oleh |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pentas sama / susun atur berubah / pindah bilik / rehat | ||||||
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Program satu bilik dengan sedikit pertukaran penceramah.
- Venue dan kru pernah bekerja dengan pasukan anda.
- Anda boleh mengadakan raptai pertukaran utama di tapak.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, tingkat atau perubahan susun atur ada dalam program.
- Pembekal berbeza mengendalikan pentas, audio-visual dan operasi venue.
- Acara lepas lewat kerana sela ditetapkan secara agak-agak.
Perlu peralihan diuji sebelum hari acara?
Event Blueprint boleh menyenaraikan setiap pertukaran sesi, mengumpul keperluan bertulis daripada venue dan pembekal, serta menetapkan minit dan penanggungjawab dalam lembaran aturan. Hantar draf program dan bilik yang anda rancang gunakan. Kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang sela antara sesi?
Tiada angka piawai. Tetapkan berdasarkan keperluan pertukaran dan apa yang venue dan kru sahkan secara bertulis. Uji pertukaran paling sukar di tapak jika boleh.
Adakah peralihan perlu ada dalam program bercetak?
Tunjukkan masa mula sesi dan rehat kepada peserta. Simpan tugas sela terperinci dalam lembaran aturan untuk kru dan pembekal.
Bagaimana jika sesi terlajak masa?
Sepakati terlebih dahulu siapa yang memutuskan apa yang dipendekkan, biasanya rehat atau item sesi kemudian, dan maklumkan pengerusi. Jangan biarkan masa terlajak menghapuskan semua sela secara senyap.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.