Petakan pengalaman peserta kali pertama
Program menerangkan apa yang berlaku di pentas, dan belum ada yang menulis pengalaman peserta kali pertama.
Jawapan ringkas
Perjalanan peserta mengikuti peserta biasa melalui setiap langkah: jemputan, pendaftaran, arahan menyertai, ketibaan, orientasi, sesi, rehat, pulang dan susulan. Pada setiap langkah ia merekod apa yang mereka perlukan, apa yang akan mereka lakukan dan siapa bertanggungjawab.
Perjalanan menukar keputusan program menjadi pengalaman, dan menunjukkan di mana jurang dalam kerja satu pasukan sampai kepada peserta.
Pilih dua atau tiga perjalanan, bukan semua orang
Pilih jenis peserta yang harinya berbeza: ahli kali pertama, penceramah, wakil penaja, atau perwakilan yang datang dari negeri lain. Perjalanan berbeza akan menunjukkan jurang berbeza. Pastikan senarai cukup pendek untuk disiapkan.
Peringkat untuk dipetakan
| Peringkat | Apa yang peserta perlukan | Siapa bertanggungjawab | Titik masalah untuk dicari |
|---|---|---|---|
| Jemputan dan pendaftaran | Tarikh, tempat, kos dan kandungan hari yang jelas | Urus setia | Yuran atau tarikh akhir tidak jelas |
| Arahan menyertai | Cara ke venue, bila tiba, apa yang perlu dibawa | Urus setia / ketua projek | Arahan tiba terlalu lewat |
| Ketibaan dan orientasi | Di mana mendaftar, ke mana pergi, siapa yang boleh ditanya | Pasukan pendaftaran, venue | Tiada papan tanda, barisan panjang |
| Sesi | Di mana setiap satu, apa yang diharapkan | Moderator, venue | Pertukaran bilik tanpa notis |
| Rehat dan rangkaian | Jamuan, ruang senyap, ruang solat, orang untuk ditemui | Venue, tuan rumah | Tiada tempat duduk, lihat struktur rangkaian |
| Pulang | Penamat yang jelas dan apa yang perlu dibuat seterusnya | Moderator | Penutup tidak jelas, bergegas untuk tempat letak kereta |
| Susulan | Slaid, nota, butiran hubungan dan tarikh seterusnya | Urus setia | Tiada apa-apa tiba, atau tiba berbulan kemudian |
Cara menjalani perjalanan
- Tulis matlamat peserta dalam satu ayat, daripada peta objektif sesi.
- Jalani peringkat mengikut urutan dan catat apa yang peserta lihat, dengar dan mesti lakukan.
- Tandakan setiap detik sebagai jelas, tidak pasti atau jurang.
- Tugaskan setiap jurang kepada penanggungjawab dan tarikh.
- Kemas kini program atau arahan menyertai, kemudian semak rentak dalam semakan keletihan.
Sertakan sepuluh minit pertama dan terakhir
Urutan pembukaan dan penutup ialah detik yang paling diingati kebanyakan peserta. Putuskan siapa yang menyambut, bagaimana orang mencari tempat duduk, dan apa yang berlaku semasa mereka pulang.
Kesilapan lazim
- Memetakan pengalaman pentas sahaja.
- Menganggap semua orang pernah hadir.
- Menulis perjalanan dari sisi penganjur dan bukan daripada apa yang peserta lihat.
- Menemui jurang dan membiarkannya tanpa penanggungjawab.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Memetakan perjalanan ahli kali pertama
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah institut profesional rekaan dengan 300 perwakilan dijangka memetakan hari ahli kali pertama. Peta menunjukkan arahan menyertai tiba dua hari sebelum itu, papan tanda untuk meja pendaftaran tiada di lobi lif, dan tiada mesej yang menyebut slaid susulan.
Urus setia mengalihkan arahan kepada dua minggu sebelum itu, bertanya venue tentang papan tanda, dan menambah satu baris dalam ucapan penutup tentang bila bahan akan dikongsi.
Gunakan sendiri
Jadual perjalanan peserta
Salin satu jadual bagi setiap jenis peserta.
| Peringkat | Apa yang dilihat atau dibuat | Keperluan | Penanggungjawab | Jelas / tidak pasti / jurang | Tindakan dan tarikh |
|---|---|---|---|---|---|
| Jemputan dan pendaftaran | |||||
| Arahan menyertai | |||||
| Ketibaan dan orientasi | |||||
| Sesi | |||||
| Rehat dan rangkaian | |||||
| Pulang | |||||
| Susulan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Dua atau tiga jenis peserta dan satu venue.
- Pasukan kecil yang boleh berjalan bersama di venue.
- Arahan menyertai dan susulan sudah dirancang.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa venue, trek atau hadirin dengan keperluan berbeza.
- Beberapa pasukan menguruskan bahagian masing-masing tanpa sesiapa memegang keseluruhan perjalanan.
- Acara pernah menerima aduan peserta tanpa punca yang jelas.
Rancang hari acara dari sisi peserta
Jika anda mahu seseorang memegang perjalanan peserta dari jemputan hingga susulan, Event Blueprint boleh mendokumenkan peringkat, tanggungjawab dan jurang dengan penanggungjawab. Ketua projek boleh menyelaras pasukan dan venue supaya tiada serah tugas yang terlepas, manakala program dan mesejnya tetap di tangan anda. Kongsi taklimat anda di WhatsApp, dan kami membalas dengan tahap sokongan yang sesuai serta apa yang akan dimuatkan dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak perjalanan perlu dipetakan?
Dua atau tiga, dipilih kerana hari peserta berbeza. Jika lebih, latihan ini menjadi terlalu rumit.
Siapa yang patut menelusuri perjalanan ini?
Orang yang tidak merancang acara, sebaiknya seseorang yang seperti peserta. Berjalan di venue membantu mencari masalah papan tanda dan barisan.
Adakah perjalanan menggantikan aturcara acara?
Tidak. Perjalanan menunjukkan pengalaman, manakala aturcara acara menyenaraikan isyarat dan tugas di belakangnya. Gunakan kedua-duanya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.